Mais controle sobre equipes e serviços

Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?

GRUPO GOMASA

O Grupo Gomasa possui 22 estações de serviço e 15 lojas no México. Os gestores precisavam acompanhar remotamente as atividades realizadas nessas unidades.

As verificações sobre atendimento, organização e qualidade dos serviços eram registradas em planilhas. Depois, as equipes produziam os relatórios manualmente no PowerPoint.

Esse processo permitia alterações nas informações e não garantia que as fotos tivessem sido produzidas durante a atividade. Erros de formatação também podiam comprometer o conteúdo dos relatórios.

A empresa precisava comprovar a execução das rotinas, manter a qualidade do atendimento e controlar os equipamentos de tecnologia utilizados nas unidades.

SERVSUL

Com mais de 50 anos de atuação, a Servsul presta serviços de Facilities para empresas dos segmentos Farmacêutico, Industrial, Alimentício, Condominial e de Saúde.

A empresa administra diversos contratos, visitas e serviços. Por isso, precisa manter um grande volume de registros sobre controle de acesso, limpeza, conservação, zeladoria, Manutenção, jardinagem, recepção e suporte administrativo.

Sem informações padronizadas, a empresa enfrentava dificuldades para manter a rastreabilidade das visitas e apresentar aos clientes evidências completas dos serviços executados.

TRIA CONSULTORIA

A Tria Consultoria possui mais de 60 profissionais em campo e acompanha aproximadamente 400 pontos de atendimento em todo o Brasil.

Antes do Checklist Fácil, a empresa utilizou outro software com recursos mais simples. A solução não atendia à necessidade de organizar indicadores para diferentes clientes e personalizar os formulários.

A equipe precisava distribuir pesos entre os itens, analisar o grau de criticidade, filtrar informações, anexar evidências e fornecer orientações detalhadas aos clientes.

Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?

GRUPO GOMASA

• Monitoramento das rotinas por câmeras
• Verificação do uso de uniformes
• Avaliação dos procedimentos de atendimento
• Controle da presença dos vigilantes
• Supervisão da limpeza e da organização
• Visitas realizadas pelos diretores
• Atividades de Manutenção
• Inventário dos equipamentos de tecnologia
• Controle de trocas e reparos dos equipamentos

SERVSUL

• Visitas técnicas aos clientes
• Gestão das agendas operacionais
• Registro das ocorrências nos contratos
• Evidências da prestação de serviços de limpeza
• Auditorias internas ISO 9001
• Auditorias internas ISO 14001
• Controle dos treinamentos
• Verificação da documentação
• Avaliação da limpeza e da organização dos ambientes
• Pesquisas de Satisfação

TRIA CONSULTORIA

• Consultorias de segurança dos alimentos
• Auditorias nos clientes
• Gestão da produção e das vendas
• Avaliações de rotulagem
• Treinamentos
• Homologação de fornecedores
• Visitas técnicas
• Relatórios de atendimento
• Registro das oportunidades de melhoria
• Elaboração de Planos de Ação com os clientes

Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?

GRUPO GOMASA

A Cerca Digital limita as aplicações ao perímetro correto e comprova que cada formulário foi respondido na unidade planejada.

O Catálogo organiza o inventário dos equipamentos de tecnologia. A equipe consegue acompanhar números de série, trocas, manutenções e o histórico dos itens.

A Inclusão de Mídias reúne evidências sobre uniformes, atendimento e organização das unidades. A configuração dos tipos de usuários direciona as atividades para as pessoas responsáveis.

SERVSUL

Os Agendamentos organizam os checklists conforme as visitas programadas para cada contrato. O recurso também notifica as pessoas responsáveis e permite acompanhar o status das aplicações.

O Bloqueio de Galeria exige que as fotos sejam produzidas durante a visita. Dessa forma, a empresa garante mais credibilidade às evidências.

A Pesquisa de Satisfação permite avaliar os serviços e registrar a participação nos treinamentos sem exigir que as pessoas respondentes tenham cadastro no software.

A Geolocalização comprova a realização das visitas e aumenta a rastreabilidade das atividades.

TRIA CONSULTORIA

Os Checklists Inteligentes permitem distribuir pesos entre as respostas, aplicar penalidades e personalizar os formulários conforme as exigências legais e o perfil de cada cliente.

A Inclusão de Mídias comprova as não conformidades encontradas durante as visitas.

Os Relatórios apresentam a criticidade dos itens e facilitam a orientação dos clientes. Os painéis também proporcionam uma visão estratégica das operações acompanhadas.

A Geolocalização e o registro das horas dedicadas ajudam a detalhar os serviços prestados em cada atendimento.

Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?

As empresas do segmento de Serviços já aplicaram mais de 11,3 milhões de checklists e otimizaram mais de 170 mil horas de trabalho ao ano.

A digitalização também proporcionou uma economia total de R$ 21 milhões, evitou 45,3 milhões de impressões e poupou mais de 2,8 milhões de litros de água.

Com a redução do consumo de papel, mais de 1.000 toneladas de dióxido de carbono equivalente (CO₂e) deixaram de ser emitidas.

GRUPO GOMASA

Os registros passaram a incluir datas, horários e fotos produzidas durante as verificações. Isso aumentou a credibilidade das informações e reduziu o risco de alterações ou erros.

Os relatórios de Manutenção Programada, que levavam pelo menos uma hora para serem produzidos, passaram a ser concluídos em aproximadamente um minuto ou durante a própria atividade.

A empresa também conquistou mais controle sobre as rotinas das 22 estações de serviço, das 15 lojas e dos equipamentos de tecnologia.

SERVSUL

A Servsul passou a manter registros confiáveis e disponíveis a qualquer momento.

A Geolocalização e as evidências produzidas durante as visitas permitem comprovar os serviços realizados nos contratos.

A comunicação tornou-se mais rápida e transparente. Os gestores conseguem apresentar aos clientes todo o contexto das ocorrências, incluindo data, localização e registros fotográficos.

TRIA CONSULTORIA

A digitalização trouxe mais agilidade e transparência para os atendimentos realizados nos aproximadamente 400 pontos acompanhados.

Os relatórios detalhados facilitam a compreensão dos itens avaliados e a apresentação das orientações aos clientes.

As evidências também aumentaram a segurança dos profissionais que assumem a responsabilidade técnica pelos serviços.

Os indicadores permitem acompanhar a evolução das operações e aumentam a credibilidade das entregas realizadas pela Tria em todo o Brasil.