Controle de estoque de farmácia é o processo de monitorar entradas, saídas, validade e giro de medicamentos para evitar perdas e garantir disponibilidade.
Para fazer isso de forma eficiente, você precisa:
- Controlar entradas e saídas em tempo real;
- Monitorar lotes e vencimentos;
- Definir estoque mínimo e máximo;
- Acompanhar produtos com maior e menor giro;
- Utilizar sistemas de gestão automatizados.
A seguir, veja como aplicar isso na prática.
Por que é importante realizar o controle de estoque de farmácia?
O controle de estoque de farmácia é essencial para evitar perdas financeiras, garantir disponibilidade de medicamentos e manter a operação eficiente.
Sem esse controle, dois problemas são comuns:
- Excesso de estoque: capital parado e risco de vencimento;
- Ruptura de estoque: falta de produtos e perda de vendas;
Como mencionamos, a desorganização pode fazer com que haja falta de medicamentos. Consequentemente, levar à insatisfação de clientes. Algo que, em meio a concorrência, certamente você não deseja que ocorra.
Agora, pense que você fez um pedido grande demais de um determinado item. Além de ficar encalhado no estoque, apenas ocupando espaço, ele corre o risco de atingir sua data de vencimento.
Pois, como sabemos, a maioria dos produtos do ramo farmacêutico é perecível ou possui um curto prazo de validade. Logo, a má gestão do estoque pode facilmente resultar em prejuízos financeiros – devido à inutilidade desses produtos após seu vencimento.
Principais benefícios do controle de estoque farmacêutico:
- Redução de rupturas (falta de medicamentos);
- Diminuição de perdas por vencimento;
- Melhoria no giro de estoque;
- Maior previsibilidade de compras;
- Otimização do capital de giro;
- Melhor organização e rastreabilidade dos produtos.
5 dicas para aumentar o controle de estoque de farmácia
Agora que você viu a importância de otimizar o controle de estoque de farmácia, deve estar se perguntando: mas o que eu preciso fazer? Confira algumas tarefas essenciais e comece a realizar desde já:
1. Controle a entrada de mercadoria
O controle de estoque começa no recebimento dos produtos.
Qualquer erro nessa etapa impacta diretamente vendas e disponibilidade. Por isso:
- Registre imediatamente no sistema;
- Confira nota fiscal vs. produtos entregues;
- Valide quantidades e condições.
Lembre-se que tudo é sistêmico. Ou seja: uma coisa afeta a outra. Portanto, se existem problemas de fornecimento em sua farmácia, procure resolver o quanto antes.
Mas, como assegurar que algo não está faltando ou que não houve outro erro? Faça sempre a conferência no momento da entrega. E assine a nota somente se estiver tudo certo.
Você pode realizar isso manual e visualmente. Ou seja, confirmar se os produtos e quantidades descritos na nota estão de acordo com o que foi entregue pelo fornecedor.
Porém, se você possui um sistema com a funcionalidade de conferir automaticamente o estoque, essa é a hora de usá-lo. Inclusive, este formato torna o processo muito mais rápido e eficiente.
2. Controle os lotes e vencimentos
Outro ponto muito importante no controle de estoque da farmácia é a gestão dos lotes de produtos – e seus respectivos vencimentos.
Controlar lotes e vencimentos é essencial no varejo farmacêutico. Boas práticas:
- Utilize o método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai);
- Priorize produtos com menor prazo de validade;
- Crie alertas para itens próximos do vencimento.
Nas drogarias, isso costuma ser realizado em remédios. Porém, existem outros produtos igualmente comercializados que possuem prazo de validade. Como os itens de higiene pessoal. Logo, esse controle deve ser replicado para além dos balcões.
Com isso, você irá diminuir os riscos de perda de produtos devido à data de vencimento ultrapassada. E, consequentemente, evitará perder dinheiro com isso.
3. Faça a checagem periódica do estoque
A checagem periódica garante a precisão do estoque, recomendações práticas:
- Identifique divergências e corrija rapidamente
- Realize inventários a cada 15 ou 30 dias
- Compare estoque físico vs. sistema
A realização de um simples balanço é capaz de evitar vários problemas que podem surgir no caixa. E, portanto, evitar prejuízos no final do mês.
Por isso, a cada 15 ou 30 dias, de acordo com o tamanho da sua farmácia, a rotatividade do estoque e a sua preferência, faça uma avaliação interna. Assim, você garante que não tem nenhum produto próximo de acabar ou criando poeira na prateleira.
4. Liste os medicamentos com maior e menor saída
De que adianta ter uma grande quantidade de um determinado medicamento se você, na verdade, quase não o vende? Ou, então, adquirir poucos itens que costumam ter grande procura?
Identificar produtos com maior e menor saída é fundamental para otimizar o estoque.
Para isso, utilize conceitos como:
- Giro de estoque: frequência de venda de um item;
- Curva ABC: classificação por relevância (A, B e C).
Isso permite ajustar compras e evitar excesso ou ruptura.
Sem o controle de estoque de farmácia, você corre o risco de comprar uma quantidade desnecessária ou insuficiente de alguns produtos. E, como já foi dito, isso afeta diretamente nos resultados do seu caixa.
Por isso, é importante fazer uma listagem de medicamentos que têm uma maior e uma menor saída. Ou seja: fazer um inventário de estoque de farmácias. Para isso, levante as informações e, se necessário, faça testes práticos. Até chegar, de fato, às quantidades mais apropriadas.
Aproveite e inclua algumas outras informações relevantes nessa lista. Como a validade desses itens e o tempo que o fornecedor leva para entregar depois de feito o pedido.
Não se esqueça, ainda, de controlar o estoque daqueles outros produtos que não são comercializados, mas que igualmente são essenciais para o funcionamento da sua farmácia. Incluindo:
- Embalagens;
- Panfletos;
- Cartões de visitas;
- Brindes;
- Sacolas.
Lembre-se: leve sempre em consideração o seu fluxo de venda. Assim, você consegue facilmente determinar qual é o estoque máximo e mínimo de cada produto. Sem deixar de lado questões como data de validade e condições necessárias para armazenamento.
5. Use ferramentas de gestão
O uso de sistemas de gestão é o que diferencia um controle manual de um controle eficiente. Ferramentas permitem:
- Reduzir erros operacionais;
- Automatizar entradas e saídas;
- Monitorar estoque em tempo real;
- Gerar relatórios e previsões.
Por isso, é imprescindível que você invista na gestão de estoques. E, com isso, evita ao máximo qualquer erro que possa acontecer nessa atividade.
Uma forma de conseguir isso é investir na automatização dos processos. Ou seja, começar a utilizar algumas ferramentas, como softwares e aplicativos, que facilitam a realização dessas tarefas.
Simples planilhas eletrônicas, por exemplo, já podem lhe ajudar. Porém, não é a melhor solução para fazer o controle do estoque de farmácia. O ideal mesmo é investir em software de gestão. Pois, eles otimizam atividades, reduzem custos e proporcionam melhores oportunidades para o seu negócio.
Como fazer controle de estoque de farmácia na prática
Para estruturar um processo eficiente, siga este passo a passo:
- Defina estoque mínimo e máximo;
- Registre todas as movimentações;
- Monitore validade e lotes;
- Analise giro de produtos;
- Automatize com um sistema de gestão.
Esse processo reduz perdas e melhora a rentabilidade da farmácia.
Quer uma dica? Aposte em um checklist online. Nele, você cria uma lista de verificação com os itens que precisam ser checados periodicamente. Evitando esquecimentos e, claro, elevando a eficácia dessa gestão.
Não se esqueça que o controle de estoque de farmácias, se feito de forma eficiente, é capaz de assegurar a sua sobrevivência no mercado. Bem como ajudar a superar a concorrência e a garantir a satisfação dos seus clientes.
Se você quer evitar perdas por vencimento, reduzir rupturas e ter controle total do seu estoque, o Checklist Fácil ajuda a padronizar processos e garantir que nenhuma etapa seja esquecida.
Fale com um especialista e veja como aplicar isso na sua farmácia.
