de eficiência na investigação de acidentes
de economia de recursos físicos
de conformidade legal na operação
no tempo de resposta com Workflow Avançado
de Planos de Ação em aberto
Sobre a unimed campinas
Classificada como a maior cooperativa médica do interior do país, a Unimed Campinas conta com oito unidades e mais de dois mil colaboradores, divididos entre a sede administrativa, equipe de manutenção e equipes assistenciais.
Segmento
Saúde e Bem-Estar
Nº DE COLABORADORES
+ de 2 mil
Cliente Checklist Fácil desde 2023
Aplicações
Recursos
A Unimed Campinas, uma das maiores cooperativas de saúde do Brasil, enfrentava desafios comuns a grandes operações que ainda utilizam planilhas, papel e pranchetas para realizar inspeções e coletar dados.
Por depender exclusivamente de processos manuais, a gestão da Segurança do Trabalho passava por extravio de documentos, dados inconsistentes, retrabalho e risco de autuações.
A empresa precisa atender a requisitos estabelecidos por Resoluções da Diretoria Colegiada (RDCs) da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), 38 Normas Regulamentadoras, entre outras exigências legais. Por isso, o cuidado com os registros é essencial para garantir a conformidade das operações.
Os checklists eram impressos, preenchidos à mão, digitalizados em escâneres e, em seguida, as informações eram transferidas para relatórios em Excel. Para reunir evidências fotográficas, os colaboradores precisavam usar seus próprios dispositivos, baixar os arquivos e incluí-los manualmente nas planilhas.
Além do tempo gasto em todo esse processo – uma média de duas horas por inspeção –, alguns documentos precisavam ser arquivados por até cinco anos, o que demandava espaço físico e tornava a empresa mais vulnerável juridicamente em caso de alguma perda ou dano nesse material.
A flexibilidade do sistema foi um fator decisivo para a escolha do Checklist Fácil e a implantação envolveu equipes de Saúde e Segurança do Trabalho.
A solução trouxe padronização para todas as unidades e resolveu os principais desafios operacionais, oferecendo um nível de personalização nas configurações de processos que nenhum outro sistema havia possibilitado.
Um diferencial é você poder dar a cara da empresa, conforme o seu processo realmente, sem restrições, além de toda facilidade. Trouxe eficiência, eficácia, e vários benefícios para a operação!”
Técnica de Segurança do Trabalho
Entre os processos digitalizados na área de Saúde e Segurança, estão:
Com essa transformação, a execução dos procedimentos passou a ser realizada dentro dos prazos legais, afastando o risco de penalidades — como multas superiores a R$ 44 mil em casos de atraso na emissão da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) ou na investigação de ocorrências.
Na inspeção, conseguimos identificar imediatamente o que está irregular e já tomar uma ação. Não precisa ir até a sala, mandar e-mail, elaborar relatório. Imediatamente, com uma foto, você já consegue direcionar aos responsáveis e já tomar uma medida de ação para que não tenha nenhuma ocorrência ou acidente. A agilidade foi um grande ganho que tivemos na prevenção.”
Engenheiro Coordenador de Segurança do Trabalho
Fluxos de trabalho automatizados
As equipes contam com o Módulo Workflow Avançado para garantir a execução de processos sequenciais com fluidez, sem ruídos de comunicação e de forma centralizada.
A configuração de fluxo para investigação de acidentes de trabalho, por exemplo, resultou em um aumento de 40% nas investigações realizadas, impactando diretamente na redução de risco de autuações por não apuração.
Junto a isso, a automação das etapas unida à centralização das aplicações, mesmo quando realizadas em unidades ou por equipes diferentes, garante a rastreabilidade.
Outro diferencial importante são as notificações automáticas geradas pelo sistema, que mantêm a agilidade do processo e garantem que as ações sejam executadas dentro dos prazos exigidos.
Por fim, a praticidade no uso do recurso promoveu a inclusão digital de profissionais da equipe sem familiaridade com tecnologias, e que hoje utilizam o módulo Workflow sem nenhuma dificuldade.
Visão completa de indicadores
Os processos passaram a ser monitorados por meio de dashboards integrados ao Microsoft Power BI. Dessa forma, os supervisores têm acesso imediato a indicadores como o total de inspeções realizadas por técnico, acidentes por unidade, e os itens que apresentam maior número de não conformidades por local ou unidade, entre outros.
Para a equipe, a possibilidade de aplicar filtros e refinar os dados de forma intuitiva e prática nos painéis do sistema aumentou significativamente a eficiência no planejamento e na execução das ações.
Essas análises proporcionaram maior visibilidade sobre pontos de melhoria na operação que, anteriormente, não eram percebidos ou evidenciados.
Tivemos um ganho de inovação, que reflete em indicadores e nas auditorias. Quando apresentamos os painéis do BI no Checklist Fácil, sempre recebemos elogios. Temos toda gestão em nossas mãos e conseguimos ver resultados a partir de indicadores com fácil acesso.”
Engenheiro Coordenador de Segurança do Trabalho
Segurança e validade jurídica
A digitalização por meio do Checklist Fácil elevou a segurança jurídica das documentações da Unimed Campinas.
Entre os fatores que contribuem para isso, estão:
Conseguimos comprovar que um checklist de dois anos atrás não foi manipulado ou forjado. Hoje, com a tecnologia de criptografia e toda a segurança de dados, temos um arquivo que é muito mais fidedigno, o que fortalece a defesa da empresa.”
Técnico de Segurança do Trabalho
Com ações mais ágeis, rastreabilidade e monitoramento mais preciso de indicadores, a operação da Unimed conquistou benefícios como:
São resultados que reforçam a eficiência, maturidade e conformidade legal dos processos implantados.
Antigamente, a mesa do técnico de segurança era uma pilha de papel onde a gente se perdia. Então, na área da Sustentabilidade, o sistema permite um avanço, porque o consumo de papel é uma temática importante e reduzimos bastante esse consumo com a digitalização. Além de simplificar e automatizar nossa rotina, a gente agrega para o meio ambiente e um mundo mais sustentável.”
Técnico de Segurança do Trabalho
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