UNIMED CAMPINAS
Mais prevenção e menos retrabalho na operação
Fluxos automatizados e indicadores em tempo real aumentaram a agilidade, a conformidade e a segurança jurídica.
Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?
A Unimed Campinas é considerada a maior cooperativa médica do interior do Brasil. A empresa possui oito unidades e mais de 2 mil colaboradores, distribuídos entre a sede administrativa, a equipe de Manutenção e as equipes assistenciais.
Antes do Checklist Fácil, a área de Saúde e Segurança do Trabalho dependia de planilhas, formulários impressos e pranchetas para executar as inspeções e coletar os dados.
Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?
A Unimed Campinas utiliza o Checklist Fácil em diferentes processos operacionais:
- Inspeções de Saúde e Segurança do Trabalho
- Permissões de Trabalho de Risco
- Investigações de acidentes de trabalho
- Emissão e controle da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Gestão da documentação de empresas terceirizadas
- Inspeções da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA)
- Avaliações de ergonomia
- Controle das listas de presença
- Registro fotográfico das irregularidades
- Abertura e acompanhamento de Planos de Ação
- Gestão dos prazos legais
- Inspeções de Manutenção
- Processos de Qualidade
- Atividades de Recursos Humanos
- Monitoramento dos indicadores por unidade
“Um diferencial é você poder dar a cara da empresa, conforme o seu processo realmente, sem restrições, além de toda facilidade. Trouxe eficiência, eficácia, e vários benefícios para a operação!”
Ediane Maria Gaborim, Técnica de Segurança do Trabalho
Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?
Os Relatórios centralizam o histórico dos processos, enquanto a Integração com Power BI apresenta os resultados em painéis de Business Intelligence. Os gestores conseguem acompanhar indicadores como inspeções realizadas por profissional, acidentes por unidade e itens com maior número de não conformidades.
As assinaturas digitais, a criptografia e o armazenamento na nuvem aumentam a confiabilidade dos documentos e fortalecem a segurança jurídica da empresa.
Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?
+40%
de investigações de acidentes realizadas
50%
menos tempo de resposta com fluxos automatizados
-45,41%
nos Planos de Ação em aberto
100%
de conformidade legal na operação
Com o Checklist Fácil, a Unimed Campinas padronizou os processos de Saúde e Segurança do Trabalho em suas oito unidades.
Tratativa imediata
As equipes passaram a identificar irregularidades e iniciar as tratativas imediatamente. Não é mais necessário retornar à sala, elaborar um relatório e enviar as informações por e-mail antes de direcionar o problema.
“Na inspeção, conseguimos identificar imediatamente o que está irregular e já tomar uma ação. Não precisa ir até a sala, mandar e-mail, elaborar relatório. Imediatamente, com uma foto, você já consegue direcionar aos responsáveis e já tomar uma medida de ação para que não tenha nenhuma ocorrência ou acidente. A agilidade foi um grande ganho que tivemos na prevenção.”
Wellington Siqueira, Engenheiro Coordenador de Segurança do Trabalho
Investigações no prazo
A automação do fluxo de investigação de acidentes reduziu o risco de autuações causadas pela falta de apuração das ocorrências. As notificações automáticas do Workflow Avançado ajudam as equipes a cumprir os prazos legais e manter a continuidade dos processos.
Multas evitadas
A execução das atividades dentro dos prazos evita penalidades, como multas superiores a R$ 44 mil relacionadas ao atraso na emissão da CAT ou na investigação de acidentes.
Indicadores visíveis
Os dashboards integrados ao Power BI ampliaram a visibilidade dos indicadores. Os gestores conseguem analisar os resultados por profissional, processo, item e unidade, e enxergar pontos de melhoria que antes não eram percebidos.
“Tivemos um ganho de inovação, que reflete em indicadores e nas auditorias. Quando apresentamos os painéis do BI no Checklist Fácil, sempre recebemos elogios. Temos toda gestão em nossas mãos e conseguimos ver resultados a partir de indicadores com fácil acesso.”
Wellington Siqueira, Engenheiro Coordenador de Segurança do Trabalho
Segurança jurídica
Os documentos digitais contam com evidências, assinaturas, criptografia e armazenamento na nuvem. Dessa forma, a Unimed Campinas consegue comprovar a integridade de registros produzidos anos antes.
“Conseguimos comprovar que um checklist de dois anos atrás não foi manipulado ou forjado. Hoje, com a tecnologia de criptografia e toda a segurança de dados, temos um arquivo que é muito mais fidedigno, o que fortalece a defesa da empresa.”
Fabricio Antonio Padilha da Silva, Técnico de Segurança do Trabalho
Menos papel
A digitalização proporcionou uma economia de 21% nos recursos físicos, reduziu o consumo de papel e eliminou a necessidade de manter grandes volumes de documentos arquivados.
“Antigamente, a mesa do técnico de segurança era uma pilha de papel onde a gente se perdia. Então, na área da Sustentabilidade, o sistema permite um avanço, porque o consumo de papel é uma temática importante e reduzimos bastante esse consumo com a digitalização. Além de simplificar e automatizar nossa rotina, a gente agrega para o meio ambiente e um mundo mais sustentável.”
Fabricio Antonio Padilha da Silva, Técnico de Segurança do Trabalho
UNIMED CAMPINAS
Mais segurança, conformidade e prevenção
Investigações eficientes
A automação aumentou em 40% a eficiência nas investigações de acidentes de trabalho.
Respostas mais rápidas
O Workflow Avançado reduziu em 50% o tempo necessário para executar as tratativas.
Conformidade legal
A operação alcançou 100% de conformidade com os prazos e requisitos aplicáveis.
Menos ações pendentes
A quantidade de Planos de Ação em aberto apresentou uma redução de 45,41%.
Indicadores centralizados
Painéis integrados ao Power BI facilitam o acompanhamento dos resultados por unidade.
Segurança jurídica
Evidências, assinaturas digitais e criptografia comprovam a integridade dos documentos.
Prevenção imediata
Irregularidades podem ser registradas e direcionadas aos responsáveis durante a inspeção.
Economia de recursos
A digitalização reduziu em 21% o uso de recursos físicos e diminuiu o consumo de papel.
Checklist Fácil
Depoimentos de quem usa no dia a dia
Nós temos perspectivas de ampliar a empresa, e isso vai trazer um aumento do uso do Checklist Fácil. As áreas administrativas têm descoberto formas diferentes de utilizar, sempre tem oportunidade de melhoria dos processos.
Com o Checklist Fácil, temos a segurança de que não vamos perder produtos na câmara fria. Podemos sair daqui na sexta-feira e ficar em casa tranquilos no fim de semana porque, se acontecer alguma coisa, seremos avisados pelo sistema. Tudo muda quando você se depara com uma tecnologia dessas, que traz segurança aos nossos processos, à nossa empresa, às nossas máquinas.
Os processos e sistemas descentralizados dificultavam bastante a gestão da informação para tomada de ação de melhoria. Hoje, nós conseguimos integrar todas as informações dos nossos controles do Sistema de Gestão da Qualidade, Sistema de Gestão Ambiental e de Saúde e Segurança do Trabalho.
Cases
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