KIT COMPLETO

Kit Estratégico para Plano de Ação

Acesse ferramentas práticas para acabar com não conformidades, corrigir falhas e otimizar sua operação com eficiência.

O que você encontrará neste kit?

Modelos editáveis

Planilha para Ciclo PDCA
Planilha para Diagrama de Ishikawa
Planilha para 5W2H

Ebooks

Tudo para começar um plano de ação
Como criar e gerir planos de ação com o Checklist Fácil

O que é importante saber sobre o plano de ação?

O plano de ação é a formalização das atividades esperadas para atingir um determinado objetivo ou resolver um problema. Entre os tópicos que não podem faltar na criação desse documento, estão:

“O quê?”, ou seja, qual será a ação a ser tomada;
“Por quê?”, com a descrição sobre o que motivou a iniciativa;
“Onde?”, indicando o local ou departamento em que a tarefa será executada;
“Quem?”, definindo a(s) pessoa(s) envolvidas na demanda;

“Quando?”, estabelecendo os prazos para execução;
“Como?”, descrevendo o modo pelo qual a resolução será garantida;
“Quanto?”, relacionando as metas de alcance esperadas;
“Responsável?”, especificando quem supervisionará as atividades.

A seguir, você vai entender pontos essenciais sobre como colocar tudo isso em prática.

Como fazer a gestão de plano de ação?

A melhor técnica para gerir um plano de ação é definir um processo para tal finalidade. Partindo do pressuposto de que todos os itens necessários para a criação deste documento (aqueles citados no tópico anterior) foram propostos, o acompanhamento torna-se mais fácil.

Assim, a equipe estará ciente do que precisa ser realizado desde que haja objetivos bem traçados, alinhamentos durante as etapas de realização e uma boa visão sobre o resultado que se espera alcançar.

Quais os benefícios em aplicar planos de ação na operação?

Podemos listar diversos ganhos para operações com controles efetivos sobre a gestão de planos de ação. Entre eles, estão:

Prevenção de problemas

Uma estratégia que considera ações corretivas ou bem planejadas para chegar a um determinado objetivo permite a avaliação das atividades passo a passo. Dessa maneira, é possível identificar oportunidades de otimização antes que um imprevisto ocorra ou se agrave.

Otimização de tempo

A implementação de ações planejadas favorece a comunicação e a organização entre os profissionais envolvidos. Com isso, não há perda de tempo com atividades duplicadas ou desnecessárias.

Comunicação eficaz

O planejamento de ações centraliza informações essenciais para que as equipes possam se guiar de maneira conjunta em prol de metas comuns.

Gestão da estratégia

O monitoramento de planos de ação tem um grande potencial de elevar a performance de uma operação e de ajustar a condução das tarefas de acordo com a visão estratégica do negócio.

Controle de qualidade

Adotar planos de ação facilita a correção ou o ajuste de processos com a finalidade de promover a qualidade de produtos e serviços.

Redução de custos

As iniciativas planejadas com precisão viabilizam mudanças operacionais no tempo certo e otimizam recursos.

Em quais setores o plano de ação é indispensável?

O plano de ação é uma ferramenta versátil e aplicável a qualquer setor de diversos tipos de negócio. Podemos pensar em alguns exemplos práticos, como a mudança de determinado processo dentro de uma empresa. Neste caso, o plano de ação poderia ser um treinamento consistente para adaptação da equipe.

Outra situação comum é quando gestores identificam que a meta a ser alcançada está longe de ser atingida. Isso pode motivar a criação de um plano de ação para propor diretrizes a fim de redirecionar a operação.

Também há casos em que as ações planejadas são totalmente focadas em correção. Por exemplo: durante a aplicação de um checklist de controle de qualidade em uma indústria de alimentos e bebidas, detecta-se que uma máquina está apresentando a metade da performance esperada. Um plano de ação, portanto, deve ser seguido, englobando etapas como: avaliação, manutenção, regulagem e monitoramento.

Quais os modelos de plano de ação?

Existem diferentes opções de modelos de planos de ação que podem ser seguidos. O ideal é que cada operação entenda o que se encaixa melhor à sua realidade. A seguir, saiba um pouco mais sobre os principais (você vai encontrá-los no kit!).

Modelo 5W2H

O modelo 5W2H recebe esse nome porque resume as iniciais das perguntas que direcionam a criação de um planejamento de acordo com essa metodologia. São as seguintes:

What (O quê): qual ação será realizada?
Why (Por quê): por que essa ação é necessária?
Where (Onde): onde a ação será executada?
When (Quando): quando a ação será realizada?
Who (Quem): quem será responsável pela execução?

How (Como): como a ação será realizada?
How much (Quanto): quanto custará a implementação da ação?

Baixe o kit e acesse a planilha customizável para comprovar como esse modelo funciona na prática.

Modelo PDCA

O modelo PDCA também é conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart. Trata-se de uma metodologia de gestão focada em melhoria contínua, com base em quatro etapas:

Plan (Planejar): identificar o problema e planejar objetivos, metas, ações, prazos, recursos e responsáveis;
Do (Fazer): implementar as ações planejadas;
Check (Verificar): avaliar os resultados e comparar com os objetivos;
Act (Agir): agir com base nos resultados, ajustando o plano conforme necessário.

Este padrão de planejamento também está no nosso kit em uma planilha customizável para você testar na sua operação. Aproveite também as outras planilhas e os ebooks para se tornar um expert no assunto!