checklists aplicados
mais agilidade para relatórios
dos erros corrigidos
de trabalho otimizadas ao ano
de CO2 não emitidas
SOBRE A GUIMA CONSECO
A empresa está no mercado desde 1988 e atende mais de 2.300 clientes em todo o Brasil. É referência nacional em full facilities management, mantendo um laboratório de controle de qualidade e um centro de distribuição próprios para assegurar o padrão de excelência dos produtos utilizados e serviços prestados.
Segmento
Serviços
Nº DE COLABORADORES
+ de 14.000
Cliente Checklist Fácil desde 2020
Aplicações
Recursos
Quando a Guima Conseco identificou a oportunidade de evoluir ainda mais a rastreabilidade e a gestão dos seus processos, o objetivo era claro: sustentar o crescimento da operação com mais agilidade, padronização e visão estratégica.
Parte da formalização dos serviços ainda seguia um fluxo manual: ordens de serviço eram preenchidas à mão, digitalizadas e enviadas por e-mail aos clientes. Um modelo que atendia à operação, mas que já não acompanhava o ritmo de expansão da empresa.
Com o crescimento das demandas e a ampliação dos contratos, tornou-se estratégico modernizar alguns procedimentos operacionais. Foi nesse contexto que o Checklist Fácil entrou como parceiro tecnológico.
Com a digitalização dos processos, a Guima passou a contar com registros padronizados, históricos organizados em tempo real e acesso rápido às informações. O que antes demandava etapas manuais e retrabalho passou a ser centralizado em uma gestão simples, integrada e orientada por dados.
Além de otimizar o tempo das equipes em campo, a solução aprimorou e ampliou a visibilidade estratégica da operação. Hoje, a empresa consegue acompanhar indicadores com maior precisão, mensurar volume de relatórios por contrato e estruturar metas com base em dados.
Mais do que substituir o papel pelo digital, o projeto com o Checklist Fácil fortaleceu a governança operacional e preparou a Guima para continuar crescendo com controle, eficiência e rastreabilidade.
Antes do Checklist Fácil, nossos relatórios de área e de visita eram manuscritos. Inclusive, tínhamos modelos distintos. Se precisássemos de um relatório um tempo depois, tínhamos que buscá-lo fisicamente em arquivos, e nem sempre encontrávamos.
Gerente Operacional
Criação e execução de ordens de serviço:
os documentos, antes físicos, agora são gerados diretamente no sistema, facilitando o registro e acompanhamento das tarefas como limpeza, manutenção de fachada e jardinagem.
Coleta de evidências fotográficas
a equipe pode tirar fotos durante a execução do serviço, anexando-as diretamente ao checklist para comprovar o trabalho realizado.
Envio de relatórios e documentos aos clientes:
após a finalização do serviço, os relatórios são enviados automaticamente por e-mail ao cliente e as informações disponibilizadas em PDFs, proporcionando agilidade e formalidade.
Arquivo e resgate de documentos históricos:
a digitalização permite o armazenamento centralizado de todos os checklists e relatórios, possibilitando a busca rápida e eficiente por documentos de anos atrás.
Centralização da documentação:
fotos, assinaturas do cliente e informações da unidade são agora compiladas em um único documento, eliminando a dispersão de múltiplos arquivos.
Acompanhamento da fiscalização e vistoria dos supervisores:
o sistema permite monitorar quando o supervisor esteve no local, por quanto tempo, o que foi feito, as interações com o cliente e o status das pendências.
Padronização e evolução dos checklists:
os checklists são adaptados aos serviços oferecidos (limpeza, fachada e jardinagem), e as perguntas evoluem com o tempo, incluindo requisitos como fotos obrigatórias.
Registro de fichas de EPI:
em todas as frentes da operação, a comprovação da entrega de EPIs – um requisito crucial para a segurança e conformidade –passou a ser realizada com fotos e armazenada digitalmente no sistema.
Nós começamos o checklist com a descrição do serviço, e na hora de finalizar coletamos as assinaturas do cliente, os dados e assinaturas da equipe, e eu compartilho com o cliente. Facilitou bastante o nosso trabalho!
Supervisor da Limpeza de Fachada
A base das operações são os checklists digitais e customizáveis, que permitem o acompanhamento preciso das tarefas realizadas em cada unidade.
A inclusão de fotos e anexos é um dos recursos mais valorizados, apoiando a comprovação visual dos serviços. Para agilizar o processo, o sistema oferece a geração automática de relatórios em PDF, facilitando o envio e a formalização da documentação.
Em complemento a isso, a possibilidade de inclusão deáudio, que permite aos supervisores relatar detalhes complexos ou situações específicas de forma rápida e eficaz, assegurando que essas informações sejam registradas no relatório.
A Assinatura Digital é outro componente importante, possibilitando a coleta direta da assinatura do cliente no próprio checklist e garantindo a formalização imediata do serviço.
O uso do aplicativo em modo offlineé outra opção do sistema que favorece o acesso por parte das equipes para aplicações nos locais dos serviços prestados.
Seguramente, economizamos 80% do tempo nas visitas, porque o relatório manuscrito dependia de um rascunho inicial e, depois, passar para outro documento oficial. Hoje, conseguimos saber de que maneira o serviço está sendo prestado, o tempo que levou e o tempo de permanência na vistoria.
Gerente Operacional
A implementação do Checklist Fácil trouxe uma transformação significativa para a gestão da Guima Conseco, resultando em ganhos em diversas frentes. A empresa experimentou uma redução do tempo operacional, com o processo de documentação e envio de relatórios sendo otimizado em cerca de 80%, eliminando a necessidade de deslocamentos para a sede.
O tempo de preenchimento de um relatório em campo foi reduzido pela metade, agora com maior detalhamento. Essa eficiência contribuiu para um aprimoramento da qualidade e profissionalismo dos serviços, com a geração de documentos mais elaborados, contendo logotipos, fotos e assinaturas, que transmitem uma imagem mais formal e padronizada.
Houve também a centralização e facilidade de acesso à informação, pois todos os documentos são agora armazenados em um único sistema, agilizando buscas para auditorias e emissão de notas fiscais.
O sistema possibilitou a geração de indicadores e melhoria contínua, algo inviável com métodos manuais, permitindo acompanhar o desempenho e oferecer evidências da execução dos serviços.
A Guima Conseco obteve avanços em segurança e conformidade regulatória. A digitalização da comprovação de entrega de EPIs, com registro fotográfico, preveniu penalidades e promoveu segurança jurídica à operação.
Quer ser a próxima história de sucesso? Converse com um especialista em eficiência operacional e descubra como o Checklist Fácil vai transformar a gestão e os resultados da sua empresa.
ATENDIMENTO COMERCIAL
