Inspeções remotas e mais produtividade no Grupo KUO

Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?

O Grupo KUO é um conglomerado industrial mexicano presente em mais de 70 países, incluindo Espanha, Estados Unidos, Bélgica e China. Com mais de 24 mil colaboradores, atua nos setores alimentício, químico e automotivo.

Como seus negócios estão distribuídos geograficamente, a empresa conta com numerosas equipes em campo e precisava acompanhar centenas de filiais espalhadas pelo mundo.

Antes do Checklist Fácil, os profissionais carregavam laptops, notebooks ou grandes quantidades de formulários impressos para executar as atividades operacionais e de supervisão.

Depois das coletas, as informações precisavam ser enviadas por mensagens ou e-mail. Como esse processo dependia de acesso à internet, alguns colaboradores precisavam ir ao escritório apenas para transmitir os registros.

A empresa mantinha computadores e servidores que ficavam desocupados durante boa parte do tempo. Também utilizava máquinas fotográficas para documentar as inspeções.

O acesso às imagens dependia do uso de pendrives nas portas USB, o que provocou ocorrências envolvendo vírus e criou riscos para a política de cibersegurança da organização.

Outro desafio era o custo crescente com impressão. Como a empresa contratava um serviço cobrado de acordo com o volume consumido, o aumento anual dos formulários elevava os gastos.

As unidades também mantinham pastas com documentos e inventários físicos armazenados por vários anos, dificultando a organização e a consulta das informações.

Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?

Desde 2019, o Grupo KUO utiliza o Checklist Fácil para digitalizar diferentes processos:

• Questionários de abertura das lojas;
• Questionários de fechamento das unidades;
• Fiscalizações de imagem e apresentação dos pontos de venda;
• Verificação de peças e materiais;
• Inspeções e controles de qualidade;
• Registro de dados de vendas;
• Auditorias realizadas nas filiais;
• Agendamento das atividades dos auditores;
• Registro e documentação de eventos;
• Supervisão das equipes em campo;
• Controle dos horários de início e término das atividades;
• Registro das unidades visitadas por cada profissional;
• Verificação da utilização das verbas;
• Gestão de processos produtivos;
• Atividades de prevenção de perdas;
• Registro e acompanhamento das não conformidades.

Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?

O Grupo KUO utiliza mais de 100 tipos de Checklists Inteligentes para padronizar as inspeções, auditorias e atividades operacionais realizadas nas filiais.

O Agendamento de Checklists organiza as atividades dos auditores e garante que as verificações sejam executadas nos períodos definidos.

A Geolocalização e a Cerca Digital comprovam que os profissionais estiveram nas unidades. O sistema registra o horário de início, os locais visitados e o momento de encerramento das atividades.

A Inclusão de Mídias e o Checklist por Imagem permitem documentar os eventos diretamente pelo celular, eliminando a necessidade de máquinas fotográficas e pendrives.

A Departamentalização organiza usuários e informações conforme as áreas e unidades do grupo. Os módulos de Workflow estruturam os fluxos de trabalho e as etapas de cada processo.

Os Planos de Ação auxiliam no tratamento das não conformidades identificadas. Relatórios e integração com o Power BI permitem centralizar os dados e acompanhar os resultados das filiais a distância.

Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?

Com o Checklist Fácil, o Grupo KUO passou a acompanhar remotamente a rotina de mais de 500 filiais espalhadas pelo mundo.

Os gestores conseguem verificar desvios relacionados à imagem das lojas, horários, utilização de verbas, vendas e qualidade sem precisar visitar pessoalmente cada unidade.

A Geolocalização permite comprovar que os supervisores estiveram nos locais inspecionados. Também é possível acompanhar quando cada profissional iniciou o trabalho, quantas unidades visitou e quando encerrou sua última atividade.

A empresa passou a garantir a realização de aproximadamente 100% das fiscalizações de imagem, peças e qualidade. Antes da digitalização, não era possível confirmar se essas verificações haviam sido executadas.

Em 2023, foram aplicados mais de 319 mil checklists. A digitalização também permitiu economizar mais de 23 mil horas de trabalho em apenas um ano.

A substituição dos formulários físicos reduziu em 35% os gastos com impressão e eliminou a necessidade de manter grandes arquivos de documentos nas unidades.

Com o registro de fotos diretamente pelo celular, 40 máquinas fotográficas foram eliminadas. A empresa também reduziu a necessidade de computadores e servidores pouco utilizados.

A retirada dos pendrives das rotinas de coleta de imagens fortaleceu a política de cibersegurança e reduziu os riscos relacionados à propagação de vírus.

Além dos ganhos financeiros e operacionais, o sistema apoiou a estratégia de sustentabilidade do Grupo KUO, reduzindo o consumo de recursos e tornando as inspeções mais confiáveis.