A auditoria de qualidade se baseia nas normas da ISO 9001, visando estabelecer critérios para uma operação de alta performance, além de estimular melhorias contínuas na operação. No entanto, esse processo exige suporte tecnológico para que os resultados sejam confiáveis e transparentes. Assim, é possível replicar estratégias de sucesso e aumentar a credibilidade da empresa diante dos clientes.
A auditoria de qualidade faz parte da rotina dos profissionais de Controle e Gestão da Qualidade nas empresas. O objetivo desse processo é garantir a conformidade com os princípios estabelecidos pelas normas técnicas, em especial a ISO 9001, de modo a corrigir gargalos e encontrar oportunidades de melhoria contínua.
Além de atestar a eficácia dos processos organizacionais, essas auditorias são muito importantes para promover a transparência e aumentar o grau de confiabilidade dos clientes.
Outra vantagem das auditorias é aperfeiçoar os processos internos para obter certificação de qualidade, criando um diferencial em relação aos concorrentes.
Quer entender melhor como funciona? Continue a leitura, conheça os tipos de auditoria de qualidade e veja como realizá-las na sua empresa.
O que é auditoria de qualidade?
Denomina-se auditoria de qualidade o processo de verificar e analisar as operações de uma empresa, seja por profissionais internos ou por órgãos externos. A intenção é atestar que a instituição trabalha de acordo com as legislações vigentes de Gestão da Qualidade e excelência operacional.
Esse tipo de auditoria baseia-se, em grande parte, nos critérios da ISO 9001. Entre eles, destacam-se:
- Definição de parâmetros para atuar em alta performance;
- Incentivo à melhoria contínua das operações;
- Fomento à inovação e uso de novas tecnologias;
- Gestão de Qualidade baseada em valor agregado;
- Liderança humanizada e foco na satisfação do cliente.
Como fazer uma auditoria da qualidade?
Auditorias de qualidade exigem planejamento e análise de dados. Avaliar os indicadores de desempenho é um passo crucial nesse processo, pois permite enxergar com clareza os pontos de ajuste e de melhoria contínua.
A seguir, resumimos as principais etapas de uma auditoria adequada:
1. Planejamento
Trata-se de uma etapa anterior à auditoria em si. É na fase do planejamento que a Gestão de Qualidade analisa o contexto da empresa, define os objetivos da auditoria e delega os responsáveis pela execução.
O ideal é que nesse plano estejam todas as atividades necessárias para a realização da auditoria, especificando em detalhes os departamentos, serviços e produtos que serão auditados pela equipe. Assim, é possível manter o alinhamento e evitar retrabalho.
2. Documentação
O segundo passo é preparar e organizar a documentação necessária para guiar a auditoria. Isso vai depender do tipo de auditoria em questão, mas, normalmente, os documentos envolvem as legislações vigentes naquela área específica.
No caso da auditoria de qualidade, as normas ISO 9000, por exemplo, devem estar claras para todos os membros da equipe.
3. Execução
Essa é a fase da “mão na massa”, o momento em que os dados são coletados nos departamentos específicos para atestar que a empresa está atuando conforme os padrões de qualidade pré-estabelecidos.
Nessa fase, é muito importante que todos os auditores tenham acesso aos checklists de verificação, de modo que nenhum item, produto ou serviço passe despercebido nas inspeções.
Na sequência, as equipes registram os eventuais problemas e não conformidades encontradas para, então, compor a base de dados que vai orientar a resolução desses gaps.
4. Resultados
Nesse momento, a base de dados da auditoria já está robusta o suficiente para que o gestor possa definir ações estratégicas a partir desses indicadores. Na sequência, novas funções são delegadas às equipes, visando corrigir os gargalos e replicar as estratégias que vêm dando certo.
Quais as classificações das auditorias de qualidade?
As auditorias de qualidade podem ocorrer internamente ou por meio de agentes externos à empresa, visando, por exemplo, atestar o controle de qualidade de algum fornecedor. Nesse sentido, o processo se divide em três classificações básicas:
- Auditoria de primeira parte: o processo é gerenciado pela própria empresa, a partir dos critérios pré-definidos em seu planejamento de Controle e Gestão de Qualidade;
- Auditoria de segunda parte: o processo é externo, geralmente realizado em fornecedores para se certificar de que está negociando com um parceiro de credibilidade;
- Auditoria de terceira parte: o processo é externo, feito por órgãos reguladores, já que o objetivo é avaliar se a empresa está cumprindo os requisitos legais para atuação naquele contexto específico.
Por que realizar a auditoria de qualidade?
São vários os motivos para se fazer auditorias de qualidade nas empresas. Além dos aspectos organizacionais – visando a redução de custo, por exemplo – é interessante para a instituição estar “em dia” com as normas de qualidade para receber certificações do mercado. Isso favorece a construção de uma imagem sólida da marca, agregando valor a seus produtos.
Do ponto de vista do cliente, a realização das auditorias também é algo muito positivo, pois demonstra transparência. Assim, os consumidores sentem-se mais seguros, já que as auditorias comprovaram haver uma Gestão de Qualidade efetiva dentro da empresa.
Em relação à eficiência operacional, as auditorias permitem que o gestor se antecipe a problemas que possam afetar o controle de qualidade. Assim, identificando previamente os possíveis gargalos de alguma operação, as equipes conseguem ajustar os processos para evitar prejuízo financeiro e focar em melhorias contínuas.
Como a tecnologia pode apoiar as auditorias?
Hoje em dia, como a automação de processos já se tornou peça-chave na Gestão de Qualidade, é praticamente impossível pensar em auditorias sem considerar o uso de ferramentas tecnológicas para guiar a operação. Afinal, estamos nos referindo a um processo que envolve uma extensa e minuciosa base de dados.
Trabalhar essas informações com rigor e acurácia é primordial para o resultado da auditoria. Caso contrário, alguns gaps podem passar despercebidos e vão acabar comprometendo o processo lá na frente. Por isso, para ganhar agilidade e confiabilidade na auditoria, é importante escolher a ferramenta certa de acordo com a sua operação.
O uso dos checklists digitais para verificação de produtos, serviços e departamentos é um desses recursos que otimizam as auditorias de qualidade. Assim, além de seguir a ordem de prioridade das operações, os colaboradores não correm o risco de esquecer alguma etapa importante do processo.
Mais do que garantir um controle de qualidade efetivo, as equipes poderão aproveitar melhor o tempo operacional e criar um banco de dados rico que vai tornar as próximas auditorias ainda mais práticas e funcionais.
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