de eficiência nas auditorias
de cobertura pelos auditores
agilidade nos processos
Sobre o DB Diagnósticos
Com nove sedes e capacidade total para realizar mais de 35 milhões de exames mensais, conta com 30 unidades regionais de apoio, aptas para o recebimento, a triagem e a distribuição das amostras a polos de processamento. O DB é reconhecido em todo o território nacional pela qualidade dos serviços prestados, dispondo dos principais selos de qualidade na área laboratorial: ISO 9001, ISO/IEC 17025, DICQ e PALC.
Segmento
Saúde e Bem-Estar
Nº DE COLABORADORES
+ de 3 mil
Cliente Checklist Fácil desde 2024
Aplicações
Recursos
Antes da implementação do Checklist Fácil, os processos eram realizados de forma manual, e as equipes enfrentavam dificuldades e retrabalho para compilar e analisar os dados das auditorias.
Regularmente, mais de 100 setores precisam ser auditados em um curto período para manter diversos requisitos exigidos pelos selos de Qualidade do laboratório (ISO 9001, ISO/IEC 17025, DICQ e PALC).
Atualmente, todas as divisões do DB Diagnósticos utilizam o Checklist Fácil nesse acompanhamento, o que permitiu agilidade e rastreabilidade aos supervisores de Qualidade com a centralização das informações no sistema.
A empresa possui nove unidades, com capacidade total para realizar mais de 35 milhões de exames mensais.
O DB Diagnósticos ainda conta com mais de 30 unidades regionais de apoio, aptas para o recebimento, a triagem e a distribuição das amostras até o polo de processamento mais próximo, atendendo mais de nove mil laboratórios em todo o Brasil.
As evidências foram um grande ganho para termos comprovações sobre as não conformidades encontradas nas auditorias. Isso melhorou muito a nossa comunicação com os setores.”
Coordenadora da Qualidade
Auditorias internas
Para realizar as auditorias internas, é necessário verificar requisitos específicos de ambientes laboratoriais, além de itens relacionados a descarte de resíduos, gestão de pessoas, gestão de informação técnica, TI, infraestrutura, higienização, entre outros.
Essa diversidade faz com que os checklists de cada setor dependam do preenchimento de diferentes auditores.
A flexibilidade do Checklist Fácil possibilitou à gestão o agrupamento das verificações nos formulários. Desse modo, os setores possuem checklists únicos com respostas independentes, sendo que o trabalho de um auditor não interfere na realização das demais auditorias.
É uma ferramenta dinâmica que garante que as informações inseridas estejam compiladas, padronizadas e disponíveis para consulta. Eliminar o fato de ‘ter que digitalizar’ ou passar o que está no papel para um Excel é um dos principais ganhos, além da facilidade de ter as informações em um aplicativo.”
Supervisor da Qualidade
Recoletas
Quando existem inadequações nas amostras enviadas ao DB Diagnósticos, a unidade relacionada a essa ocorrência ativa um Workflow para que a Assessoria Científica (setor que tem contato com clínicas e hospitais atendidos) comunique o cliente, forneça a orientação adequada às necessidades e corrija o problema.
Esse processo fica registrado no sistema, comprovando as ações tomadas para manter a qualidade das operações.
O Módulo de Workflow Avançado é um dos recursos do sistema que mais apoiam a operação do DB Diagnósticos. O sistema permite o uso de um link que pode ser acessado por usuários sem cadastro no software, favorecendo a interação da equipe de Qualidade com a Assessoria Científica.
Outra possibilidade que favoreceu a credibilidade e a rastreabilidade das auditorias é a inclusão de mídias durante as aplicações.
Os auditores passaram a reunir evidências com fotos e vídeos, eliminando problemas de inconsistência das informações. Com comprovações registradas via sistema, os supervisores têm fácil acesso a argumentos e provas reais para solicitar correções ou melhorias em casos de não conformidade.
O Checklist Fácil proporcionou aumento de 7% na cobertura das auditorias, passando de 124 para 133 setores auditados, com uma reestruturação que aumentou a eficiência do time e permitiu resultados melhores com menos recursos.
Os relatórios técnicos, que antes demoravam 15 dias para ficarem prontos, passaram a ser realizados em apenas dois dias, tempo necessário para que os auditores finalizem as aplicações devido à complexidade dos itens a serem apurados.
Além disso, a operação conquistou:
Todos esses ganhos foram tema de um artigo científico submetido pela equipe no Congresso Brasileiro de Patologia Clínica e Empresarial, promovido pela Sociedade Brasileira para o Progresso da Ciência (SBPC), com o objetivo de inspirar a digitalização nas operações de outros players do mercado:
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ATENDIMENTO COMERCIAL
