Mais prevenção e menos retrabalho na operação

Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?

A Unimed Campinas é considerada a maior cooperativa médica do interior do Brasil. A empresa possui oito unidades e mais de 2 mil colaboradores, distribuídos entre a sede administrativa, a equipe de Manutenção e as equipes assistenciais.

Antes do Checklist Fácil, a área de Saúde e Segurança do Trabalho dependia de planilhas, formulários impressos e pranchetas para executar as inspeções e coletar os dados.

Os checklists eram preenchidos à mão e digitalizados. Depois, as equipes transferiam as informações manualmente para relatórios em Excel.

Para registrar as evidências fotográficas, os profissionais utilizavam seus próprios dispositivos. As imagens precisavam ser baixadas e incluídas uma a uma nas planilhas.

Todo esse processo levava aproximadamente duas horas por inspeção e aumentava os riscos de erros, extravio de documentos, inconsistências e retrabalho.

Alguns registros precisavam permanecer arquivados por até cinco anos. Além de ocupar espaço físico, o armazenamento em papel aumentava a vulnerabilidade jurídica em caso de perda ou dano.

A Unimed Campinas também precisa atender às Resoluções da Diretoria Colegiada (RDCs) da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), a 38 Normas Regulamentadoras e a outras exigências legais. A falta de controle sobre os documentos poderia resultar em autuações e multas.

Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?

A Unimed Campinas utiliza o Checklist Fácil em diferentes processos operacionais:

• Inspeções de Saúde e Segurança do Trabalho
• Permissões de Trabalho de Risco
• Investigações de acidentes de trabalho
• Emissão e controle da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
• Gestão da documentação de empresas terceirizadas
• Inspeções da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA)
• Avaliações de ergonomia
• Controle das listas de presença
• Registro fotográfico das irregularidades
• Abertura e acompanhamento de Planos de Ação
• Gestão dos prazos legais
• Inspeções de Manutenção
• Processos de Qualidade
• Atividades de Recursos Humanos
• Monitoramento dos indicadores por unidade

Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?

Os Checklists Inteligentes padronizam as inspeções realizadas nas oito unidades e permitem personalizar os formulários conforme os processos da Unimed Campinas.

O Workflow Avançado automatiza etapas sequenciais, define responsabilidades e envia notificações. Esse fluxo ajuda a garantir que as ações sejam executadas dentro dos prazos legais.

O Plano de Ação permite direcionar as irregularidades para as pessoas responsáveis assim que são identificadas. A equipe pode registrar uma foto e iniciar a tratativa ainda durante a inspeção.

A Inclusão de Mídias reúne as evidências fotográficas no mesmo registro. A Geolocalização também aumenta a confiabilidade das aplicações realizadas nas unidades.

Os Relatórios centralizam o histórico dos processos, enquanto a Integração com Power BI apresenta os resultados em painéis de Business Intelligence.

Os gestores conseguem acompanhar indicadores como inspeções realizadas por profissional, acidentes por unidade e itens com maior número de não conformidades.

As assinaturas digitais, a criptografia e o armazenamento na nuvem aumentam a confiabilidade dos documentos e fortalecem a segurança jurídica da empresa.

Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?

Com o Checklist Fácil, a Unimed Campinas padronizou os processos de Saúde e Segurança do Trabalho em suas oito unidades.

As equipes passaram a identificar irregularidades e iniciar as tratativas imediatamente. Não é mais necessário retornar à sala, elaborar um relatório e enviar as informações por e-mail antes de direcionar o problema.

A automação do fluxo de investigação de acidentes aumentou em 40% a quantidade de investigações realizadas. Esse resultado reduziu o risco de autuações causadas pela falta de apuração das ocorrências.

O Workflow Avançado também reduziu em 50% o tempo de resposta. As notificações automáticas ajudam as equipes a cumprir os prazos legais e manter a continuidade dos processos.

A quantidade de Planos de Ação em aberto caiu 45,41%, demonstrando mais agilidade no tratamento das não conformidades.

Os dashboards integrados ao Power BI ampliaram a visibilidade dos indicadores. Os gestores conseguem analisar os resultados por profissional, processo, item e unidade.

A empresa passou a manter 100% de conformidade legal na operação. A execução das atividades dentro dos prazos evita penalidades, como multas superiores a R$ 44 mil relacionadas ao atraso na emissão da CAT ou na investigação de acidentes.

Os documentos digitais contam com evidências, assinaturas, criptografia e armazenamento na nuvem. Dessa forma, a Unimed Campinas consegue comprovar a integridade de registros produzidos anos antes.

A digitalização também proporcionou uma economia de 21% nos recursos físicos, reduziu o consumo de papel e eliminou a necessidade de manter grandes volumes de documentos arquivados.