GRUPO KUO
Inspeções remotas e mais produtividade no Grupo KUO
A digitalização permitiu gerenciar centenas de filiais a distância, reduzir custos e aumentar a confiabilidade das inspeções.
Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?
O Grupo KUO é um conglomerado industrial mexicano presente em mais de 70 países, incluindo Espanha, Estados Unidos, Bélgica e China. Com mais de 24 mil colaboradores, atua nos setores alimentício, químico e automotivo.
Como seus negócios estão distribuídos geograficamente, a empresa conta com numerosas equipes em campo e precisava acompanhar centenas de filiais espalhadas pelo mundo.
Antes do Checklist Fácil, os profissionais carregavam laptops, notebooks ou grandes quantidades de formulários impressos para executar as atividades operacionais e de supervisão.
“Temos um serviço de impressão que se paga de acordo com o volume consumido. A cada ano, esse volume crescia e, portanto, o valor que pagávamos pelas impressões físicas também. Além disso, em muitos locais, era comum encontrar pastas com todos esses registros, como um inventário físico. Eles arquivaram, por exemplo, o inventário de fevereiro de cinco anos atrás e assim mantinham.”
Erik Rafael Sandoval Gómez, Tecnologia de Informação no Grupo KUO
Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?
Desde 2019, o Grupo KUO utiliza o Checklist Fácil para digitalizar diferentes processos:
- Questionários de abertura das lojas;
- Questionários de fechamento das unidades;
- Fiscalizações de imagem e apresentação dos pontos de venda;
- Verificação de peças e materiais;
- Inspeções e controles de qualidade;
- Registro de dados de vendas;
- Auditorias realizadas nas filiais;
- Agendamento das atividades dos auditores;
- Registro e documentação de eventos;
- Supervisão das equipes em campo;
- Controle dos horários de início e término das atividades;
- Registro das unidades visitadas por cada profissional;
- Verificação da utilização das verbas;
- Gestão de processos produtivos;
- Atividades de prevenção de perdas;
- Registro e acompanhamento das não conformidades.
Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?
A Departamentalização organiza usuários e informações conforme as áreas e unidades do grupo. Os módulos de Workflow estruturam os fluxos de trabalho e as etapas de cada processo.
Os Planos de Ação auxiliam no tratamento das não conformidades identificadas. Relatórios e integração com o Power BI permitem centralizar os dados e acompanhar os resultados das filiais a distância.
“Não sabíamos se o supervisor ia ao lugar ou fazia da casa dele o relato do evento. Hoje, com a geolocalização, ele tem que ir ao lugar e fica registrado a que horas ele esteve lá, quantos lugares visitou no dia e quando terminou a última visita. Isso otimiza a gestão da equipe de campo como um todo.”
Erik Rafael Sandoval Gómez, Tecnologia de Informação no Grupo KUO
Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?
+500
filiais acompanhadas remotamente
+319 mil
checklists aplicados em 2023
+23 mil
horas de trabalho economizadas em um ano
35%
menos gastos com impressão
Com o Checklist Fácil, o Grupo KUO passou a acompanhar remotamente a rotina de mais de 500 filiais espalhadas pelo mundo.
Gestão a distância
Os gestores conseguem verificar desvios relacionados à imagem das lojas, horários, utilização de verbas, vendas e qualidade sem precisar visitar pessoalmente cada unidade.
Presença comprovada
A Geolocalização permite comprovar que os supervisores estiveram nos locais inspecionados. Também é possível acompanhar quando cada profissional iniciou o trabalho, quantas unidades visitou e quando encerrou sua última atividade.
Fiscalizações garantidas
A empresa passou a garantir a realização de aproximadamente 100% das fiscalizações de imagem, peças e qualidade. Antes da digitalização, não era possível confirmar se essas verificações haviam sido executadas.
Menos papel e equipamentos
A substituição dos formulários físicos reduziu em 35% os gastos com impressão e eliminou a necessidade de manter grandes arquivos de documentos nas unidades. Com o registro de fotos diretamente pelo celular, 40 máquinas fotográficas foram eliminadas. A empresa também reduziu a necessidade de computadores e servidores pouco utilizados.
Cibersegurança
A retirada dos pendrives das rotinas de coleta de imagens fortaleceu a política de cibersegurança e reduziu os riscos relacionados à propagação de vírus.
Sustentabilidade
Além dos ganhos financeiros e operacionais, o sistema apoiou a estratégia de sustentabilidade do Grupo KUO, reduzindo o consumo de recursos e tornando as inspeções mais confiáveis.
“Não sabíamos se as revisões de imagem, peça e qualidade eram feitas de fato. Hoje, é garantido que cerca de 100% dessas fiscalizações são realizadas. Antes, manualmente, não tinha como saber. Agora, quando documentamos um evento, fazemos através do Checklist Fácil e, com isso, eliminamos um problema que tínhamos com as câmeras. Isso porque era preciso dar acesso às portas USB das unidades de memória, o que gerou grandes eventos de vírus, cuja origem foi um pendrive. Logo, esse avanço nos ajudou muito a promover uma política de cibersegurança.”
Erik Rafael Sandoval Gómez, Tecnologia de Informação no Grupo KUO
GRUPO KUO
Mais controle sobre centenas de filiais
Gestão a distância
Mais de 500 filiais podem ser acompanhadas remotamente pelos gestores do grupo.
Fiscalizações comprovadas
Aproximadamente 100% das verificações de imagem, peças e qualidade passaram a ser realizadas.
Produtividade em escala
Mais de 319 mil checklists foram aplicados e 23 mil horas economizadas em um ano.
Menos gastos com impressão
A digitalização reduziu em 35% os custos relacionados aos formulários físicos.
Equipes monitoradas
Geolocalização registra horários, unidades visitadas e duração das atividades em campo.
Equipamentos eliminados
O registro pelo celular permitiu retirar 40 máquinas fotográficas da operação.
Mais cibersegurança
A eliminação dos pendrives reduziu riscos de vírus e acessos indevidos nas unidades.
Processos padronizados
Mais de 100 tipos de checklists organizam inspeções, auditorias e controles operacionais.
Checklist Fácil
Depoimentos de quem usa no dia a dia
Nós temos perspectivas de ampliar a empresa, e isso vai trazer um aumento do uso do Checklist Fácil. As áreas administrativas têm descoberto formas diferentes de utilizar, sempre tem oportunidade de melhoria dos processos.
Com o Checklist Fácil, temos a segurança de que não vamos perder produtos na câmara fria. Podemos sair daqui na sexta-feira e ficar em casa tranquilos no fim de semana porque, se acontecer alguma coisa, seremos avisados pelo sistema. Tudo muda quando você se depara com uma tecnologia dessas, que traz segurança aos nossos processos, à nossa empresa, às nossas máquinas.
Os processos e sistemas descentralizados dificultavam bastante a gestão da informação para tomada de ação de melhoria. Hoje, nós conseguimos integrar todas as informações dos nossos controles do Sistema de Gestão da Qualidade, Sistema de Gestão Ambiental e de Saúde e Segurança do Trabalho.
Cases
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Conheça histórias de empresas que transformaram suas operações com o Checklist Fácil. Veja como diferentes negócios digitalizaram processos, aumentaram a produtividade, reduziram falhas e conquistaram mais controle sobre suas rotinas.
