Automatize fluxos de trabalho para cadenciar as etapas de rotina na sua operação e garantir a ordem correta das execuções.
Preencha o formulário abaixo para saber mais sobre a funcionalidade e o sistema:
Centralize tudo em um só lugar criando fluxos de trabalho.
Vincule checklists a diferentes etapas de execução e visualize um resumo com todas elas no seu ambiente do sistema
Gerencie atividades de forma integrada, garantindo rastreabilidade, organização e controle total sobre sua operação.
Reúna etapas da operação atribuídas a diferentes equipes e relacionadas a um mesmo processo para facilitar a gestão
Exporte documentos em diferentes formatos (como PDF ou Excel) com os registros de todas as etapas de um processo
Estruture fluxos operacionais de forma organizada e padronizada, garantindo rastreabilidade e maior eficiência na execução. Automatize processos, reduza erros e tenha mais segurança na operação com processos ágeis e bem estruturados.
Crie fluxos
Defina uma sequência de execução para os processos dentro do sistema, atribuindo checklists correspondentes a cada etapa.
Indique responsáveis, áreas ou unidade
Estabeleça quem deverá cumprir cada etapa e em qual departamento, unidade ou momento ela deverá ser executada.
Monitore a execução e resultados
Acompanhe o andamento dos processos em um painel de resumo e analise os dados coletados nos fluxos em relatórios gerenciais completos.
Alcance um novo nível de automação e controle dos processos, garantindo flexibilidade, rastreabilidade e execução precisa. Personalize fluxos, defina regras estratégicas e assegure conformidade em cada etapa, reduzindo falhas e aumentando a eficiência operacional.
Controle Avançado de Etapas
Evite falhas e retrabalho definindo regras para bloquear a progressão de etapas até que todas as condições sejam atendidas. Garanta conformidade e precisão em cada fase do processo.
Configure prazos e intervalos
Defina prazos estratégicos para a execução das etapas e controle os intervalos entre atividades. Assegure previsibilidade e mantenha o fluxo operacional dentro dos SLAs definidos.
Automação e integração simplificada
Inicie workflows automaticamente por meio de links externos, sem necessidade de autenticação. Facilite a participação de equipes externas e agilize a colaboração nos processos.
Veja o que a sua empresa tem a ganhar com Workflows:
Restrinja a liberação de atividades de acordo com a conclusão de etapas anteriores.
Nós fazemos mais de 200 mil auditorias com checklists no ano e utilizamos em mais de 1.600 lojas. O farmacêutico não perde mais tempo imprimindo, fazendo a mão, e a gente já consegue online ir anexando documentos no arquivo.”
Coordenadora de Assuntos Regulatórios Farmacêuticos da Pague Menos
Já são 1.200 processos digitalizados, mais de 30 mil checklists aplicados e 1.280 usuários ativos. Conseguimos automatizar muitos processos que utilizavam papéis e planilhas, gerando maior produtividade para os times.”
Gestão de Projetos e Data Science da Saint-Gobain
Antes, pra uma informação chegar até o gestor, diretor de contrato, sobre informações de segurança do trabalho, às vezes, levava mais de uma semana. Aqui, em tempo real, nós conseguimos gerar essa informação.
Gerente de Sustentabilidade – Elastri Engenharia
Estes são alguns dos 150 recursos que tornam o Checklist Fácil um sistema líder em digitalização de processos na América Latina:
Plano de ação
Documente tratativas e monitore execuções até o momento da conclusão para acabar com não conformidades.
Checklists inteligentes
Digitalize auditorias, inspeções e qualquer outra checagem com formulários customizados.
Integração com Sensores IoT
Automatize medições e ações imediatas para corrigir não conformidades com máxima agilidade.
Inteligência Artificial
Crie formulários completos em segundos com todos os itens necessários para suas avaliações.
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Controle seus processos com 6 checklists prontos para usar
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Um workflow engloba uma sequência de processos que deverão ser executados em uma ordem determinada. Ele garante a consistência e eficiência das atividades, colaboradores, ferramentas e informações por meio de regras e predefinições.
Se você está sempre em busca de formas para otimizar sua gestão, já deve ter ouvido falar do termo workflow. Mas você já sabe como aplicá-lo no seu dia a dia? O termo, que significa literalmente fluxo de trabalho, é uma ótima maneira de automatizar processos na empresa.
Afinal, na prática, workflow nada mais é que um conjunto pré-determinado de regras que estabelecem uma hierarquia entre documentos, informações, tarefas e colaboradores envolvidos em uma determinada rotina.
Essa organização eleva a eficiência operacional ao máximo e garante não só a qualidade, bem como a melhoria contínua do trabalho.
Vamos te explicar tudo o que você precisa saber sobre workflow para aplicá-lo no seu dia a dia, bem como quais são as vantagens, as melhores ferramentas e muito mais! Acompanhe nosso guia:
Workflow — ou fluxo de trabalho, traduzido do inglês — é um método de organização de etapas ou atividades de um trabalho, em uma sequência lógica, para atingir um objetivo de forma eficiente.
Em outras palavras, um workflow reflete as sequências e etapas em que ações, tarefas, documentos e informações são passadas adiante. Isso é válido entre pessoas, áreas e organizações que se envolvem no processo de uma atividade.
Assim, as empresas utilizam um conjunto de tecnologias e ferramentas que permitem que as tarefas de rotina sejam coordenadas com fluidez e eficiência.
O workflow automatiza sequências de atividades, reduz o tempo gasto em projetos e auxilia na busca de possíveis erros e gargalos. Consequentemente, surge um aumento na produtividade geral das equipes.
LEIA MAIS | 9 passos para implementar a automatização de processos na sua empresa
Existem três grandes categorias em que um workflow pode se enquadrar: sequencial, baseado em eventos e orientado por regras.
O workflow sequencial é o mais simples dos três. Ele organiza tarefas de forma linear, seguindo uma linha reta (literal e figurativa), que indica que os processos sempre devem seguir adiante.
Dessa forma, as pendências afetam apenas a próxima parte do workflow. Ou seja, esse tipo de fluxo jamais regride a uma etapa ou ciclo anterior, porque cada tarefa se liga à próxima de modo encadeado, uma vez que a primeira já foi concluída.
Esse fluxo permite que as pendências afetem etapas e processos anteriores, o que levanta a necessidade de retornar a alguma etapa do ciclo.
Nesse sentido, os processos não são designados como uma série de tarefas encadeadas, mas sim como eventos distintos que permitem interações mais complexas e elaboradas.
Esse tipo de workflow é muito semelhante ao sequencial. A diferença é que as condições que regem o workflow são mais complexas. Assim, partir de uma tarefa para outra implica em regras similares às que são vistas em linguagens de programação, como “no caso de X ➔ Y”, “depois de A ➔ B”, “➔ se não, C”. Ou seja, as ações são baseadas em alternativas.
Completar uma atividade nesse cenário nem sempre significa que o conjunto de tarefas seguintes será alcançado (como ocorre em workflows sequenciais), nem que será possível retornar a alguma etapa.
Há ainda outro conceito relacionado a workflow muito importante para a gestão de empresas, sobretudo as que atuam diretamente com o consumidor. Trata-se do workflow de aprovação.
Esse tipo de workflow é excelente para processos mais burocráticos, que passam por um fluxo de aprovação para que sejam concluídos. Assim, rotinas que envolvem o preenchimento de formulários, coleta de assinaturas e liberação de pedidos, por exemplo, são beneficiadas pelo workflow de aprovação.
Nesse sentido, o workflow de aprovação serve para automatizar esses processos de aprovação, o que agrega em agilidade e assertividade nessas operações. Inclusive, ele pode ser usado no controle de aprovação de atendimento, isto é, em solicitações de Service Desk.
Assim, ele entra em cena quando o cliente, interno ou externo, realiza uma solicitação para resolver um problema relacionado ao seu produto ou serviço.
É ele que torna o processo de atendimento ao consumidor mais fluido, desde o cadastramento até sua aprovação e, posteriormente, sua finalização. Tudo isso de forma digital, documentada e segura.
Outro aspecto interessante do workflow de aprovação é que podem ser adotados repositórios de informação para etapas do workflow. Dessa maneira, é possível gerar bases de conhecimento para todo o time.
Entre os vários objetivos do workflow, os dois principais são:
Isso fica muito claro na integração entre colaboradores, que às vezes “caem de paraquedas” em um setor, sem ter clareza do que havia sido feito anteriormente. Com um fluxo bem definido, é possível captar o que precisa ser feito, de que forma, para quem e o que entregar depois de finalizar uma certa tarefa.
Quando uma empresa adota o recurso de workflow, significa que ela está buscando reduzir problemas relacionados à gestão de processos, não conformidades e, consequentemente, planos de ação. Isso porque, através dele, a organização pode ter mais clareza, padronização e prontidão. Além disso, os workflows também visam:
Em teoria, toda vez que você executa a mesma sequência de tarefas, obtém o resultado planejado. Isso porque ela funciona com etapas específicas, com os recursos necessários para realizá-las – como sua equipe ou maquinário – e interagem entre si.
Embora os modelos possam ser diferentes de empresa para empresa, os componentes são os mesmos em cada método. A primeira forma de identificá-los é a partir de características informais ou formais.
Cada etapa de um workflow também pode ser descrita por três parâmetros: entrada, execução e saída.
Quatro componentes principais constituem a maior parte das atividades dentro dos fluxos. Ao modelar cada fluxo, ele deve ser formado por: atores, atividades, resultados e status.
Documentar o workflow também é fundamental para gerentes de projeto, profissionais e líderes. Ele oferece um roteiro para o futuro, aumenta a qualidade, transparência e permite a análise de dados dentro do ciclo de vida dos projetos.
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Como abordamos, o workflow visa o controle e organização de tarefas de rotina na sua empresa. Ele deve ser feito de forma sistemática, simples e automatizada. Essa fórmula traz diversos benefícios para a gestão da sua operação. Por exemplo:
O ruído na comunicação é um dos problemas mais comuns em rotinas de trabalho. Ou seja, muitas vezes não existe um direcionamento do que deve ser feito com uma informação específica ou para quem ela deve ser repassada.
Essa questão é minimizada de forma imediata com a implementação do workflow, já que ele conduz processos de ponta a ponta.
Com transparência sobre a responsabilidade de cada integrante da sua equipe, o desencontro de informações se torna muito ocasional. Portanto, ele facilita o andamento de projetos e melhora a eficiência operacional.
Cada workflow é mais facilmente cumprido quando há clareza no processo. Logo, as equipes aumentam o seu foco nas atividades e etapas que precisam executar, o que aumenta a produtividade geral dos setores.
No desenvolvimento de um workflow, é necessário especificar o que deve ser feito, por quem e em qual momento. Isso gera uma integração maior entre as pessoas que participam do processo, bem como favorece o andamento de tarefas. O resultado? Maior colaboração.
Dessa forma, a rotina de trabalho fica organizada de modo encadeado (ou seja, a finalização de uma tarefa culmina no início de outra). Assim, evitando que haja impedimentos que tornam uma atividade improdutiva.
Com todas as funcionalidades e determinações citadas acima, os fluxos diminuem a possibilidade de falhas. Além disso, permite a fácil identificação de tarefas desnecessárias e pontos de melhoria. Desse modo, todos os processos passam a ser mais assertivos e inteligentes.
É possível otimizar e facilitar qualquer trabalho em equipe por meio de um workflow, garantindo interações e verificações relevantes para responsabilidades previamente estabelecidas. A rotina se torna mais eficiente e organizada, o que aumenta a sinergia entre profissionais e traz resultados duradouros para o time.
Com uma ferramenta adequada, que une o workflow à gestão de processos (Business Process Management – BPM), esse benefício se torna ainda mais claro. Afinal, o BPM proporciona a integração entre equipes.
O recurso que estamos analisando trata sobre fluidez, e isso reflete na maneira que ele deve ser aplicado. Um dos grandes benefícios do workflow é que ele pode (e deve) ser adaptado a todo momento. Ou seja, de tempos em tempos, é essencial revisitar os processos e avaliar o quanto eles estão alinhados com as necessidades da sua organização para adaptá-los de acordo.
Já que as etapas das atividades são desenvolvidas conforme as demandas da empresa, elas precisam gerar valor ao serviço, produto e/ou cliente. Por isso, há liberdade para modificar qualquer etapa, repensar o fluxo como um todo e melhorar os resultados atingidos.
Responsabilidades e prazos de conclusão para cada tarefa simplificam a gestão de processos, incluindo a definição de entregas e o que precisa ser feito em seguida, de modo encadeado.
Nesse sentido, uma visão performática torna mais simples a identificação de gargalos em cada etapa do fluxo de atividades. Dessa forma, a empresa tem oportunidades para otimizar aspectos do serviço ou produto ao cliente, o que melhora a sua experiência e satisfação – e isso impacta diretamente a imagem da organização.
Uma das principais vantagens, a redução de custos também é uma consequência de outras reduções. Afinal, é natural que a performance dos custos tenha melhorias ao diminuir desperdícios, tarefas improdutivas, falhas de comunicação, retrabalhos e semelhantes.
Lembre-se que: gastos nem sempre se referem a atividades que envolvam especificamente o dinheiro, mas também ao valor que existe no tempo e no trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Por último e não menos importante, a união entre workflow e um software adequado para gerenciá-lo favorece a escalabilidade do negócio por conta da padronização de processos.
É importante lembrar que ter atividades padronizadas significa ter atividades replicáveis no futuro.
A diminuição de controles manuais favorece a otimização do tempo e o foco em atividades estratégicas, que melhoram o desempenho e garantem vantagem competitiva no mercado por atender às demandas dos clientes de forma pontual.
Entre as vantagens citadas acima, foi estabelecido que é possível potencializar a sua acessibilidade e comunicação interna. Tudo isso por meio de uma ferramenta que une as funcionalidades de workflow com BPM (Business Process Management).
No entanto, dúvidas podem surgir sobre quais são as diferenças entre esses recursos e como eles se relacionam. Por isso, vamos melhor entender como eles funcionam?
O workflow está focado no desenho da trajetória percorrida pelas atividades organizacionais. Já o BPM é fortemente vinculado à gestão de processos de um negócio. Ele possui um conceito mais amplo e trata de planejar, monitorar e analisar a visão sistêmica de uma organização.
Na prática, a união desses dois fatores resulta na eliminação de atividades manuais, planilhas e documentos físicos. Assim, os próprios setores têm mais autonomia para automatizar e designar suas tarefas.
O workflow deve tornar o seu trabalho mais fácil. Por isso, é importante não complicar o seu desenvolvimento e seguir um conjunto de etapas para identificar, desenhar, documentar e então diagramar os seus workflows.
Confira um passo a passo simples sobre como criar workflows:
A primeira etapa é verificar quais atividades se beneficiariam da codificação em fluxos. É importante reunir informações sobre tarefas específicas de rotina e quais são os objetivos dos funcionários.
Além disso, estude como as pendências costumam ser organizadas e quanto tempo é necessário para concluir pequenos e grandes projetos.
Também é válido e recomendável pedir feedbacks sobre trabalhos difíceis ou caóticos, possíveis gargalos e objetivos mal definidos ou ambíguos.
Depois de identificar o que deve ser feito, é hora de documentar esse workflow. Nessa etapa, todos os processos são mapeados e descritos em detalhes para que possam ser discutidos e aprimorados. Ou seja, todas as informações coletadas previamente devem ser incluídas. A lapidação desse mapeamento deve ser feita com toda a equipe, que pode fornecer um ponto de vista único sobre a execução das suas tarefas.
Uma vez que todas as pessoas envolvidas entram em consenso, você pode contar com um software dedicado para finalizar o seu rascunho. A versão digital deve incluir a documentação completa dos processos e tudo aquilo que for necessário para facilitar as suas instruções para quem for utilizar o workflow.
O último passo é completar o diagrama do fluxo antes de comunicar e distribuir a sua versão final (e preferencialmente digital) para os membros da equipe e gestores.
Antes de compartilhar esse fluxo, no entanto, é imprescindível que haja um teste com um pequeno grupo. Assim, você deve analisar resultados e resolver qualquer problema de baixo impacto.
Uma vez que o workflow esteja implementado, é um processo simples otimizar os resultados. Fica mais fácil visualizar onde o desperdício pode ser eliminado e onde novas ações, mais eficientes, podem ser criadas.
Agora vamos conhecer os 5 passos para criar um fluxo ainda mais otimizado. Esta sequência de etapas pode funcionar para qualquer segmento de mercado, mas será ainda mais efetiva na indústria. É nesse setor que conseguirá monitorar suas atividades com a análise de relatórios, implementando melhorias com foco na eficiência operacional.
Identificar a área que possui tarefas repetitivas deve ser a primeira etapa quando uma empresa considera a criação de um fluxo de trabalho.
Para identificar o problema, é essencial ter um conhecimento profundo do negócio. A melhor maneira seria fazer uma representação visual da sua cadência de atividades atual, com a ajuda de diagramas, e entender melhor o que pode ser otimizado, visando identificar as tarefas repetitivas.
Agora, você pode criar um fluxo ideal, que aprimora o já existente e simplifica o processo executado pelos colaboradores. Esta é a etapa mais importante que precisa ser realizada antes de qualquer outra.
Você pode considerar os benefícios em termos de tempo economizado e também de custos como o resultado principal dessa análise de tarefas. Isso ajudará na apresentação de um plano claro para apoiar a automação desses processos.
Depois de identificar o problema, a próxima etapa será definir seus objetivos de negócios usando o workflow.
Claro que iremos olhar para o modelo atual como referência. Mas seu objetivo pode estar relacionado a melhorar o rendimento ou reduzir o tempo de ciclo em um único processo ou otimizar recursos para tarefas mais produtivas.
Você pode querer que sua força de trabalho lide com menos entrada de dados e se concentre mais em percepções e otimização de processos.
Pode ser qualquer coisa, mas você precisa ser capaz de justificar como seus objetivos de negócios serão alcançados pela automação e como você os medirá.
O próximo passo seria decidir sobre os meios para o fim. Ou seja, pergunte-se: como desejamos atingir os objetivos de negócios? Para chegar a uma solução, sua próxima etapa prioritária será selecionar o software de automação de workflow certo.
Com base nas metas que você definiu na etapa anterior, selecione uma ferramenta que forneça os objetivos almejados e, ainda assim, seja simples, amigável e facilmente adaptável pelos usuários.
Escolha o software certo para ter uma visão clara das etapas e deixar sempre alinhado o que cada colaborador precisa executar. É importante entender, entre as opções disponíveis, qual terá o ajuste ideal para sua organização.
Cada vez mais empresas estão migrando para a opção de checklist online, que oferece uma enorme flexibilidade e reduz custos. Essa é a solução ideal para acompanhar uma atividade que flui de um estágio para outro. Afinal, utilizando o módulo de Workflows, você cria a ordem correta de aplicação dos checklists, evitando que algum procedimento saia da sequência de ações esperada.
A próxima etapa seria treinar sua equipe para usar o novo software. Qualquer nova mudança trazida pela gestão sempre encontra resistência, pois é vista como algo fora do padrão usado até então.
Portanto, é preciso envolver os usuários finais desde o primeiro passo e incluí-los nas discussões para que se tornem parte integrante do processo. Isso define os usuários finais como responsáveis e traz as melhores práticas como elementos importantes no dia a dia de trabalho.
Fornecer um caminho de transição claro, saindo do processo manual para o novo sistema automatizado começa com um treinamento adequado. Esta ação vai ajudá-los a tornar essa transição bem-sucedida.
Depois de concluir as etapas acima, você estará pronto e funcionando em seu novo sistema de workflow automatizado.
Seus usuários certamente vão fornecer feedback sobre o processo com base em seu uso. Então, você está pronto para dar o passo final que seria medir os indicadores de desempenho e melhorar seu workflow .
O monitoramento e a medição contínua de seu workflow automatizado ajudarão a identificar gargalos e sugerir melhorias. E mais: a avaliação contínua ajudará sua equipe a se tornar mais eficiente.
Lembrando que um software de workflow, que funciona de forma multifuncional, como o caso das soluções de checklist digital, tornará mais fácil para você identificar os resultados e tarefas repetitivas, bem como e automatizá-las.
Como vimos, é muito difícil implementar workflow sem o auxílio de tecnologia. Afinal, ela é a responsável pela automação de fluxos de trabalho – tão importantes para mitigar problemas operacionais e o compartilhamento complexo e burocrático de fluxos.
Por meio de um software, as informações do processo ficam centralizadas em um só lugar. O monitoramento de atividades das equipes se torna muito mais eficaz, o que gera resultados melhores.
Existem muitas ferramentas digitais que podem te auxiliar nessa tarefa, mas para escolher a plataforma ideal para a sua gestão de processos, é importante considerar as seguintes questões:
As tecnologias de apoio para workflows nada mais são do que meios que asseguram a troca e passagem de informações entre pessoas e setores, com uma ferramenta de checklists digitais. Implementar um fluxo de trabalho apoiado em tecnologia beneficia todo o ecossistema da sua empresa: os setores, os clientes e os resultados.
Assim, a nossa recomendação é o Checklist Fácil, líder na América Latina no desenvolvimento de soluções para checklists online, que padronizam processos e potencializam atividades essenciais.
A plataforma possui Módulos de Workflow, com indicadores e relatórios completos que podem revolucionar a eficiência operacional dos seus projetos.
Quer saber como gerar excelentes resultados com workflows através do nosso software? Não perca mais tempo e conheça já o Checklist Fácil! Solicite uma demonstração e confira todas as funcionalidades do Checklist Fácil para diversos segmentos e áreas de atuação.
