Relatórios 90% mais rápidos com auditorias digitalizadas

Quais eram os desafios da DB Diagnósticos?

Antes da implementação do Checklist Fácil, os processos eram realizados manualmente e as equipes enfrentavam dificuldades e retrabalhos para compilar e analisar os dados das auditorias.

Regularmente, mais de 100 setores precisavam ser auditados em um curto período para atender aos diferentes requisitos exigidos pelas certificações de Qualidade do laboratório (ISO 9001, ISO/IEC 17025, DICQ e PALC).

Atualmente, todas as unidades da DB Diagnósticos utilizam o Checklist Fácil para esse acompanhamento, o que trouxe mais agilidade e rastreabilidade aos supervisores de Qualidade graças à centralização das informações no sistema.

A empresa conta com nove unidades e capacidade total para realizar mais de 35 milhões de exames por mês.

A DB Diagnósticos também possui mais de 30 unidades regionais de apoio, preparadas para o recebimento, a classificação e a distribuição de amostras para o centro de processamento mais próximo, atendendo a mais de nove mil laboratórios em todo o Brasil.

Áreas de uso do sistema

• Auditorias;
• Gestão de fornecedores;
• Gestão de riscos;
• Serviços Especializados em Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT);
• Logística.

Principais processos da DB Diagnósticos com o Checklist Fácil

Recursos de destaque na operação

O Módulo Workflow Avançado é um dos recursos do sistema que mais apoiam a operação da DB Diagnósticos.

O sistema permite compartilhar um link acessível até mesmo para usuários sem cadastro no software, facilitando a interação entre a equipe de Qualidade e a área de Assessoria Científica.

Outra funcionalidade que fortaleceu a credibilidade e a rastreabilidade das auditorias foi a inclusão de mídias durante as aplicações.

Os auditores passaram a coletar evidências por meio de fotos e vídeos, eliminando problemas de inconsistência nas informações. Com os registros realizados diretamente no sistema, os supervisores têm acesso rápido a evidências e informações concretas para solicitar correções ou melhorias em casos de não conformidade.

Resultados obtidos

O Checklist Fácil permitiu aumentar em 7% a cobertura das auditorias, passando de 124 para 133 setores auditados, por meio de uma reestruturação que elevou a eficiência da equipe e possibilitou melhores resultados com menos recursos.

Os relatórios técnicos, que antes levavam 15 dias para serem concluídos, passaram a ficar prontos em apenas dois dias, período necessário para que os auditores finalizem as aplicações devido à complexidade dos pontos avaliados.

Além disso, a operação alcançou:

• 18% mais eficiência nas auditorias, otimizando o tempo de trabalho dos auditores;
• Melhoria na qualidade das evidências por meio de registros fotográficos;
• Padronização e análise de dados, contribuindo para reduzir a subjetividade entre os auditores;
• Maior compreensão dos critérios auditados pelas áreas envolvidas, graças à clareza dos itens definidos nos checklists;
• Mais mobilidade, facilidade de acesso, rapidez no acesso às informações e rastreabilidade.

Todos esses resultados foram apresentados em um artigo científico enviado pela equipe ao Congresso Brasileiro de Patologia Clínica e Empresarial (SBPC), com o objetivo de inspirar a digitalização das operações em outros players do mercado.