Planejamento e Controle de Manutenção (PCM) é uma área incluída no setor de manutenção, e é, portanto, responsável pelo gerenciamento de todos esses processos nas empresas. Engloba uma série de práticas, que têm como objetivo principal monitorar o desempenho de ativos e garantir que funcionem em condições ótimas.
PCM (Planejamento e Controle de Manutenção) é uma área estratégica responsável por gerenciar todos os fatores envolvidos nos serviços de manutenção de uma empresa. Entre eles, estão: custos, condições em que os equipamentos se encontram e escolha do tipo de ação a ser realizada.
O setor de manutenção é essencial na indústria, afinal, qualquer falha nos aparelhos pode levar à pausa de toda a produção causando, assim, prejuízos e atrasos de entregas.
Por esse motivo, planejar as ações é tão importante quanto executá-las. Para descobrir o que é PCM, como aplicá-lo na prática, suas vantagens e indicadores, siga com a leitura deste artigo até o fim.
O que é PCM?
O Planejamento e Controle da Manutenção, conhecido pela sigla PCM, é um conjunto de processos, técnicas e ferramentas que visam organizar, planejar, programar e controlar todas as atividades relacionadas à manutenção de equipamentos e instalações de uma empresa.
Em sua essência, o PCM busca minimizar falhas, otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a disponibilidade e a confiabilidade dos ativos.
Para isso, o PCM centraliza várias ações e informações de controle e gestão, como custos, controle de equipe, tempo de manutenção, estado dos equipamentos, necessidade de uso de cada um e periodicidade das falhas.
Com essas informações, o supervisor do setor consegue definir melhor suas estratégias, alocando os recursos de forma equilibrada, uma vez que isso influencia diretamente na produtividade.
Como funciona o PCM?
O funcionamento do PCM baseia-se em um ciclo contínuo de atividades interligadas. Ele começa com a identificação das necessidades de manutenção, passando pelo planejamento detalhado das tarefas, a programação da execução dessas tarefas e, por fim, o controle e análise dos resultados.
Em linhas gerais, o processo envolve:
- Identificação de necessidades: recebimento e análise de solicitações de serviço, inspeções preventivas, monitoramento de condições, etc.
- Planejamento: definição do escopo do trabalho, recursos necessários (mão de obra, materiais, ferramentas), procedimentos de segurança e estimativa de tempo.
- Programação: agendamento das ordens de serviço em um cronograma otimizado, considerando prioridades, disponibilidade de recursos e interferências com a produção.
- Execução: realização das tarefas de manutenção conforme planejado e programado.
- Controle e análise: acompanhamento da execução, registro de dados, análise de desempenho, identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.
Para que serve o Planejamento e Controle de Manutenção?
O PCM serve para garantir a usabilidade, a segurança e a confiabilidade dos ativos essenciais para a operação, especialmente na indústria. Ou seja, faz com que os equipamentos funcionem adequadamente.
Ele também é responsável por definir as melhores estratégias para alocar os recursos do setor. Assim, fornece informações para organizar a mão de obra, o tempo e o dinheiro disponíveis, de forma a obter os melhores resultados.
Além disso, o Planejamento e Controle de Manutenção é essencial para a prevenção de acidentes de trabalho, pois reduz a ocorrência de panes e falhas que podem gerar riscos aos colaboradores.
Entre os principais objetivos do PCM, podemos destacar:
- Reduzir as falhas para, assim, promover a total disponibilidade de instalações e maquinários;
- Promover o uso eficiente dos aparelhos;
- Minimizar o desgaste dos equipamentos, ampliando sua vida útil;
- Elevar a produtividade da equipe operacional;
- Conter as perdas devido a paradas na produção;
- Garantir o uso dos itens essenciais para fins de emergência, como os utilizados para combater incêndios;
- Prevenir acidentes de trabalho e doenças ocupacionais;
- Minimizar o custo total de manutenção;
- Melhorar a qualidade dos produtos que chegam ao consumidor final;
- Elevar a confiabilidade e a disponibilidade da infraestrutura como um todo.
O que faz um analista de PCM?
O Analista de PCM é o profissional por trás da gestão eficaz de todas as atividades de manutenção. Sua função vai muito além de simplesmente emitir ordens de serviço, abrangendo diversas responsabilidades que exigem conhecimento técnico, habilidades de gestão e capacidade analítica. Entre as principais, destacam-se:
- Planejamento de manutenção: elaborar planos de manutenção preventiva, preditiva e corretiva, definindo as tarefas, a frequência, os recursos necessários e os procedimentos.
- Criação e gestão de ordens de serviço: abrir, detalhar, priorizar e acompanhar as ordens de serviço, garantindo que todas as informações relevantes estejam presentes.
- Programação da manutenção: alocar as ordens de serviço em um cronograma otimizado, coordenando com as áreas de produção e outras equipes para minimizar o impacto nas operações.
- Gestão de peças e materiais: prever e controlar o estoque de peças de reposição, garantindo que os materiais corretos estejam disponíveis no momento certo.
- Análise de desempenho: coletar e analisar dados de manutenção, gerar relatórios e identificar tendências e oportunidades de melhoria.
- Controle de custos: monitorar os custos associados às atividades de manutenção e buscar maneiras de otimizá-los.
- Gestão de fornecedores: contratar e gerenciar serviços de manutenção externa, quando necessário.
- Segurança: garantir que todos os procedimentos de segurança sejam seguidos durante as atividades de manutenção.
- Melhoria contínua: propor e implementar melhorias nos processos de manutenção buscando aumentar a eficiência.
Para desempenhar essas funções, o analista de PCM precisa ter um bom entendimento dos equipamentos, das técnicas de manutenção e das ferramentas de gestão, além de habilidades de comunicação e organização.
Quais são os benefícios do Planejamento e Controle de Manutenção?
É fato que qualquer empresa, independentemente do segmento, está sempre buscando otimizar sua produção. E mais: reduzir seus custos para, assim, elevar seus lucros.
Logo, o PCM surge como a melhor alternativa para promover a gestão e o controle de manutenção eficientes, aumentando a previsibilidade e, ainda, a disponibilidade das máquinas e equipamentos.
Esse planejamento também é importante para embasar a tomada de decisões, afinal, ele gera dados e insights que podem ajudar a minimizar problemas, bem como direcionar outras ações internas.
Em resumo, os principais benefícios do PCM são:
Otimização de recursos
A redução de despesas nem sempre é algo fácil de atingir quando falamos em manutenção. Afinal, não é possível simplesmente reduzir os recursos sem comprometer a qualidade e o desempenho.
Entretanto, com o PCM, é possível obter dados precisos para destinar melhor os recursos e evitar o consumo excessivo e desperdício de materiais.
Redução das paradas
Uma paralisação inesperada na linha de produção pode gerar diversas consequências, incluindo atrasos na entrega dos produtos e prejuízos financeiros, além de deixar os trabalhadores ociosos.
O Planejamento e Controle de Manutenção evita justamente essas paradas, garantindo que as máquinas estejam sempre em pleno funcionamento.
Aumento da qualidade
Equipamentos parados ou que não funcionam adequadamente podem levar à perda de qualidade no que é produzido. Afinal, alguma etapa pode ficar comprometida, dificultando o atingimento dos padrões estabelecidos.
Logo, o PCM evita que haja essa alteração, pois, independentemente do tipo de manutenção adotada, a intenção é garantir o desempenho de todos os ativos.
Redução de custos
Ao otimizar as atividades de manutenção, o PCM evita paradas não planejadas que geram custos elevados com reparos emergenciais, horas extras e perda de produção.
A manutenção planejada e preditiva, por exemplo, permite identificar e corrigir problemas em estágios iniciais, antes que se tornem falhas mais graves e mais caras de solucionar. Isso se traduz em um uso mais eficiente de peças de reposição e mão de obra.
Aumento da disponibilidade e confiabilidade dos equipamentos
Equipamentos que operam de forma confiável são essenciais para a continuidade dos negócios. O PCM assegura que a manutenção seja realizada de forma proativa, minimizando o tempo de inatividade não programado.
Ao garantir que os ativos estejam sempre em condições ideais de operação, a empresa maximiza seu tempo produtivo e entrega seus produtos ou serviços de forma consistente.
Extensão da vida útil de máquinas
A manutenção adequada, guiada por um plano bem estruturado, prolonga a vida útil dos ativos. Ao realizar manutenções preventivas e preditivas de forma consistente, os componentes são desgastados de maneira mais uniforme e os problemas são corrigidos antes que causem danos irreversíveis.
Melhora na tomada de decisão
O PCM gera dados valiosos sobre o desempenho dos equipamentos, a eficiência das intervenções de manutenção e os custos associados.
Essas informações são importantes para que a gestão tome decisões mais assertivas sobre investimentos em novos equipamentos, priorização de manutenções e otimização de processos, identificando gargalos e oportunidades de melhoria contínua.
Promoção da segurança
Você sabia que o Brasil ocupa a quarta colocação no ranking mundial de acidentes de trabalho? Segundo a Previdência Social, são registrados aproximadamente 700 mil casos no país por ano.
Diversas causas podem levar a essas ocorrências, com destaque para o uso de equipamentos em condições precárias ou desgastadas.
Desta forma, o PCM é uma importante ferramenta para a promoção de segurança no trabalho, uma vez que ajuda a reduzir esses acidentes.
Em quais tipos de manutenção o PCM pode ser aplicado?
Existem três principais tipos de manutenção: corretiva, preventiva e preditiva. A primeira, apesar de mais recorrente, é a menos benéfica para a operação. Já as outras duas são as mais almejadas e, portanto, devem estar presentes no Planejamento e Controle de Manutenção.
De maneira geral, o PCM é o responsável por planejar, programar e controlar a execução da melhor estratégia de manutenção. Por isso, esse profissional deve conhecer os diferentes tipos de manutenção para, então, definir a melhor opção.
Manutenção corretiva
É a manutenção realizada após a ocorrência de uma falha com o objetivo é restaurar o equipamento à sua condição operacional o mais rápido possível. Embora seja reativa, o PCM é essencial para garantir que os reparos sejam feitos de forma eficiente e segura, minimizando o tempo de parada.
Manutenção preventiva
Busca reduzir a probabilidade de falhas através de inspeções e intervenções regulares, realizadas em intervalos de tempo predeterminados ou de acordo com parâmetros de uso. O PCM é fundamental para definir os cronogramas, as tarefas a serem executadas e os recursos necessários para a manutenção preventiva.
Manutenção preditiva
Baseia-se no monitoramento contínuo das condições dos equipamentos para prever quando uma falha poderá ocorrer, para isso, pode usar técnicas como análise de vibração, termografia e análise de óleo. O PCM utiliza as informações geradas por essas análises para planejar as intervenções de forma mais assertiva, intervindo apenas quando necessário, antes que a falha ocorra.
Os 3 pontos-chave para o sucesso do PCM
Você entendeu os benefícios do Planejamento e Controle de Manutenção e em quais situações ele pode ser aplicado. Porém, quais são os fatores que influenciam no seu bom funcionamento? São os seguintes:
- Processos: é essencial estar sempre atento aos processos, avaliar se existem otimizações a serem feitas para manter o padrão de qualidade na manutenção e, consequentemente, produção.
- Pessoas: os profissionais estão presentes em todas as esferas da indústria, desde a execução ao gerenciamento. Portanto, para que o PCM funcione, é preciso mantê-los sempre engajados e motivados. Caso contrário, inevitavelmente terá reflexos no desempenho;
- Ativos: todo o planejamento deve estar voltado aos ativos da empresa. Desta forma, é preciso conhecer os equipamentos e, a partir disso, planejar melhor os recursos que serão utilizados.
Juntos, esses pontos fazem com que a tarefa desempenhada pelo PCM seja efetiva.
Passo a passo do PCM: como fazer o Planejamento e Controle da Manutenção na prática?
Agora que você possui todas as informações sobre o Planejamento e Controle de Manutenção, é hora de entender como aplicá-lo na sua empresa.
O ciclo de vida do PCM é um processo contínuo que se desdobra em diversas fases interligadas, cada uma com suas particularidades e objetivos. Não existe um passo a passo único, uma vez que cada organização tem seus próprios procedimentos. Entretanto, há algumas etapas que podem ser seguidas em qualquer situação.
Confira:
1. Planejamento estratégico
Esta é a fase de visão macro, onde se definem os objetivos gerais da manutenção alinhados com os objetivos da empresa. Nesse momento, é preciso definir metas relacionadas à manutenção, além de identificar quais equipamentos são mais importantes para a operação e merecem maior atenção e investimento em manutenção.
Para isso, é preciso ter um registro completo e detalhado de todos os equipamentos e instalações que necessitam de manutenção. Classifique-os por criticidade, tipo, fabricante, modelo, etc.
Com base na criticidade e no histórico, defina as abordagens mais adequadas (preventiva, preditiva, corretiva) e estime a necessidade de mão de obra, materiais, ferramentas e orçamento.
2. Planejamento tático
Nesta fase, o plano estratégico é detalhado em ações concretas para um período específico, como mensal ou trimestral.
O ponto principal é a criação de um cronograma de atividades preventivas e preditivas (e, se possível, estimar a demanda de manutenções corretivas com base em dados históricos). Então, distribua a mão de obra e outros recursos entre as diferentes tarefas.
Ao estabelecer prazos e responsáveis no cronograma, você garante a execução correta das atividades e a efetividade do PCM.
3. Programação
A programação é a fase de transformar o planejamento em ações agendadas, definindo “quem faz o quê e quando”. Isso inclui:
- Criação de ordens de serviço: detalhar as tarefas, procedimentos, materiais e ferramentas para cada intervenção.
- Agendamento das OS: definir datas e horários específicos para a execução das tarefas, considerando a disponibilidade dos equipamentos e da equipe.
- Coordenação com a produção: alinhar os horários de manutenção com as áreas operacionais para minimizar interferências.
4. Execução
Esta é a fase onde o trabalho de fato acontece e equipe de manutenção realiza as intervenções planejadas e programadas.
Para cada atividade de manutenção, detalhe os passos a serem seguidos, os procedimentos de segurança e as ferramentas necessárias. Procedimentos operacionais padrão (POPs) bem definidos são essenciais nesse momento.
Além da execução dos serviços de manutenção conforme as ordens de serviço e POPs, os responsáveis devem coletar e registrar de todos os dados relevantes de maneira detalhada, como tempo gasto, peças utilizadas e observações técnicas.
5. Controle e análise
O controle é o que garante a melhoria contínua. Nesta fase, os resultados são comparados com o planejado e analisados por meio de:
- Monitoramento dos KPIs: acompanhamento regular dos indicadores de desempenho (falaremos mais sobre no próximo tópico);
- Análise de desempenho: investigar as causas de desvios e gargalos;
- Avaliação de custos: comparar os custos planejados com os custos reais;
- Geração de relatórios: produzir relatórios que apresentem o desempenho da manutenção e as recomendações de melhoria.
6. Melhoria contínua
Para manter um ciclo de melhoria contínua, utilize as informações coletadas para aprimorar todas as fases anteriores. Ajuste os planos, rotinas e procedimentos com base nas lições aprendidas, busque novas formas de aumentar a eficiência e reduzir custos e, por fim, mantenha o banco de dados de equipamentos e manutenções sempre atualizado.
Como medir a eficácia do PCM? Conheça os principais KPIs
Para garantir que o PCM está realmente entregando os resultados esperados, é fundamental monitorar e analisar indicadores de desempenho de manutenção.
Essas métricas fornecem uma visão clara da saúde da manutenção e apontam onde os esforços de melhoria devem ser concentrados. Confira os principais:
- MTBF: o Mean Time Between Failures, ou Tempo Médio Entre Falhas, mede o tempo médio que um equipamento opera de forma confiável entre uma falha e a próxima, indicando a frequência com que um equipamento falha. Um MTBF alto indica alta confiabilidade do equipamento e, por consequência, um bom desempenho do plano de manutenção. Ajuda a identificar equipamentos problemáticos que podem precisar de intervenções mais significativas ou substituição.
- MTTR: o Mean Time to Repair, ou Tempo Médio de Reparo, mede o tempo médio necessário para reparar um equipamento após a ocorrência de uma falha, abrangendo desde o momento em que a falha é detectada até o momento em que o equipamento volta a operar normalmente. Um MTTR elevado pode indicar deficiências no processo de diagnóstico, na disponibilidade de peças de reposição, na qualificação da equipe técnica ou na complexidade dos reparos.
- Disponibilidade: indica o percentual de tempo em que um equipamento ou sistema está apto a realizar sua função esperada, em comparação com o tempo total em que deveria estar operando. A alta disponibilidade é um dos objetivos principais do PCM, demonstrando a efetividade das estratégias de manutenção em manter os ativos operacionais e prontos para atender às demandas produtivas.
- Backlog: representa o volume de trabalho de manutenção que ainda não foi executado, ou seja, o acúmulo de ordens de serviço pendentes. Ele pode ser medido em horas de trabalho, número de OS, ou valor financeiro. Geralmente, é a soma das horas estimadas para todas as ordens de serviço abertas e ainda não concluídas. O objetivo é manter um backlog equilibrado, com um volume controlado de trabalho a ser realizado.
Como impulsionar a eficiência do PCM?
A busca pela excelência em Planejamento e Controle da Manutenção é um processo contínuo. Para ir além do básico e realmente impulsionar a eficiência do seu PCM, considere as seguintes dicas práticas:
Desenvolva sua equipe
O sucesso do PCM depende diretamente da qualificação dos profissionais envolvidos. Invista em treinamento contínuo para a equipe de manutenção, cobrindo não apenas aspectos técnicos, mas também habilidades em planejamento, uso de novas tecnologias e interpretação de dados. Além disso, incentive a troca de conhecimento e a melhoria contínua.
Aprimore a manutenção preditiva
A manutenção preditiva, que utiliza tecnologias como análise de vibração, termografia e análise de óleo, é uma das chaves para a máxima eficiência. Ao antecipar falhas, você evita paradas inesperadas, otimiza o cronograma de manutenção e reduz custos com peças e mão de obra.
Mantenha um histórico detalhado
Cada intervenção de manutenção deve ser registrada com o máximo de detalhes possível: o que foi feito, por quem, quando, quais peças foram utilizadas e quais foram os resultados. Esse histórico é essencial para análises futuras, identificação de padrões de falha e otimização dos planos de manutenção.
Analise a causa raiz de falhas recorrentes
Quando uma falha se repete, não basta apenas consertar: é preciso investigar a fundo a causa raiz para implementar ações corretivas que evitem futuras ocorrências. A Análise de Causa Raiz é um método que pode transformar problemas recorrentes em oportunidades de aprendizado e melhoria de processos.
Cuide dos níveis de estoque
Um estoque de peças bem gerenciado é essencial para garantir a disponibilidade das máquinas. Ele deve equilibrar a necessidade de ter peças críticas disponíveis para minimizar o tempo de inatividade com o custo de manter um estoque excessivo. Utilize dados históricos e previsões para otimizar os níveis de estoque.
Crie POPs
Documente os procedimentos para as tarefas de manutenção mais comuns, criando os chamados POPs, que são os Procedimentos Operacionais Padrão. Isso garante consistência na execução, facilita o treinamento de novos membros da equipe e minimiza erros.
Invista em tecnologia
Utilize ferramentas que automatizam o agendamento, o controle de ordens de serviço, o gerenciamento de estoque de peças, o histórico de manutenções e a geração de relatórios. A tecnologia certa facilita a coleta e análise de dados, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
O Checklist Fácil é uma dessas soluções, sendo essencial para a gestão de manutenção. Líder de mercado na América Latina, o sistema possui mais de 150 recursos para otimizar e padronizar inspeções e rotinas do PCM:
- Crie checklists e processos padronizados para garantir a consistência das inspeções e execuções.
- Envie notificações, agende inspeções e certifique-se de que todas as ações de manutenção sejam executadas de acordo com o planejado.
- Controle ordens de serviço, inspecione ativos e programe manutenções preventivas e preditivas para reduzir custos, mantendo o desempenho ideal dos equipamentos.
- Integre Sensores IoT para obter insights precisos sobre padrões de comportamento dos ativos com medições automatizadas para antecipar e tratar falhas.
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