Você já deve ter lido uma série de artigos ou até mesmo outros ebooks sobre digitalização de processos. Claro, porque a tecnologia é uma premissa básica para negócios que tenham a pretensão de se manterem competitivos e inovadores no mercado, e veremos na sequência uma série de estatísticas que comprovam isso.
Porém, antes de partirmos a elas, queremos prometer a você que este é um conteúdo diferente. Você vai conferir a partir de agora um ebook dinâmico, com todas as instruções necessárias para integrar a gestão da sua empresa com recursos acessíveis e práticos, por meio da tecnologia. Porque não basta apenas adquirir ferramentas; é preciso ir além, fazer com que elas conversem entre si e integrem as informações para uma gestão cada vez mais completa.
E, já que falamos há pouco sobre números de mercado, seguir com a leitura deste guia vai permitir que a sua organização faça parte de índices como estes:
Fonte: KPMG
Fonte: McKinsey
Diante disso, o quanto a sua empresa está conseguindo acompanhar o progresso de recursos digitais, e como a gestão pode se tornar mais eficaz e completa com tecnologia? Vamos mudar essa realidade ou torná-la ainda melhor? Descubra como fazer isso — e muito mais — a seguir!
Antes de mais nada, é importante compreender a importância da união dessas duas ações diferentes na hora de transformar um negócio por meio da tecnologia. Por isso, atente-se:
DIGITALIZAR
INTEGRAR
A etapa de integrar é fundamental. Deixá-la de lado pode, muitas vezes, fazer com que os resultados de um processo de digitalização sejam empurrados ladeira abaixo, e não é difícil entendermos o porquê disso.
Qualquer empresa, independentemente do porte, depende de uma série de tarefas diferentes para o seu desenvolvimento. São profissionais ou departamentos diversos que precisam executá-las para que o negócio evolua.
Para seguir esse caminho, a comunicação é primordial. Com softwares, isso não é diferente, especialmente em soluções ligadas à gestão. Quando a integração é deixada de lado, uma operação corre riscos como:
Mais adiante, você vai conferir exemplos práticos disso em diferentes segmentos de mercado.
Os benefícios da digitalização estão condicionados à forma como as tecnologias são utilizadas na rotina corporativa, e isso não é algo novo. Pelo contrário: já na década de 80, autores que abordavam o assunto, como Steven Solomon, destacavam esse ponto.
No livro “A grande importância da pequena empresa”, Solomon afirma que, para ser considerada positiva ou não, uma tecnologia depende de como é aplicada na prática.
Isso também vale para negócios de grande porte, uma vez que a precisão organizacional e a eficácia de sistemas em uma operação estão sujeitas a processos similares, com variação apenas do nível de complexidade.
Big Data na indústria, cultura orientada a dados, data driven. São muitos os temos utilizados para destacar a relevância da informação em uma era mais tecnológica no mundo corporativo. Isso porque o motivo central para introduzir processos digitais na gestão de um negócio é obter dados, ou seja, incorporar tecnologias para:
De acordo com a pesquisa “Global planning, budgeting and forecasting survey”, da Deloitte, planilhas ainda são a ferramenta mais utilizada para processos de planejamento, previsões e orçamentos. Profissionais de 30% das organizações afirmaram recorrer a esse tipo de recurso.
Porém, a análise e a interpretação de dados com agilidade por meio de tecnologias mais avançadas (e, muitas vezes, simples) pode facilitar muito a tomada de decisão e, consequentemente, a gestão de departamentos e empresas. O mesmo estudo menciona, por exemplo, que o tempo para concluir um orçamento era de dois a três meses para 42% dos entrevistados.
Esse é apenas um dos cenários em que recursos tecnológicos podem aprimorar atividades (inclusive, melhorando a qualidade dos dados envolvidos).
O Microsoft Power BI é citado no mesmo estudo como a tecnologia mais visada pelas empresas para gestão da informação, utilizada por cerca de 30% dos entrevistados. Isso significa que as empresas estão buscando ferramentas para apoiar a visão sobre dados, aperfeiçoar relatórios e ganhar velocidade nesse caminho.
Falando nisso, o Power BI também será assunto deste ebook junto a outras ferramentas que podem tornar o dia a dia corporativo mais prático e a gestão das operações mais eficaz. Antes, veja o que é preciso ser feito para executar a digitalização de forma integrada na sua organização.
A digitalização tem o potencial de mudar completamente a realidade da rotina corporativa. Além de interferir no modo de produção ou na entrega de serviços, pode induzir novos processos, estimular a inovação e aprimorar estruturas e comportamentos corporativos. Para tanto, é essencial avançar nesse caminho de acordo com alguns requisitos. É como um jogo em que você deve pensar estrategicamente.
Para não falhar nessa jogada, confira a seguir o que qualquer modelo de negócio deve considerar antes de adquirir novas tecnologias. E, por mais que a analogia aqui seja a de um jogo, o sucesso desse tipo de movimento dentro de uma organização não depende de sorte. É preciso, sim, ter muito critério e tomar decisões que favoreçam o negócio a longo prazo.
Veja o passo a passo no tabuleiro da digitalização!
Não existe uma resposta única para esta pergunta, já que tudo depende de diversos fatores, como:
Por essa razão, passar pela primeira casa do tabuleiro da gestão (como conferimos há pouco) é indispensável antes de qualquer outra determinação. Contudo, uma coisa é certa: ferramentas que oferecem um bom potencial de integração devem ocupar o topo da sua lista.
E, para fazer a escolha correta, vale muito a pena entender o básico da tecnologia para poder tirar proveito dela. Uma sigla fundamental que está relacionada a tudo que estamos tratando neste ebook é API, e vamos te ajudar a ficar por dentro desse conceito.
API significa Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicações em português. Em resumo, refere-se a componentes que permitem a comunicação entre diferentes sistemas, para que serviços e funcionalidades interajam e sejam utilizados de forma conjunta. Com isso, é possível formar um ecossistema de soluções sem ter que criar novas propostas de tecnologia do zero, tornando a gestão de dados ainda mais poderosa e eficiente.
Para exemplificar, podemos citar o Google Maps, uma das APIs mais populares e de uso muito comum. Muitas das localizações de empresas que você encontra em sites são resultado da conexão de uma API que transfere as informações da fonte (no caso, o Google Maps) para o destino em que elas precisam aparecer, isto é, o site.
Uma integração via API, portanto, faz com que a troca de dados possa ser realizada, muitas vezes, em tempo real. O Checklist Fácil, por exemplo, é um sistema que favorece a coleta de dados e a metrificação de processos em qualquer tipo de empresa. Como disponibiliza uma API, o software pode ser integrado diversos sistemas que também possuam essa abertura entre as suas configurações.
O envio de dados de checklists digitais para outras soluções cria uma infinidade de oportunidades para a gestão integrada de negócios. Confira exemplos práticos na sequência!
Se você se lembrar desta metáfora, não vai mais precisar recorrer a pesquisas ou a detalhes mais técnicos para entender como uma API funciona. Então, imagine o seguinte: quando você vai a um restaurante, precisa de um intermediador para receber o seu pedido, correto?
Ou seja, o garçom conversa e entende o que você deseja comer para levar essa informação até a cozinha, garantindo que o seu pedido completo chegue até a mesa.
Neste caso, a comida representa os dados, enquanto você é um sistema e o cozinheiro é outro software. O garçom é a API, que faz com que as informações transitem entre as duas pontas.
O aumento da produtividade dos colaboradores é a vantagem mais significativa observada por 72% das lideranças de empresas que investem em transformação digital. O dado é do relatório da KPMG Global Tech Report, de 2023. Há, ainda, outros benefícios bem expressivos, todos apontados por mais de 60% dos líderes participantes do estudo, como:
Além de todos os pontos de melhoria, ligados diretamente à performance das operações, podemos ainda descrever como os diferentes segmentos de atuação no mercado podem conquistar ganhos operacionais com a digitalização integrada dos processos de gestão. Veja a seguir!
Um comércio pode ter diferentes unidades de lojas, ou mesmo diversos departamentos. Um supermercado, por exemplo, precisa chegar a índices de desempenho referentes a todos os setores, e não há como tratar tudo isso de forma separada. O contexto é o seguinte:
Agora, imagine como a gestão poderia ser fluida se os diferentes departamentos de cada unidade utilizassem os mesmos sistemas.
Ou, ainda, se integrações entre os softwares das diversas filiais, ou áreas internas, permitissem conexões para que os dados de desempenho possam ser centralizados em um único lugar. Tudo ficaria mais fácil, não é mesmo?
Tais mecanismos fazem com que a realidade se torne muito mais simples do que o preenchimento manual de planilhas (mesmo as digitais). Equipes e gestores não precisam perder tempo compilando dados: as informações passam a seguir um fluxo, favorecendo a credibilidade e o histórico das operações.
O Brasil é um país com dimensões continentais, e a gestão de empresas de logística e transporte enfrenta muitos desafios por conta disso. Falando especialmente do transporte rodoviário, de acordo com o Panorama do Observatório Nacional de Transporte e Logística , o transporte de cargas aumentou em quase 5% entre 2022 e 2023, somando mais de 480 milhões de toneladas. O consumo de diesel aumentou em 3,4%. Portanto, para otimizar as operações e equilibrar a rentabilidade de empresas do setor, podemos pensar em diversas situações de uso da tecnologia em prol de uma gestão automatizada:
A gestão de frotas pode ser muito mais eficaz com o uso de sensores IoT (Internet das Coisas) para monitorar dados em tempo real de carga e descarga (reduzindo problemas de segurança com motoristas e produtos), condução, manutenção preditiva, consumo de combustível, pressão e desgaste de pneus;
Gestão precisa do estoque, sincronizando informações sobre recebimento de mercadorias e inspeções de qualidade para controle via WMS (Warehouse Management System), para não só controlar a armazenagem de forma exata e em tempo real, como também realizar verificações de inventário e auditorias de forma eficiente com um sistema de checklists digitais, por exemplo;
Integrar dados de inspeções e auditorias internas ao sistema de ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais em português), aprimorando consideravelmente o planejamento e a gestão de um negócio logístico em diversas frentes, como:
Manutenção de frota registrando automaticamente no ERP diversos dados. É possível complementar informações sobre investimentos por tipo de atividade, como verificações de óleo, revisões regulares e trocas de pneus para monitoramento de custos e garantia de conformidade dos veículos com regulamentações e normas de segurança;
Visão completa sobre o atendimento e relacionamento com o cliente, integrando ao ERP informações enviadas por meio de pesquisas de satisfação realizadas em um sistema de checklists digitais.
A performance de uma indústria, independentemente do tipo de produção, tem muito a ganhar com a digitalização de processos e a integração de dados entre sistemas.
A complexidade das operações varia de empresa para empresa, e há inúmeras possibilidades de soluções automatizadas. De forma geral, podemos pensar em alguns exemplos, como:
Integração de checklists digitais a um sistema MES (Manufacturing Execution Systems, ou Sistema de Execução de Manufatura, em português) para identificação rápida de não conformidades, como falhas recorrentes em determinado processo ou defeitos em ativos;
O acesso a dados de inspeções e auditorias de qualidade obtidos a partir da padronização de processos e da aplicação de checklists pode potencializar a melhoria contínua e a tomada de ações corretivas com exatidão nas rotinas operacionais;
Informações sobre a verificação de máquinas e equipamentos, quando enviadas em tempo real para um Sistema Computadorizado de Gerenciamento de Manutenção (em inglês, Computerized Maintenance Management System, ou CMMS), viabilizam a manutenção preditiva e preventiva, melhorando o desempenho dos ativos e colaborando com um bom Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC).
Entre as empresas da Construção Civil, diversos desafios podem ser superados com a gestão automatizada, principalmente no canteiro de obras. Um estudo nacional conduzido pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) em conjunto com a Deloitte revelou que o prejuízo da ineficiência operacional no segmento pode custar mais de R$ 59 bilhões de reais às organizações do setor.
Frente a isso, a tecnologia pode reverter problemas comuns, como a distância entre o planejado e o executado, o controle de documentações e questões ligadas à Saúde e Segurança do Trabalho (SST na Construção Civil). Veja casos práticos:
Segundo uma pesquisa da Deloitte sobre oportunidades para a cadeia de construção
, a visualização de informações em tempo real e plataformas de dados integradas em etapas de construção pode reduzir de 10 a 15% dos custos.
Somado a isso, podemos contabilizar também a diminuição de 10 a 20% nos gastos das operações com tecnologias para gestão de ativos, treinamentos eficazes e manutenção preditiva. São ganhos consideráveis que estão ao alcance de qualquer empresa do setor.
No segmento de serviços, a integração de sistemas é primordial para elevar a qualidade da experiência dos clientes.
Também podemos pensar em como esse tipo de recurso pode fornecer condições para a padronização dos serviços. Por exemplo:
O agronegócio é composto por diversas etapas e, quanto mais integradas estiverem a cadeia de produção e de abastecimento, melhor será a eficiência operacional como um todo. Diferentes empresas interagem desde o cultivo no campo ou a criação de animais até a distribuição de produtos.
Dessa maneira, podemos entender que a gestão automatizada a partir da integração de sistemas pode colaborar de várias formas com o aumento dos resultados, como:
Como vimos até aqui, há uma gama de possibilidades para turbinar a gestão de um negócio com o uso de tecnologias integradas. Focaremos no exemplo do Checklist Fácil, um sistema utilizado por mais de 1.500 empresas na América Latina (com diferentes perfis e tamanhos), que oferece diversas oportunidades de integração.
Muitas marcas de referência já aderiram ao software, como Mercado Livre, DHL, Saint Gobain, Centauro, O Boticário, Unilever, BRF, Unimed, entre outras. A variedade de segmentos comprova a flexibilidade da ferramenta, que vai muito além de ser um recurso para aplicar checklists digitais
.
Isso porque a padronização e a digitalização propiciam a metrificação de qualquer processo em qualquer tipo de negócio. Todas as empresas que utilizam o Checklist Fácil passam a contar com dados em tempo real dos controles de rotina. E, entre as mais de 150 funcionalidades, as oportunidades de integração se destacam, porque aumentam ainda mais o potencial de análises e apoio à gestão operacional.
Conheça, na sequência, quais são as principais integrações possíveis do Checklist Fácil com outras ferramentas.
Contar com relatórios gerenciais robustos, intuitivos e objetivos é um requisito fundamental para fortalecer a cultura orientada a dados em qualquer empresa. Nesse sentido, o Checklist Fácil (que já possui um módulo de relatórios próprio) pode ser facilmente integrado a outros sistemas muito presentes no mercado:
Conhecido por oferecer recursos avançados de análise, a vantagem desse software é a possibilidade de ser conectado também às demais ferramentas da Microsoft. A integração do Power BI ao Checklist Fácil permite a criação de dashboards personalizados para uma visão ampla, rápida e de fácil interpretação sobre todos digitalizados no sistema.
Essa plataforma fornece mais opções de gráficos e tabelas, e não exige tanto conhecimento técnico para ser utilizada. Da mesma forma que o Power BI, a integração do Tableau ao Checklist Fácil viabiliza análises por meio de painéis de resultados customizados e intuitivos.
O Zapier pode ser comparado a um coringa da automatização, porque é uma ferramenta que permite integrar facilmente outros aplicativos e sistemas sem a necessidade de gerar novos códigos, cumprindo o papel de uma interface. Inspire-se com algumas possibilidades de integração que clientes do Checklist Fácil utilizam (ah, vale dizer que são mais de 1.500 ferramentas que podem ser integradas ao sistema via Zapier):
RD Station
Há clientes que realizam pesquisas de satisfação com o Checklist Fácil. Por meio da integração via Zapier, os dados de cada respondente são imediatamente enviados para o RD Station (sistema de automação de marketing), disparando comunicações automáticas alinhadas ao perfil do respondente.
Plataformas de controle de tarefas
O Checklist Fácil integrado a sistemas como Asana, Pipefy, Trello, entre outras, viabiliza a criação automática de tarefas assim que um checklist é concluído. É uma excelente forma de estabelecer a comunicação eficaz entre as equipes, mantendo a continuidade das ações a partir das checagens realizadas.
Microsoft Teams
Uma vez configurada a integração via Zapier do Checklist Fácil com o Microsoft Teams, o usuário pode programar o envio de mensagens e atualizações importantes condicionadas à conclusão, agendamento ou abertura de um plano de ação no sistema.
Quando integrado às ferramentas do Google, o Checklist Fácil aprimora ainda mais a comunicação e o alinhamento entre equipes ou unidades. Vamos analisar dois casos específicos:
A geolocalização é um recurso capaz de facilitar a gestão de equipes de campo e frotas, principalmente em negócios logísticos ou de serviços. A integração do Checklist Fácil ao Google Maps, portanto, repassa informações como a localização dos profissionais no momento do preenchimento do checklist.
É possível agendar automaticamente eventos ou compromissos no Google Calendar com base em datas ou prazos definidos em checklists digitais. Isso ajuda a manter uma programação organizada e atualizada sobre todas as inspeções programadas.
Os sensores inteligentes são uma tecnologia avançada e emergente no mercado, cada vez mais simples e prática para o uso em diversos segmentos. O Checklist Fácil oferece esse recurso visando a excelência da qualidade das operações, pois viabiliza o monitoramento automático de diversos parâmetros, com disparo de notificações imediatas em casos de não conformidades. Veja exemplos abaixo:
Alimentos e Bebidas
O uso de sensores IoT via Checklist Fácil possibilita 100% de controle sobre a segurança de alimentos a partir do monitoramento de umidade e temperatura (em ambientes ou equipamentos). Também colabora com a redução de perdas e a conformidade total das operações com boas práticas de fabricação e manipulação.
Supermercados e Restaurantes
Com o Checklist Fácil integrado a sensores inteligentes, os estabelecimentos podem controlar a regulação de equipamentos de refrigeração, além de identificar imediatamente qualquer falha no funcionamento de geladeiras. Também é possível otimizar o uso de aparelhos de climatização.
Processos Industriais
A automatização de medições relacionadas ao desempenho de ativos torna viável a manutenção preditiva em máquinas e equipamentos, acabando com imprevistos e com o tempo de parada na produção. Essa tecnologia pode ser utilizada ainda em gestão de frotas terceirizadas e agregadas, com sensores de rastreamento, por exemplo.
Logística e Transporte
Os sensores integrados ao Checklist Fácil solucionam diversos desafios da atividade logística por meio do controle em tempo real por telemetria, gestão precisa do uso de pneus (detectando desgastes ou trocas indevidas), manutenção correta dos veículos e transporte seguro para cargas e motoristas.
A Inteligência Artificial (IA) é um dos assuntos mais comentados na Era 4.0. O relatório Artificial Intelligence Index Report 2023, publicação anual da Universidade de Stanford (situada na Califórnia, nos Estados Unidos), revela um salto no uso desse tipo de tecnologia entre as organizações.
Entre 2017 e 2022, a presença da IA nas empresas mais que dobrou, e chegou ao índice de 60%. O Checklist Digital ajuda sua empresa a levar esse recurso para suas inspeções e auditorias:
Gere checklists em segundos com IA
O Checklist Fácil integrado à Inteligência Artificial reduz consideravelmente o tempo de criação de checklists. A funcionalidade gera formulários completos sobre diversos temas, otimizando o tempo gasto pelas equipes e favorecendo checagens mais precisas.
O Sienge é uma plataforma líder de mercado para digitalizar a gestão em construtoras e incorporadoras. Quando integrada ao Checklist Fácil, é possível unir informações coletadas em inspeções periódicas ao acompanhamento da qualidade e da segurança das obras. Unir o Checklist Fácil ao Sienge amplia as oportunidades de gestão de dados nos canteiros de obras. Algumas funcionalidades podem ser destacadas nesse quesito, como:
Aplicação Offline
A versão do aplicativo viabiliza aplicações offline durante as inspeções, isto é, as atividades manuais podem ser eliminadas também em regiões sem conexão com a internet ou com grande extensão e dificuldade de alcance do sinal de Wi-Fi.
Workflow
Uma obra possui diferentes etapas, e o workflow (ou fluxo de trabalho) faz com que todas elas sejam conectadas em uma visão ampla e sequencial das atividades, melhorando a visão holística sobre tudo que está sendo executado.
Plano de ação
O desperdício de materiais ou a identificação de riscos de acidentes são muito comuns em canteiros de obras. Com o plano de ação, o Checklist Fácil faz com que nenhum desvio ou não conformidade fique sem solução a partir da gestão completa das ações.
Agendamento
O agendamento do Checklist Fácil evita que uma inspeção, auditoria ou checagem deixe de ser feita, programando as atividades e enviando notificações aos responsáveis. Com isso, a gestão garante informações completas no dia a dia.
Conforme falamos anteriormente, o Checklist Fácil possui mais de 150 funcionalidades. Por isso, é o sistema líder na América Latina em padronização e digitalização de processos, ajudando qualquer tipo de empresa a conquistar a eficiência operacional com a organização das atividades, acompanhamento de métricas de desempenho e controle total sobre dados de inspeções, auditorias e checagens.
Entre os recursos que facilitam a credibilidade e o uso da informação em prol de uma gestão digitalizada e ágil, estão:
