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DB DIAGNÓSTICOS

Relatórios 90% mais rápidos com auditorias digitalizadas

A digitalização ampliou o alcance das auditorias e proporcionou maior agilidade, padronização e rastreabilidade.

20%

de eficiência nas auditorias

+ 7%

de cobertura por parte dos auditores

7 vezes mais

agilidade nos processos

90%

mais rápidos

Quais eram os desafios da DB Diagnósticos?

A DB Diagnósticos conta com nove unidades e capacidade total para realizar mais de 35 milhões de exames por mês.

A empresa também possui mais de 30 unidades regionais de apoio, preparadas para o recebimento, a classificação e a distribuição de amostras para o centro de processamento mais próximo, atendendo a mais de nove mil laboratórios em todo o Brasil.

Antes da implementação do Checklist Fácil, os processos eram realizados manualmente.

Antes do Checklist Fácil

Compilação manual dos dados

As equipes enfrentavam dificuldades e retrabalhos para compilar e analisar os dados das auditorias.

Muitos setores em pouco tempo

Regularmente, mais de 100 setores precisavam ser auditados em um curto período para atender aos diferentes requisitos exigidos pelas certificações de Qualidade do laboratório (ISO 9001, ISO/IEC 17025, DICQ e PALC).

Atualmente, todas as unidades da DB Diagnósticos utilizam o Checklist Fácil para esse acompanhamento, o que trouxe mais agilidade e rastreabilidade aos supervisores de Qualidade graças à centralização das informações no sistema.

Áreas de uso do sistema

  • Auditorias;
  • Gestão de fornecedores;
  • Gestão de riscos;
  • Serviços Especializados em Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT);
  • Logística.

Principais processos da DB Diagnósticos com o Checklist Fácil

Auditorias internas

Para realizar auditorias internas, é necessário verificar requisitos específicos dos ambientes laboratoriais, além de aspectos relacionados à disposição de resíduos, gestão de pessoas, gestão de informações técnicas, TI, infraestrutura e higienização, entre outros. Essa diversidade faz com que os checklists de cada área dependam do preenchimento realizado por diferentes auditores.

A flexibilidade do Checklist Fácil permitiu à gestão agrupar as verificações em formulários. Dessa forma, as áreas contam com checklists únicos e respostas independentes, evitando que o trabalho de um auditor interfira na execução das demais auditorias.

Coletas

Quando são identificadas irregularidades nas amostras enviadas à DB Diagnósticos, a unidade relacionada ao incidente aciona um Workflow para que a área de Assessoria Científica, responsável pelo contato com as clínicas e hospitais atendidos, entre em contato com o cliente, forneça as orientações necessárias e corrija o problema.

Todo esse processo fica registrado no sistema, garantindo evidências das ações realizadas para manter a qualidade das operações.

“É uma ferramenta dinâmica que garante que as informações inseridas estejam compiladas, padronizadas e disponíveis para consulta. Eliminar o fato de ‘ter que digitalizar’ ou passar o que está no papel para um Excel é um dos principais ganhos, além da facilidade de ter as informações em um aplicativo.”

Octavio Cury Mautrink Teixeira, Supervisor da Qualidade

Recursos de destaque na operação

Módulo Workflow Avançado

É um dos recursos do sistema que mais apoiam a operação da DB Diagnósticos. O sistema permite compartilhar um link acessível até mesmo para usuários sem cadastro no software, facilitando a interação entre a equipe de Qualidade e a área de Assessoria Científica.

Inclusão de Mídias

Fortaleceu a credibilidade e a rastreabilidade das auditorias. Os auditores passaram a coletar evidências por meio de fotos e vídeos, eliminando problemas de inconsistência nas informações. Com os registros realizados diretamente no sistema, os supervisores têm acesso rápido a evidências e informações concretas para solicitar correções ou melhorias em casos de não conformidade.

“As evidências foram um grande ganho para termos comprovações sobre as não conformidades encontradas nas auditorias. Isso melhorou muito a nossa comunicação com os setores.”

Juliana da Silva Pedroso, Coordenadora da Qualidade

Resultados obtidos

+7%

de cobertura das auditorias

133

setores auditados (antes eram 124)

2 dias

para concluir os relatórios técnicos (antes eram 15)

+18%

de eficiência nas auditorias

Cobertura ampliada

O Checklist Fácil permitiu aumentar em 7% a cobertura das auditorias, passando de 124 para 133 setores auditados, por meio de uma reestruturação que elevou a eficiência da equipe e possibilitou melhores resultados com menos recursos.

Relatórios em dois dias

Os relatórios técnicos, que antes levavam 15 dias para serem concluídos, passaram a ficar prontos em apenas dois dias, período necessário para que os auditores finalizem as aplicações devido à complexidade dos pontos avaliados.

Além disso, a operação alcançou:

  • 18% mais eficiência nas auditorias, otimizando o tempo de trabalho dos auditores;
  • Melhoria na qualidade das evidências por meio de registros fotográficos;
  • Padronização e análise de dados, contribuindo para reduzir a subjetividade entre os auditores;
  • Maior compreensão dos critérios auditados pelas áreas envolvidas, graças à clareza dos itens definidos nos checklists;
  • Mais mobilidade, facilidade de acesso, rapidez no acesso às informações e rastreabilidade.

Todos esses resultados foram apresentados em um artigo científico enviado pela equipe ao Congresso Brasileiro de Patologia Clínica e Empresarial (SBPC), com o objetivo de inspirar a digitalização das operações em outros players do mercado.

DB DIAGNÓSTICOS

Como o Checklist Fácil fortaleceu a gestão da Qualidade

Cobertura ampliada

Aumento de 7% na cobertura das auditorias, de 124 para 133 setores auditados.

Relatórios em dois dias

Relatórios técnicos que levavam 15 dias passaram a ficar prontos em apenas dois dias.

Auditorias mais eficientes

18% mais eficiência nas auditorias, otimizando o tempo de trabalho dos auditores.

Checklists por área

As verificações foram agrupadas em formulários, com checklists únicos e respostas independentes para cada auditor.

Evidências confiáveis

Fotos e vídeos registrados no sistema comprovam as não conformidades encontradas nas auditorias.

Workflow nas coletas

Irregularidades nas amostras acionam um Workflow para a Assessoria Científica orientar o cliente e corrigir o problema.

Colaboração sem cadastro

Um link compartilhado permite que mesmo usuários sem cadastro no software interajam com a equipe de Qualidade.

Informações centralizadas

Todas as unidades acompanham as auditorias no sistema, com mais agilidade e rastreabilidade.

Cases

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Conheça histórias de empresas que transformaram suas operações com o Checklist Fácil. Veja como diferentes negócios digitalizaram processos, aumentaram a produtividade, reduziram falhas e conquistaram mais controle sobre suas rotinas.