Gerar dados é algo comum a qualquer tipo de negócio. Mas, ter insumos não é o suficiente. Para chegar a análises conclusivas a partir deles, há três passos indispensáveis: padronização, centralização e organização.
Sem esse tipo de estrutura, as informações ficam dispersas, o que ocasiona equívocos e é apenas uma questão de tempo até que o volume acumulado fuja do controle.
Para vencer esses obstáculos, o Checklist Fácil apoia empresas na metrificação e gestão de processos com uma gama completa de recursos.
Entre eles, está o Módulo de Catálogos, que permite o cadastro e a gestão de dados operacionais vinculando-os às aplicações. Saiba mais com a leitura deste artigo!
O que é o Módulo de Catálogos do Checklist Fácil?
O Módulo de Catálogos do Checklist Fácil consiste em uma base de registros personalizáveis que funciona como um banco de dados integrado dentro do sistema.
Trata-se de uma solução estratégica e inteligente para empresas que precisam organizar, controlar e reutilizar informações de qualquer tipo de ativo ou recurso.
A partir dessas informações, é possível replicar os itens catalogados em perguntas ou formulários completos, configurando vínculos, favorecendo a padronização e criando relatórios com níveis de detalhamento aprofundados.
O que pode ser cadastrado em Catálogos no sistema?
O recurso de catalogação do Checklist Fácil se adapta a diferentes cenários, e o banco inteligente de registros pode reunir informações sobre:
- Pessoas: colaboradores, terceirizados, fornecedores etc.
- Recursos físicos: equipamentos, ferramentas, veículos, peças e componentes, materiais etc.
- Unidades e ambientes: imóveis, setores, ambientes específicos de uma instalação etc.
- Documentos: certificações, contratos etc.
- Mercadorias: produtos, embalagens, lotes etc
Em resumo, a versatilidade dessa opção do sistema destina-se a recursos físicos, humanos ou documentais, reunindo qualquer tipo de informação essencial à operação.
Quais as vantagens de catalogar informações no Checklist Fácil?
A principal vantagem de catalogar informações no Checklist Fácil está em construir um banco único e padronizado para todos os registros da mesma origem, viabilizando atribuições desses dados em itens de auditorias ou checklists.
Além disso, o recurso reduz retrabalhos e acaba de vez com falhas ocasionadas por preenchimentos manuais ou variações de escrita e digitação.
O resultado isso é que as equipes passam a ter dados conectados, facilidade para rastrear informações e consistência para agilizar auditorias e ações de compliance.
Dessa forma, organizar registros operacionais no software elimina problemas como inconsistência de dados, informações dispersas, controles paralelos em planilhas, erros de digitação, falta de rastreabilidade e dificuldades para transmitir dados cadastrais a outros processos ou departamentos.
Como o Módulo de Catálogos se relaciona a outros recursos do software?
Os catálogos no Checklist Fácil fornecem dados estruturados para alimentar e enriquecer a organização ou aplicações no sistema, tornando-as ainda mais eficientes e precisas.
Os itens catalogados podem ser selecionados nos checklists por meio de códigos correspondentes ou pelo método de seleção, dependendo da escolha configurada pelo usuário.
Os registros podem ser utilizados diretamente em:
- Checklists Inteligentes: em vez de digitar dados manualmente em cada formulário, basta selecionar um ou mais itens de um catálogo para relacioná-lo a um checklist.
- Workflows: os registros cadastrados podem ser aproveitados em etapas de fluxos de trabalho, permitindo automatizar processos e direcionar atividades de forma estruturada.
- Relatórios: a padronização dos dados enriquece os relatórios, possibilitando análises mais completas e comparativos detalhados sobre os itens catalogados.
A integração do Módulo é nativa. Com isso, o usuário não precisa repetir dados manualmente em cada checklist e passa a centralizar os registros estruturados para uso em diversos processos ou unidades.
O Módulo de Catálogos é recomendado para qual tipo de operação?
O Módulo de Catálogos é recomendado a toda empresa que possui a necessidade de padronizar e centralizar registros operacionais em prol de consistência, eficiência e escalabilidade.
Conheça a seguir alguns exemplos de uso:
Manutenção
O recurso permite, por exemplo, o acompanhamento de inspeções, reparos, performance ou manutenções preventivas e preditivas por máquina.
Ao cadastrar os diferentes equipamentos de uma operação, as aplicações realizadas podem ser diretamente atribuídas ao item em foco, possibilitando o rastreamento de ativos, Ordens de Serviço (OS) e outros detalhes importantes para a Gestão de Manutenção.
Saúde e Segurança do Trabalho
O usuário pode catalogar Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e fazer o controle preciso sobre o uso, distribuição, estoque e compra do item.
Também é possível organizar os registros regulatórios importantes, como Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs), Permissões de Trabalho (PT), comprovações de treinamentos, entre outros documentos recorrentes de acordo com o contexto de cada operação.
Transporte e Logística
Com o Módulo de Catálogos, torna-se muito mais fácil cadastrar e monitorar frotas, motoristas, e realizar inspeções de armazenagem e transporte no dia a dia.
O registro de embalagens, tipos de avarias e devoluções são mais alguns exemplos aplicáveis ao uso no segmento de Transporte e Logística.
Tudo depende do que é mais importante e padronizável para controle em cada operação.
Recursos Humanos
Com Catálogos, o RH cadastra colaboradores e prestadores em um banco único e padronizado, vinculando documentos obrigatórios como ASOs, exames periódicos, certificações e treinamentos.
Esses registros podem ser usados diretamente em checklists de integração, auditorias e processos de conformidade, garantindo rastreabilidade individual e redução de falhas de controle.
Gestão de Facilities
A organização de elementos relacionados à Gestão de Facilities, como instalações, imóveis e tipos de serviços (limpeza, vigilância, manutenção etc.) permite um acompanhamento mais próximo e preciso para assegurar os padrões esperados.
Os contratos e outros documentos relevantes nesse tipo de operação também podem ser controlados por meio do Módulo de Catálogos.
Esses cadastros podem ser vinculados a checklists de inspeção predial, PMOC e rotinas de manutenção de facilities, criando rastreabilidade completa.
O setor passa a ter visibilidade sobre responsabilidades, prazos de serviços e conformidade regulatória, reduzindo riscos e desperdícios.
Execução no Varejo
Ao registrar materiais de merchandising, equipes de promotores ou até mesmo ações promocionais periódicas nos catálogos do Checklist Fácil, gestores de Comércio e Varejo podem vincular aplicações e obter um histórico operacional completo para amparar decisões estratégicas nas operações de loja.
Saiba como alguns clientes utilizam o Módulo de Catálogos
Entre os cases de sucesso do Checklist Fácil, desbravamos os exemplos de uso do Módulo de Catálogos para que você entenda, na prática, o potencial desse recurso.
Catálogos para controle de refeições das equipes no Mercado Livre
O Mercado Livre é referência na América Latina, líder no setor de comércio eletrônico e fintech na região, e atende 18 países. Cliente Checklist Fácil desde 2023, a empresa utiliza o Módulo de Catálogos para fazer o controle das refeições dos colaboradores.
A partir de registros para identificar motoristas e veículos, a empresa consegue vincular as opções oferecidas e consumidas pelas equipes.
Organização dos Centros de Distribuição em Catálogos no Assaí Atacadista
Com o controle de mais de 290 lojas via sistema, o Assaí Atacadista é case de sucesso do Checklist Fácil e cliente desde 2020.
A marca varejista conta com mais de 80 mil colaboradores, e organiza itens para aprimorar controles de segurança patrimonial e prevenção de perdas nos Centros de Distribuição.
Com isso, é possível vincular checklists registros relacionados a mercadorias e fornecedores.
Acompanhamento das agências por meio de Catálogos no Tecban
Desenvolvedora de soluções tecnológicas para o ecossistema financeiro e varejistas no Brasil, a Tecban é responsável pela gestão da maior rede de autoatendimento do mundo, o Banco24Horas.
Cliente Checklist Fácil desde 2023, a empresa organiza as agências monitoradas em um catálogo. Assim, é possível vincular as aplicações aos locais vistoriados para acompanhar serviços de manutenção e revitalização.
Comece a organizar os dados da sua operação!
O Módulo de Catálogos é somente um dos mais de 150 recursos do Checklist Fácil, o que faz do sistema a solução mais completa e líder na América Latina para metrificar e gerir processos.
Mais de 2.000 clientes comprovam o aumento da eficiência operacional ao substituírem planilhas e controles manuais por rotinas automatizadas com:
- Checklists Inteligentes;
- Módulos de Workflow;
- Plano de Ação;
- Relatórios;
- Agendamentos;
- Uso offline do aplicativo;
- E muito mais.
Você pode conferir tudo isso na prática conversando com um especialista. Solicite uma demonstração gratuita e entenda como reduzir custos, acabar com não conformidades e aumentar a agilidade da operação com o Checklist Fácil.
