Garantir a qualidade das operações, produtos ou serviços é fundamental para qualquer empresa, pois pode fazê-la atingir rapidamente seus objetivos, por exemplo, aumentar suas vendas e credibilidade no mercado. Porém, essa não é uma tarefa simples, mas que pode ser simplificada ao se implementar um sistema da gestão da qualidade.
A implementação de um sistema de gestão da qualidade envolve uma série de etapas que devem ser seguidas à risca para se obter o certificado de SGQ pela ISO 9000. Essa certificação agrega valor a uma empresa, visto que serve como atestado de qualidade internacional de produtos.
Quer saber mais sobre SGQ? Se respondeu sim, continue a leitura deste post. O que é, qual seu objetivo, benefícios e como implementá-lo em seu negócio são alguns dos assuntos abordados. Aproveite!
O que é Sistema de Gestão da Qualidade?
SGQ, ou Sistema de Gestão da Qualidade, é um modelo de administração que tem como foco a criação de parâmetros para a entrega de produtos que atendam às expectativas dos clientes.
Esse sistema trabalha para coordenar práticas que garantam a melhoria contínua dos serviços e produtos oferecidos por uma organização. E isso é realizado por meio da integração de mecanismos que satisfaçam às políticas de qualidade estabelecidas por órgãos fiscalizadores e pela própria empresa.
Sua abordagem engloba todos os aspectos dentro de uma instituição que, direta ou indiretamente, influenciam em sua qualidade: pessoas, processos, tecnologias, parceiros comerciais, entre outros.
Qual o objetivo do Sistema de Gestão da Qualidade?
Um sistema de gestão da qualidade visa organizar os processos de uma empresa para que seus produtos e/ou serviços atendam aos padrões de qualidade esperados. Desta forma, então, pode-se garantir a satisfação do cliente e a competitividade da marca no mercado.
É também seu objetivo conscientizar todas as áreas e os envolvidos sobre os padrões exigidos para que as diretrizes de qualidade façam parte da cultura organizacional, refletindo em seus produtos e/ou serviços.
Um SGQ é uma ferramenta que deve ser aplicada de forma contínua em uma organização para que se adapte às mudanças de mercado e alcance a excelência.
Importância e benefícios do SGQ para as empresas
Se uma empresa não garante a satisfação de seus clientes, dificilmente ela conseguirá se manter no mercado. Assim, é fundamental desenvolver normas e/ou diretrizes para orientar gestores e funcionários sobre como garantir a qualidade em suas operações.
Nesse sentido, a implementação de sistemas de gestão da qualidade, como a ISO 9001, pode ajudar. Além de garantir a qualidade dos seus produtos e a satisfação dos consumidores, ajuda seu negócio a obter a certificação de qualidade.
Por fim, para clarear sua mente, destacamos abaixo os principais benefícios que um SGC pode trazer para o seu negócio:
- Garante a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa;
- Possibilita um melhor controle das etapas dos processos internos;
- Reduz as não conformidades;
- Aumenta a satisfação dos clientes, fazendo com que se tornem leais à marca;
- Diminui as perdas nos processos, reduzindo custos e preservando a saúde financeira da organização;
- Possibilita a melhoria contínua das operações, tornando a organização mais eficiente e produtiva;
- Melhora a reputação da empresa no mercado, fazendo com que se torne uma referência;
- Garante diferencial competitivo.
- Ajuda a melhorar as vendas e, consequentemente, o financeiro da organização.
Como implementar um Sistema de Gestão da Qualidade?
Aqui, estão as fases da implementação de um sistema de gestão da qualidade:
Escolha um método de implementação
Há uma grande quantidade de certificações de qualidade disponíveis no mercado, e cada uma possui características específicas. Sendo assim, o primeiro passo é escolher a que melhor se adequa ao seu negócio, o que pode ser feito com ajuda de uma consultoria especializada.
Avalie a atual gestão de qualidade da instituição
O próximo passo é fazer uma avaliação detalhada das ferramentas/processos/operações que a instituição utiliza atualmente para medir e avaliar a qualidade. Assim, com base nessa análise, será possível identificar a melhor forma de implementar as mudanças necessárias.
Comunique a todos os envolvidos nos processos
É de extrema importância que todos os colaboradores estejam cientes da movimentação para a implementação do SGQ e saibam quais são seus papéis nesse processo. Cronogramas, ferramentas, metas e demais itens envolvidos devem estar claros para todos.
Implemente as diretrizes da norma escolhida
Cada tipo de certificado possui requisitos específicos, então a implementação é feita de acordo com a norma escolhida. Portanto, tenha em mente que o período da implementação serve como aprendizado. Então, é comum que sejam necessários ajustes, mas isso só será perceptível ao se colocar a “mão na massa”.
Faça uma auditoria interna
Após a implementação dos requisitos, e antes de contratar uma empresa auditora, é preciso fazer uma auditoria interna. Isso para verificar o trabalho realizado. Essa etapa serve para identificar (e corrigir) possíveis falhas, de forma a evitar que a auditoria oficial reprove a implementação da certificação/norma.
Contrate uma auditoria de certificação
Por último, é hora de contratar um órgão certificador para realizar a auditoria de certificação, conforme os requisitos da norma. Estando tudo correto, emita o certificado.
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O que é a ISO 9000 e por que buscar a certificação?
A ISO 9000 é uma certificação que atesta o padrão de qualidade da sua empresa com base em uma série de normas técnicas. Ela também define o que é qualidade, mas com foco prático.
A ISO 9001 é a que contém todos os requisitos para a certificação da série 9000. Ela enumera 7 princípios para gestão da qualidade:
1- Foco no cliente
O Sistema de Gestão da Qualidade tem a satisfação do cliente como seu principal objetivo. Isso deve estar claro para todos os envolvidos, em todas as atividades desenvolvidas. A satisfação do cliente deve ser sempre o pilar de uma empresa.
2- Liderança
A liderança da empresa deve ter profundo conhecimento sobre o processo de qualidade e aplicá-lo de forma adequada para seus subordinados.
Portanto, cabe aos líderes manter um ambiente favorável para a implementação e manutenção dos parâmetros internacionais de qualidade e orientar os colaboradores.
3- Engajamento das pessoas
Criar e manter uma equipe engajada é fundamental para a manutenção das boas práticas de trabalho em relação à excelência, uma responsabilidade de profissionais da área de qualidade.
Para isso, é importante que cada funcionário conheça qual é seu papel no processo e entenda sua importância para o alcance dos objetivos definidos. O engajamento do time é um resultado direto de uma liderança eficiente e bem treinada.
4- Abordagem por processos
A abordagem de processos diz respeito à padronização de atividades para a obtenção de um resultado esperado. Para isto, é necessário estabelecer e avaliar processos, certificando-se de que estão sendo seguidos, o que permite compreender se eles funcionam de forma eficiente ou precisam de ajustes.
5- Melhoria contínua
Atingir os parâmetros de qualidade não é o suficiente, uma vez que o mercado está em constante mudança. E isso exige máxima atenção da empresa.
Nesse sentido, é preciso que os processos passem por um sistema de melhoria contínua. Essa prática é o que garante que o certificado SGQ atinja os critérios necessários para que seja renovado continuamente.
6- Tomada de decisões baseada em fatos
Toda decisão feita dentro de um sistema de gestão de qualidade precisa ter como base dados concretos, obtidos a partir de números, pesquisas e análises.
Isso é possível ao se monitorar de forma contínua os processos internos. Essa análise possibilita identificar falhas e traçar planos de ação para corrigi-las.
7- Gestão de relacionamentos
Manter relações harmoniosas e funcionais é outro pilar do SGQ. Esse princípio compreende todas as relações da instituição com agentes que ela interage, entre eles: gestores, colaboradores, fornecedores, parceiros comerciais e clientes.
A comunicação precisa fluir sem ruídos em todas as etapas do sistema de gestão da qualidade para que seu objetivo seja alcançado.
Como estruturar um SGQ de sucesso?
Muitos pensam que estruturar um SGQ eficaz é algo muito complexo, mas o caminho pode ser bem mais simples se a gente organizar por etapas e focar no que realmente faz diferença na prática. Veja as dicas da Karol Leite, Coordenadora de Qualidade na Colinas Engenharia:
“A primeira dica é: comece pela digitalização. Deixe a planilha, o formulário manual e o papel para trás. Isso é essencial porque traz agilidade, padronização e, principalmente, rastreabilidade.
O segundo ponto que eu considero fundamental é o engajamento da equipe. Para isso, é importante comunicar bem o porquê dos processos e mostrar como o controle de qualidade impacta diretamente na rotina de cada um, evitando retrabalho e melhorando os resultados.
Depois disso, vem o treinamento contínuo. É fundamental criar materiais didáticos, treinar os colaboradores novos, e promover reciclagens rápidas, simples e objetivas com a equipe.
Por fim, vem a gestão dos dados: quando o sistema está bem implantado, você começa a gerar muitos dados. O segredo é usar essas informações de forma estratégica: planejar ações corretivas, reavaliar procedimentos, revisar fornecedores, entender o que está funcionando bem e o que pode melhorar.”
Karol Leite – Engenheira Civil e Coordenadora de Qualidade na Colinas Engenharia
Como obter a certificação ISO 9001?
Após a implementação de sistemas de gestão da qualidade ISO 9001, entra-se na fase de certificação. É o momento de comprovar se os produtos/serviços da empresa atendem aos parâmetros internacionais de qualidade.
Para isso, é necessário contratar uma empresa de auditoria para avaliar os requisitos implementados. Os pontos de avaliação são os seguintes:
- Identificar o contexto da organização;
- Identificação das partes interessadas;
- Mapeamento de Processos;
- Definição da Liderança;
- Política da Qualidade;
- Planejamento do Sistema de Gestão;
- Definição dos Recursos para atendimento do planejamento;
- Processos de Operação;
- Verificação do cumprimento dos objetivos;
- Ações corretivas.
Observação: para evitar conflitos de interesse, as auditorias não podem ser realizadas por qualquer pessoa ligada à empresa auditada.
A auditoria acontece em duas etapas:
- O auditor avalia se a empresa atende os requisitos da norma ISO 9001 e propõe possíveis ajustes, caso necessário. Essa etapa pode ser feita pela própria empresa interessada, que pode reunir os documentos e enviar para a certificadora;
- Na segunda, aplicada pela certificadora, os processos e produtos/serviços da empresa são avaliados para atestar sua qualidade. Estando tudo conforme os padrões esperados, o auditor solicita a emissão do certificado, que deve ser entregue à organização auditada em até 40 dias.
A certificação tem validade de 3 anos. Após esse período, é necessário realizar uma nova auditoria para a recertificação, para avaliar os mesmos pontos, bem como as melhorias implementadas desde a primeira emissão do documento.
Por isso, é preciso monitorar os indicadores de qualidade para aproveitar muito bem essa oportunidade.
Implemente e certifique o SGQ com ajuda do Checklist Fácil
Agora que você já sabe o que é um Sistema de Gestão da Qualidade, sua importância e como implementá-lo em sua empresa, descubra como o Checklist Fácil pode tornar essa tarefa mais fácil e ágil.
Essa solução permite elaborar checklists automatizados. A utilização desse recurso é de grande auxílio ao processo de análise da gestão de qualidade de sua empresa e facilita a implantação de um SGQ, principalmente na identificação de não conformidades.
Além disso, os dados coletados ficam armazenados no sistema e podem servir como fonte para futuras auditorias, o que amplia a visão do gestor sobre a evolução dos resultados relacionados à qualidade das operações, produtos e/ou serviços.
Viu como a ferramenta do Checklist Fácil facilita a implementação de um sistema de Gestão de Qualidade? Não perca mais tempo e agende uma demonstração para agilizar esse processo em sua empresa!
