Guima Conseco
Ganho de 80% de agilidade nas operações
Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?
Quando a Guima Conseco identificou a oportunidade de evoluir ainda mais a rastreabilidade e a gestão dos seus processos, o objetivo era claro: sustentar o crescimento da operação com mais agilidade, padronização e visão estratégica.
Parte da formalização dos serviços ainda seguia um fluxo manual: ordens de serviço eram preenchidas à mão, digitalizadas e enviadas por e-mail aos clientes. Um modelo que atendia à operação, mas que já não acompanhava o ritmo de expansão da empresa.
Com o crescimento das demandas e a ampliação dos contratos, tornou-se estratégico modernizar alguns procedimentos operacionais. Foi nesse contexto que o Checklist Fácil entrou como parceiro tecnológico.
Com a digitalização dos processos, a Guima passou a contar com registros padronizados, históricos organizados em tempo real e acesso rápido às informações. O que antes demandava etapas manuais e retrabalho passou a ser centralizado em uma gestão simples, integrada e orientada por dados.
Além de otimizar o tempo das equipes em campo, a solução ampliou a visibilidade estratégica da operação. Hoje, a empresa acompanha indicadores com maior precisão, mensura o volume de relatórios por contrato e estrutura metas com base em dados.
Mais do que substituir o papel pelo digital, o projeto com o Checklist Fácil fortaleceu a governança operacional e preparou a Guima para continuar crescendo com controle, eficiência e rastreabilidade.
Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?
Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?
O uso do aplicativo em modo offline favorece o acesso das equipes nos locais onde os serviços são prestados.
Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?
A implementação do Checklist Fácil trouxe uma transformação significativa para a gestão da Guima Conseco, com ganhos em diversas frentes.
80%
de otimização na documentação e no envio de relatórios, sem deslocamentos até a sede
50%
menos tempo no preenchimento de um relatório em campo, com mais detalhamento
Mais profissionalismo
A eficiência aprimorou a qualidade dos serviços, com documentos mais elaborados, contendo logotipos, fotos e assinaturas, que transmitem uma imagem mais formal e padronizada.
Informação centralizada
Todos os documentos ficam armazenados em um único software, o que agiliza buscas para auditorias e emissão de notas fiscais.
Indicadores e melhoria contínua
O sistema possibilitou a geração de indicadores, algo inviável com métodos manuais, permitindo acompanhar o desempenho e oferecer evidências da execução dos serviços.
Segurança e conformidade
A digitalização da comprovação de entrega de EPIs, com registro fotográfico, preveniu penalidades e trouxe segurança jurídica à operação.
Guima Conseco
Como o Checklist Fácil ajudou a melhorar os resultados
Criação e execução de ordens de serviço:
Os documentos, antes físicos, agora são gerados diretamente no sistema, facilitando o registro e acompanhamento das tarefas como limpeza, manutenção de fachada e jardinagem.
Coleta de evidências fotográficas
A equipe pode tirar fotos durante a execução do serviço, anexando-as diretamente ao checklist para comprovar o trabalho realizado.
Envio de relatórios e documentos aos clientes
Após a finalização do serviço, os relatórios são enviados automaticamente por e-mail ao cliente e as informações disponibilizadas em PDFs, proporcionando agilidade e formalidade.
Arquivo e resgate de documentos históricos
A digitalização permite o armazenamento centralizado de todos os checklists e relatórios, possibilitando a busca rápida e eficiente por documentos de anos atrás.
Centralização da documentação
Fotos, assinaturas do cliente e informações da unidade são agora compiladas em um único documento, eliminando a dispersão de múltiplos arquivos.
Acompanhamento da fiscalização e vistoria dos supervisores
O sistema permite monitorar quando o supervisor esteve no local, por quanto tempo, o que foi feito, as interações com o cliente e o status das pendências.
Padronização e evolução dos checklists
Os checklists são adaptados aos serviços oferecidos (limpeza, fachada e jardinagem), e as perguntas evoluem com o tempo, incluindo requisitos como fotos obrigatórias.
Registro de fichas de EPI
Em todas as frentes da operação, a comprovação da entrega de EPIs – um requisito crucial para a segurança e conformidade –passou a ser realizada com fotos e armazenada digitalmente no sistema.
Checklist Fácil
Depoimentos de quem usa no dia a dia
Antes do Checklist Fácil, nossos relatórios de área e de visita eram manuscritos. Inclusive, tínhamos modelos distintos. Se precisássemos de um relatório um tempo depois, tínhamos que buscá-lo fisicamente em arquivos, e nem sempre encontrávamos.
Nós começamos o checklist com a descrição do serviço, e na hora de finalizar coletamos as assinaturas do cliente, os dados e assinaturas da equipe, e eu compartilho com o cliente. Facilitou bastante o nosso trabalho!
Seguramente, economizamos 80% do tempo nas visitas, porque o relatório manuscrito dependia de um rascunho inicial e, depois, passar para outro documento oficial. Hoje, conseguimos saber de que maneira o serviço está sendo prestado, o tempo que levou e o tempo de permanência na vistoria.
Cases
Conheça outros cases de sucesso
Conheça histórias de empresas que transformaram suas operações com o Checklist Fácil. Veja como diferentes negócios digitalizaram processos, aumentaram a produtividade, reduziram falhas e conquistaram mais controle sobre suas rotinas.
