Relatório técnico é um documento utilizado para registrar e formalizar os procedimentos realizados durante uma visita técnica. Nele, devem constar algumas informações, como serviços executados, parecer do responsável, descritivo de conformidades e não conformidades, soluções recomendadas e data prevista para retorno.
O relatório técnico é o documento que cumpre a função de registrar as informações de uma visita técnica ou auditoria, formalizando um resumo com tudo o que é importante e está relacionado a determinada atividade.
Por isso, é fundamental seguir alguns passos para garantir a produção de um relatório completo, e você verá como fazer isso em detalhes ao longo deste artigo. Ademais, a leitura vai te ajudar a entender mais sobre a definição dessa ferramenta gerencial, seu objetivo e os principais tipos de relatórios técnicos que existem.
O que é relatório técnico?
Em primeiro lugar, o relatório técnico é um documento utilizado internamente para registrar os procedimentos realizados em uma visita técnica, e seu conteúdo varia. Cada empresa ou departamento, de acordo com suas especificidades, pode eleger os dados que interessem mais na hora de fazer essa formalização.
Muitas organizações ainda não possuem um processo padronizado para emitir relatórios, apesar de já contarem com um fluxo de informações que requerem essa estruturação. Ainda assim, em seu escopo básico, um relatório técnico deve esclarecer tudo o que tem a ver com os serviços prestados durante uma visita, incluindo:
- Tempo decorrido;
- Qualidade da visita;
- Período previsto para retorno do técnico;
- Equipamentos utilizados;
- Ações de manutenção.
Lembre-se, portanto, de incluir nesse tipo de registro tudo aquilo que, provavelmente, você deseja consultar no futuro.
Qual é o objetivo de um relatório de visita técnica?
A finalidade de um relatório de visita técnica é compilar informações, comprovar a realização de visitas técnicas e promover uma visão analítica sobre as rotinas. Sabemos que é uma tarefa bastante trabalhosa, mas necessária, pois esse controle é capaz de reunir insights poderosos para aprimorar uma operação (seja sua ou de um cliente).
Assim, independentemente do porte da empresa, essa prática de registro é recomendada para gerar resultados mais satisfatórios e aproximar qualquer tipo de negócio da eficiência operacional.
É comum, portanto, que o profissional responsável utilize checklists para apurar todos os pontos pertinentes durante uma inspeção, auditoria ou checagem de uma visita técnica.
O que deve constar em um relatório técnico?
O conteúdo varia de acordo com a atuação de uma empresa ou a finalidade da visita realizada. Porém, algumas informações são comuns e não podem ficar de fora, como:
- Data da visita técnica;
- Dados da empresa que está prestando serviço;
- Informações do cliente;
- Horário de início e de finalização do serviço;
- Objetivo do relatório;
- Detalhes sobre os serviços executados;
- Parecer do responsável técnico sobre o que foi avaliado;
- Descritivo de conformidades e não conformidades;
- Soluções recomendadas;
- Observações;
- Pendências;
- Evidências identificadas.
Esse detalhamento compõe uma disposição dividida em seis partes, conforme você verá no tópico abaixo.
Qual é a estrutura de um relatório técnico?
Em resumo, um relatório profissional deve conter um cabeçalho, resumo, desenvolvimento, anexos, referências e conclusão. Nesse sentido, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) propõe orientações para elaboração correta de um relatório neste formato.
Além desses itens, cada tipo precisa considerar a inclusão de informações correspondentes às especificidades de cada situação. Então, confira no próximo tópico quais são essas variações e algumas sugestões de itens que não podem faltar em cada uma delas.
Quais são os tipos de relatório técnicos que existem?
Existem vários tipos de relatórios técnicos gerados de acordo com o segmento de atuação de uma empresa ou contexto da situação. A seguir, veja uma lista com 15 possibilidades e estruturas sugeridas para esse documento.
1. Relatório de Inspeção de Qualidade
As inspeções de qualidade podem contemplar produtos, serviços, processos ou ambientes. Sendo assim, um relatório de inspeção de qualidade é essencial para detectar não conformidades, implementar ações preventivas ou mesmo fazer correções para que padrões e normas regulatórias sejam atendidas.
Essa categoria de relatório deve ser emitida regularmente, permitindo o acompanhamento e o comparativo entre períodos a fim de comprovar a evolução de uma operação, produto ou serviço.
2. Relatório de Não Conformidade
Um relatório de não conformidade cumpre o papel de evidenciar e descrever qualquer desvio de padrão em um processo, produto, serviço ou ambiente. Dessa forma, é essencial que os registros apontem informações como: causa da ocorrência, padrão esperado, impacto gerado pela não conformidade e proposta de solução.
Sempre que possível, a inclusão de provas em fotos ou vídeos torna esse relatório técnico ainda mais completo. Uma vez em posse de todas as informações necessárias, os responsáveis podem conduzir tratativas para reverter a situação.
Este modelo de relatório técnico em Word para não conformidades está disponível para download na nossa biblioteca de recursos:
3. Relatório de Visita Técnica
Uma visita técnica pode ocorrer em variados contextos. Porém, de forma geral, esse é um tipo de serviço solicitado por um cliente sempre que há necessidade de avaliar um ativo, um processo, um serviço ou um ambiente.
Desse modo, a documentação das informações deve contemplar todas as conformidades e desvios encontrados, além das observações e das tratativas recomendadas para uma gestão de não conformidades eficiente.
4. Relatório de Visita Técnica em Obra
O relatório de visita técnica em obra pode ser feito pelo engenheiro ou arquiteto responsável pela construção. Tal documentação é imprescindível para garantir o controle do que foi executado frente ao planejado no cronograma de obra, além de permitir o acompanhamento dos recursos utilizados e a gestão orçamentária.
A inclusão de imagens favorece muito as análises nesse tipo de relatório técnico, comprovando visualmente as atividades para resultar em um diário de obra (como é chamada a documentação do dia a dia em uma construção) completo.
5. Relatório de Visita Técnica Logística
Na parte de logística e transporte, um relatório de visita técnica deve reunir os dados relacionados à respectiva etapa examinada. As avaliações podem ser feitas, por exemplo, no estoque, e neste caso normalmente indicam informações relacionadas ao total de mercadorias armazenadas, valor, etc.
Há também inspeções mais voltadas à entrada e saída de veículos, que em seus relatórios precisam incluir dados sobre motoristas, características sobre a aparência do caminhão ou do carro, etc.
Outras situações possíveis para a composição de relatórios técnicos são condições do transporte de cargas, vistoria veicular, logística reversa, gestão de frotas, multas e irregularidades, entre outras.
6. Relatório Fotográfico
O relatório fotográfico é um recurso que complementa os outros registros e, como já comentamos anteriormente, tem a capacidade de aprofundar o detalhamento técnico de um documento.
Anexar imagens na hora de formalizar uma visita técnica contribui para análises exatas e comparativas, demonstrando o que foi realizado ou o que ainda precisa ser corrigido.
7. Relatório Técnico Ambiental (RTA)
Também conhecido como RTA, o Relatório Técnico Ambiental pode ter diferentes finalidades, como expor um problema a um órgão público, documentar o histórico de uma área ou projeto, melhorar a prestação de serviços, entre outras.
Por esse motivo, os itens de registro abrangem assuntos relacionados aos aspectos ambientais, a impactos e exigências de normas e regulamentações — a exemplo do conjunto ISO 14000 (no caso de Sistemas de Gestão Ambiental) —, ou a leis ambientais.
8. Relatório Técnico de Avaria
Uma avaria pode acontecer em diversos tipos de ativos, como equipamentos ou veículos. Sendo assim, esse tipo é comum em indústrias ou mesmo em empresas de logística. Um exemplo de relatório técnico de avaria que podemos mencionar é o registro de danos em carros e caminhões, por exemplo.
Neste último caso, um checklist para apoiar a elaboração deste documento pode contemplar questões relacionadas à manutenção planejada, conservação, mecânica, elétrica, peças (como retrovisores e faróis), extintores, entre outras.
9. Relatório Técnico de Sistema de Combate a Incêndio
O relatório técnico de sistema de combate a incêndio precisa descrever detalhes sobre instalações, projeto, manutenção e avaliação do sistema destinado a prevenir, controlar ou extinguir incidentes e acidentes com fogo.
É imprescindível que o documento contenha informações sobre a conformidade da estrutura com normas técnicas e regulamentações, capacidade operacional do sistema, validade e manutenção periódica dos equipamentos e detalhes sobre treinamentos de equipes ou responsáveis.
10. Relatório Técnico de Manutenção
Os tipos de manutenção de ativos variam entre preventiva, preditiva e corretiva. Portanto, os relatórios técnicos de manutenção também acompanham essa diversidade, mas seguem objetivos em comum ligados à gestão de custos, segurança e eficiência das operações.
De forma ampla, os registros devem se referir a equipamentos e instalações, discriminando o procedimento que foi (ou deverá ser) realizado, eventuais trocas de itens e as condições de funcionamento ou conservação, contribuindo para a análise de indicadores de manutenção de equipamentos.
11. Relatório Técnico de Qualidade
O foco de inspeções ou auditorias de qualidade é verificar padrões em processos, produtos, serviços ou ambientes a fim de assegurar a excelência nas entregas de uma empresa. Para tanto, o relatório técnico de qualidade visa relacionar comprovações ou desvios identificados durante uma avaliação.
É muito comum que esse tipo de documento esteja atrelado às diretrizes de normas como a ISO 9001, que orienta empresas para fins de certificação nesse âmbito, ou de Procedimentos Operacionais Padrão (POP).
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12. Relatório Técnico de Saúde e Segurança no Trabalho (SST)
As Normas Regulamentadoras (NR) se aplicam a vários segmentos de mercado para que as organizações mantenham ambientes laborais saudáveis e seguros. Nesse sentido, os relatórios técnicos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) acompanham essas orientações para averiguação das condições de trabalho e fichas de Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
É possível elaborar checklists de acordo com as particularidades da operação, considerando processos ou a NR específica, como:
- NR 8, para comprovar requisitos de trabalhos em edificações;
- NR 11, sobre medidas para funções exercidas durante transporte, movimentação, armazenagem e manuseio de materiais;
- NR 17, que aborda critérios de ergonomia;
- NR 21, para trabalhos realizados a céu aberto;
- NR 26, determinante para sinalização correta de ambientes laborais;
- NR 28, voltada a parâmetros de fiscalização e penalidades relacionadas à SST;
- NR 33, sobre medidas para trabalhos exercidos em espaços confinados.
13. Relatório Técnico de Recebimento de Materiais
O relatório técnico de recebimento de materiais é essencial para garantir que mercadorias recebidas estejam em conformidade com os requisitos de uma operação. Portanto, consiste em um registro que colabora com a gestão da qualidade de fornecedores.
Por essa razão, é importante considerar principalmente o descritivo de aspectos como qualidade, quantidade, condições da embalagem e informações da nota fiscal apresentada.
14. Relatório Ambiental Simplificado (RAS)
O Relatório Ambiental Simplificado, também chamado de RAS, apresenta um resumo de informações sobre os impactos que uma atividade, empreendimento ou projeto pode causar no meio ambiente.
Geralmente, é exigido para atividades de menor porte ou em locais onde não há risco significativo de danos à natureza. Por isso, consiste em uma versão reduzida de um estudo de impacto ambiental completo.
15. Relatório de Impacto Ambiental (RIMA)
O Relatório de Impacto Ambiental (RIMA) é um documento técnico que apresenta, de forma acessível e detalhada, os possíveis impactos ambientais de um empreendimento.
Tem o objetivo de informar órgãos reguladores, comunidades e demais partes interessadas sobre os riscos, benefícios e medidas mitigadoras relacionadas à atividade proposta.
Exemplo de relatório técnico
Trouxemos aqui um modelo básico que pode servir como ponto de partida. Note que as informações podem estar dispostas conforme sua necessidade, desde que bem organizadas e claras. Nenhum campo pode ficar em branco, e isso deve ser repassado e cobrado dos técnicos. Confira:
Além deste modelo, que é manual e envolve o uso de papéis ou planilhas de Excel, o relatório técnico pode ser feito também por meio de um sistema de checklist online, como o Checklist Fácil.
Qual a diferença entre relatório de visita técnica e ordem de serviço?
Apesar de haver muita confusão entre esses termos, eles cumprem papéis diferentes. O relatório técnico é um documento para uso interno, ou seja, ele serve para avaliar as atividades que estão sendo executadas, dispensando qualquer tipo de formalização.
Em contrapartida, a ordem de serviço é a formalização de uma solicitação enviada pelo cliente, que pode ser externo ou interno (colaborador ou área da empresa). Nela, constam todas as especificações para a realização de um trabalho, como a descrição das atividades, o cronograma e o custo.
Qual a diferença entre laudo técnico e relatório técnico?
Embora ambos sejam documentos profissionais, há algumas diferenças entre laudo técnico e relatório técnico. O primeiro tem como intuito se aprofundar com uma análise mais detalhada sobre determinada situação, apontando um parecer, descrevendo condições específicas ou mostrando uma avaliação minuciosa sobre um dano.
Já o segundo pode ter objetivos variados, como comunicar resultados, documentar o progresso de um projeto ou apresentar dados para uma posterior análise.
Qual a importância de um bom relatório de visita técnica?
Há diversos pontos que fazem o relatório profissional ser relevante em qualquer tipo de operação, departamento ou segmento de atuação. Confira abaixo alguns deles!
Documentação
Os registros detalhados são um bem valioso para uma empresa. As informações compõem um histórico de informações confiáveis e se tornam referências criteriosas para tomadas de decisão.
Ganho na eficiência operacional
A eficiência operacional é alcançada a partir da melhoria contínua dos processos de uma organização. Por essa razão, os relatórios técnicos colaboram para que ela seja conquistada, comprovando conformidades e identificando oportunidades no cenário avaliado.
Aumento da produtividade da equipe
Documentos técnicos fornecem às equipes o poder da informação. Esse acesso favorece o aprimoramento das atividades e da comunicação interna. Consequentemente, a empresa passa a constatar aumento da produtividade.
Comunicação
Dependendo do porte da empresa ou da complexidade das atividades, muitas pessoas — ou até mesmo ambientes diferentes — podem fazer parte de um mesmo processo. O relatório técnico é, portanto, uma ferramenta eficaz para transmitir a informação de forma padronizada e com capilaridade.
Identificação rápida e precisa de pontos de melhoria
Uma das finalidades de documentos técnicos é viabilizar o aperfeiçoamento de uma operação com evidências claras do que deve ser executado. Com isso, equipes, produtos e serviços podem se aproximar cada vez mais da excelência.
Redução de custos
Considerando que relatórios técnicos ajudam a identificar não conformidades, melhoram o desempenho de equipamentos e de profissionais, otimizam processos e apoiam ações preventivas (como na parte de segurança e de manutenção de máquinas industriais), podemos concluir que também colaboram para reduzir custos na empresa.
Decisões mais estratégicas
Tudo que é fundamentado na formalização desse tipo de documento serve como base para orientar definições no dia a dia. Sendo assim, gestores, supervisores e colaboradores podem aumentar o acerto nas decisões a serem tomadas.
Aumento da satisfação dos clientes
Cada um dos pontos que vimos até aqui converge para um nível elevado do padrão de qualidade de produtos e serviços. Logo, podemos entender que, como resultado disso, a satisfação dos clientes tende a aumentar.
Por que você deve usar um software para relatórios técnicos?
Contar com a tecnologia para elaboração de relatórios profissionais facilita o processo de coleta e compilação das informações, e proporciona ainda muitos benefícios, como:
- Velocidade no registro das informações com funcionalidades de automação, otimizando o tempo dos profissionais envolvidos;
- Padronização do preenchimento, o que viabiliza a metrificação das informações para posterior análise;
- Centralização dos registros realizados, eliminando riscos de extravios;
- Organização das coletas, com a disposição correta de imagens e texto;
- Segurança da informação, com recursos de proteção a dados sensíveis;
- Rastreabilidade, já que todas as alterações e histórico de preenchimento ficam registrados no sistema;
- Customização dos relatórios, adaptando-os à realidade e necessidade de cada negócio ou situação;
- Comunicação alinhada, com envio de informações por e-mail ou notificações via aplicativo;
- Economia de milhares de folhas de papel, concentrando todos os registros em ambientes online;
- Integração de dados, uma vez que um software permite reunir informações de diferentes sistemas e departamentos (desde que ele ofereça essa opção);
- Fácil acesso ao histórico da operação, dispensando a armazenagem de documentos físicos e favorecendo consultas de dados a qualquer momento.
Além de tudo isso, é muito mais prático elaborar um processo de checagem e um documento com registros técnicos em uma ferramenta digital. Veja o porquê a seguir!
Por que utilizar o Checklist Fácil para gerar relatórios técnicos?
O Checklist Fácil é uma solução que vai muito além da aplicação de checklists. A coleta padronizada e automatizada de dados permite a metrificação de processos de forma eficiente, alimentando indicadores em tempo real para uma visão executiva sobre a operação.
Por isso, as empresas que utilizam o sistema comprovam um aumento significativo de agilidade nas rotinas:
- O DB Diagnósticos, por exemplo, tornou a compilação de relatórios 90% mais rápida;
- O mesmo ocorreu com a INC Empreendimentos, que acompanha dados no Power BI assim que as aplicações são concluídas;
- A Unimed Campinas também demonstrou ganho similar, obtendo uma visão de indicadores que permite a correção imediata de não conformidades.
Com recursos que viabilizam fluxos de trabalho automatizados, estruturação de dados operacionais e rastreabilidade das informações, você garante credibilidade e velocidade na sua operação.
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