A gestão de tarefas é o conjunto de ações para planejar, estruturar e acompanhar a execução de atividades. Inclui medidas como a priorização de etapas, atribuição de responsáveis, definição de prazos e controle de resultados. É fundamental para todo tipo de empresa ou departamento.
A gestão fragmentada de tarefas impacta diretamente a eficiência de uma operação. Afinal, o controle impreciso das atividades aumenta a probabilidade de erros, gera retrabalhos e prejudica o uso do tempo e dos recursos da empresa.
Centralizar a gestão de tarefas em uma única ferramenta assegura maior visibilidade dos processos, facilitando o acompanhamento das atividades e o acesso às informações. Com isso, as decisões passam a ser mais ágeis e estratégicas.
Unimos a precisão das inspeções do Checklist Fácil e a inteligência de gestão de tarefas do Runrun.it para otimizar suas operações diárias. Informe-se neste artigo sobre a integração Checklist Fácil e Runrun.it. Boa leitura!
O que é a integração Checklist Fácil <> Runrun.it?
O Checklist Fácil e o Runrun.it são produtos da Unidade de Eficiência Operacional do Grupo Softplan. Com a integração das duas soluções, você pode criar tarefas a partir da aplicação de checklists, unindo, na mesma ferramenta, as etapas de padronização e execução de atividades para facilitar a sua gestão.
Na prática, durante a aplicação de checklists, as atividades são criadas diretamente em um quadro específico do Runrun.it, de forma automatizada. Com isso, as empresas contam com um sistema completo para gestão de tarefas, no qual os usuários podem personalizar fluxos de trabalho, utilizar automações, configurar notificações e gerenciar atividades de maneira mais eficiente.
Com a integração, as empresas conquistam:
- Mais eficiência: automatizar as tarefas a partir dos checklists elimina retrabalho e otimiza o dia a dia das equipes;
- Controle total das informações: o registro automático de todas as atividades assegura um histórico completo, evitando perdas de dados;
- Agilidade na resolução de problemas: processos de criação de tarefas otimizados permitem uma resposta mais rápida às necessidades identificadas durante a aplicação dos checklists;
- Redução de custos: fluxos de trabalho padronizados evitam desperdícios operacionais;
- Conformidade garantida: auditorias mais precisas asseguram conformidade, com registros detalhados e rastreáveis;
- Automação inteligente: a tecnologia reduz a necessidade de intervenção manual nas tarefas, impactando a produtividade.
Quais desafios a integração ajuda a resolver?
Centralizar a gestão de tarefas em um único sistema soluciona problemas comuns no dia a dia das operações, especialmente de empresas que possuem processos mais complexos e dinâmicos.
Afinal, acompanhar a execução das tarefas com mais precisão significa um controle mais eficiente das ações. Alguns desafios que a integração Checklist Fácil <> Runrun.it ajuda a resolver são, por exemplo:
- Duplicidade de trabalho: a necessidade de criar tarefas e atividades em diversas ferramentas consome tempo, recursos e gera trabalhos desnecessários;
- Perda de informações: a falta de um histórico centralizado dos registros pode resultar em informações dispersas e difíceis de acessar;
- Gestão fragmentada: processos dispersos dificultam o controle e a visibilidade, dificultando a gestão das tarefas;
- Controle ineficiente de processos: dificuldades no monitoramento de tempo e na alocação de recursos, comprometendo a tomada de decisões.
Como este módulo funciona?
O módulo adicional de integração está disponível para clientes do Checklist Fácil. Para utilizá-lo, são necessários apenas estes passos:
- Estruture seu checklist: crie e personalize seus checklists de inspeções ou auditorias no Checklist Fácil, definindo os itens e as obrigatoriedades conforme seus processos;
- Ative os usuários: selecione os usuários do Checklist Fácil que terão acesso ao quadro de tarefas no Runrun.it e atribua responsabilidades, garantindo que cada membro tenha as informações necessárias para a execução;
- Aplique os checklists e direcione as tarefas: durante suas inspeções ou auditorias, aplique os checklists e direcione as tarefas para os times no Runrun.it de forma simples;
- Crie automações e acompanhe o progresso: configure automações no Runrun.it para as tarefas serem gerenciadas conforme o seu processo. Monitore prazos e o desempenho das equipes, garantindo eficiência e controle total.
Para compreender melhor a integração, conheça alguns casos de uso por departamentos:
Recursos Humanos
- Aplique um checklist de onboarding de novos colaboradores no Checklist Fácil e crie as tarefas em um quadro do Runrun.it para treinamentos e capacitações;
- Aplique um checklist de pesquisa de satisfação no Checklist Fácil para monitorar o clima organizacional e use um quadro do Runrun.it para criar ações de melhorias com base nas respostas obtidas;
- Aplique um checklist de desligamento de colaboradores no Checklist Fácil e controle a devolução de itens e acessos por meio de tarefas no Runrun.it.
- Realize avaliações de desempenho no Checklist Fácil e crie tarefas para planos de desenvolvimento no Runrun.it.
Tecnologia da Informação
- Aplique um checklist de manutenção de equipamentos no Checklist Fácil e faça abertura automática de chamados para suporte no Runrun.it;
- Utilize um checklist de segurança da informação no Checklist Fácil e delegue ações para conformidade com LGPD no Runrun.it;
- Faça auditorias de acessos e permissões pelo no Checklist Fácil e realize o acompanhamento de ajustes necessários em tarefas do Runrun.it;
- Aplique um checklist para controle de inventário de TI no Checklist Fácil e solicite reposição de equipamentos em tarefas do Runrun.it.
Compras
- Aplique um checklist de controle de estoque no Checklist Fácil e gere pedidos de compra automáticos no Runrun.it;
- Realize a inspeção de produtos recebidos no Checklist Fácil e mantenha um registro de devoluções e reclamações no Runrun.it;
- Faça o controle de pedidos críticos no Checklist Fácil e acompanhe as entregas prioritárias pelo Runrun.it;
- Realize auditorias de compras emergenciais no Checklist Fácil e crie relatórios para controle financeiro no Runrun.it.
Manutenção
- Aplique um checklist de segurança de máquinas no Checklist Fácil e gere chamados de OS de forma automatizada no Runrun.it;
- Faça a inspeção preventiva de equipamentos no Checklist Fácil e crie tarefas para manutenção preventiva no Runrun.it;
- Realize vistorias de infraestrutura (elétrica, hidráulica, climatização) no Checklist Fácil e abra solicitações de manutenção no Runrun.it;
- Faça o controle de estoque de peças de reposição no Checklist Fácil e solicite compras de forma automatizada.
Esses são alguns exemplos de como utilizar a integração Checklist Fácil <> Runrun.it. A solução é indicada a todos os segmentos, com foco maior em Serviços, Tecnologia, Comércio, e Varejo e Atacado.
Por que utilizar o Checklist Fácil e o Runrun.it na sua gestão de tarefas?
O Checklist Fácil é o software líder em padronização de processos na América Latina, e o Runrun.it é eleito o melhor software de gestão de trabalho pelo G2. Juntas, as soluções transformam as operações diárias, com mais agilidade e eficiência.
Tecnologias como o Runrun.it e o Checklist Fácil impulsionam a produtividade e otimizam o uso do tempo. O Grupo Kuo, por exemplo, conseguiu economizar mais de 23 mil horas de trabalho ao ano utilizando o Checklist Fácil em suas operações. A Saint-Gobain, por sua vez, economizou mais de 600 horas de trabalho ao ano com o sistema.
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