checklists aplicados em um ano
tipos de checklists no sistema
filiais gerenciadas à distância
de redução de gastos com impressão
horas de trabalho economizadas em um ano
máquinas fotográficas eliminadas
Sobre o Grupo Kuo
O Grupo Kuo é um conglomerado industrial mexicano presente em mais de 70 países, como Espanha, Estados Unidos, Bélgica e China. Com mais de 24 mil colaboradores, o Grupo conta com uma rede de 500 lojas nos setores alimentício, químico e automotivo.
Segmento
Indústria
Nº DE COLABORADORES
24 mil
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicações
Recursos
Os negócios do Grupo Kuo são muito dispersos fisicamente. Logo, contam com equipes numerosas em campo, que, antes, precisavam carregar laptops, notebooks ou uma série de folhas impressas para fazer suas atividades — fosse de supervisão ou operacional.
Após a coleta de informações, era necessário transmitir tudo por mensagem ou e-mail, o que requeria acesso à internet. Alguns colaboradores, inclusive, precisavam ir ao escritório apenas para isso. Portanto, a empresa disponibilizava uma grande quantidade de computadores que ficavam desocupados no restante do tempo.
Outro desafio recaía sobre os custos com impressão: a empresa não possuía impressoras próprias, sendo necessário pagar por esse serviço.
Temos um serviço de impressão que se paga de acordo com o volume consumido. A cada ano, esse volume crescia e, portanto, o valor que pagávamos pelas impressões físicas também. Além disso, em muitos locais, era comum encontrar pastas com todos esses registros, como um inventário físico. Eles arquivaram, por exemplo, o inventário de fevereiro de cinco anos atrás e assim mantinham.
Tecnologia de Informação no Grupo Kuo
O modelo de negócios do grupo é baseado no foco constante na geração de valor em todas as suas dimensões: econômica, social e ambiental. Dessa forma, a visão sustentável dos processos, com rentabilidade e responsabilidade, é de extrema importância.
Nesse contexto, uma solução para digitalizar os processos era o melhor caminho.
Atualmente, o dia a dia da operação nas centenas de filiais espalhadas pelo mundo é reportado no Checklist Fácil. Com isso, os supervisores e gestores dos pontos de venda não precisam ir às lojas para conferir se existem desvios a nível de imagem, horário, gestão de verbas e em matéria de qualidade.
Não sabíamos se as revisões de imagem, peça e qualidade eram feitas de fato. Hoje, é garantido que cerca de 100% dessas fiscalizações são realizadas. Antes, manualmente, não tinha como saber. Agora, quando documentamos um evento, fazemos através do Checklist Fácil e, com isso, eliminamos um problema que tínhamos com as câmeras. Isso porque era preciso dar acesso às portas USB das unidades de memória, o que gerou grandes eventos de vírus, cuja origem foi um pendrive. Logo, esse avanço nos ajudou muito a promover uma política de cibersegurança.
Tecnologia de Informação no Grupo Kuo
O Checklist Fácil facilitou, também, o controle sobre o pessoal, pois o sistema permite saber exatamente a hora em que cada profissional começa a trabalhar. Atualmente, os supervisores do Grupo Kuo aplicam no sistema o questionário de abertura e de fechamento em todas as lojas.
Com esses checklists, fazem a avaliação de vários itens e colocam no final os dados de venda e qualidade. Além disso, fazem o agendamento para os auditores, que realizam a verificação.
Não sabíamos se o supervisor ia ao lugar ou fazia da casa dele o relato do evento. Hoje, com a geolocalização, ele tem que ir ao lugar e fica registrado a que horas ele esteve lá, quantos lugares visitou no dia e quando terminou a última visita. Isso otimiza a gestão da equipe de campo como um todo.
Tecnologia de Informação no Grupo Kuo
Outro ponto de melhoria gerado pelo Checklist Fácil diz respeito ao uso de papel, que reduziu substancialmente. Com isso, o gasto da empresa com impressão caiu 35%.
Com a possibilidade de aplicar os checklists pelo celular, muitos colaboradores puderam deixar de ir ao escritório somente para baixar relatórios. Isso eliminou um volume grande de câmeras fotográficas, computadores e servidores pouco usados.
Além dos expressivos ganhos numéricos, o Checklist Fácil impactou positivamente toda a rotina do grupo: apenas em 2023, foram 319 mil checklists aplicados, trazendo maior confiabilidade nas fiscalizações e um processo de coleta nas lojas mais eficiente.
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