O que é auditoria de conformidade e qual a importância de realizar nas empresas?

A auditoria de conformidade é um processo sistemático de avaliação utilizado para verificar se uma organização, atividade ou processo atende a requisitos legais, regulamentares, contratuais ou internos. Por meio da análise de documentos, registros e outras evidências, os auditores identificam conformidades, não conformidades e situações que precisam de atenção.

Esse tipo de auditoria pode ser aplicado em diferentes setores, como indústria, logística, saúde, meio ambiente e gestão da qualidade. Seu objetivo é fornecer informações confiáveis sobre o cumprimento dos critérios estabelecidos para determinada atividade.

A auditoria de conformidade é uma das modalidades apresentadas no nosso guia sobre tipos de auditoria e pode contribuir para a gestão de riscos e a melhoria dos processos organizacionais.

Neste artigo, você vai entender o que é auditoria de conformidade, para que serve, quais são seus principais objetivos e como organizar essa avaliação na sua empresa.

O que é auditoria de conformidade?

Auditoria de conformidade é a avaliação do atendimento a requisitos previamente definidos para uma organização, processo ou atividade. Esses requisitos podem estar relacionados a leis, regulamentações, normas técnicas, políticas internas e obrigações contratuais.

Durante a auditoria, os profissionais responsáveis coletam e analisam evidências para verificar se os critérios estabelecidos estão sendo cumpridos.

Por exemplo, uma indústria pode realizar uma auditoria para avaliar se seus procedimentos de produção atendem às exigências regulamentares e às especificações internas.

Já uma empresa de logística pode verificar o cumprimento de requisitos relacionados ao armazenamento, à movimentação de cargas e à documentação operacional.

As avaliações podem envolver entrevistas com colaboradores, análise de documentos, observação das atividades e verificação de registros.

Quando são identificadas não conformidades, a organização precisa avaliar as consequências e estabelecer as medidas adequadas para tratar as ocorrências.

É importante destacar que uma auditoria não garante, por si só, a conformidade de todos os processos. Suas conclusões dependem dos critérios, do escopo e das evidências avaliadas.

O que é conformidade dentro de uma empresa?

Conformidade é a condição em que determinado requisito estabelecido é atendido.

No ambiente empresarial, esses requisitos podem ter diferentes origens e aplicações.

Entre os exemplos estão:

• Legislação e obrigações trabalhistas;
• Regulamentações ambientais aplicáveis;
• Normas e procedimentos contábeis;
• Requisitos de saúde e segurança do trabalho;
• Políticas e procedimentos internos;
• Especificações técnicas de produtos e serviços;
• Obrigações contratuais assumidas com clientes e fornecedores.

Para gerenciar a conformidade, a empresa precisa identificar quais requisitos são aplicáveis às suas atividades e estabelecer processos adequados para atendê-los.

A realização de auditorias contribui para verificar se esses requisitos estão sendo cumpridos, mas a manutenção da conformidade depende da gestão contínua das operações.

Qual é o objetivo da auditoria de conformidade?

O principal objetivo da auditoria de conformidade é avaliar o atendimento aos requisitos estabelecidos e identificar eventuais desvios.

Seus resultados oferecem informações que podem apoiar a tomada de decisões e o aperfeiçoamento dos controles organizacionais.

Entre os objetivos mais comuns estão:

• Verificar o cumprimento de requisitos: avaliar se os processos atendem aos critérios aplicáveis;
• Identificar não conformidades: reconhecer situações em que requisitos não foram cumpridos;
• Apoiar a gestão de riscos: fornecer informações sobre condições que podem comprometer os objetivos da organização;
• Avaliar procedimentos: verificar se as atividades são realizadas conforme os padrões definidos;
• Fortalecer os controles internos: identificar oportunidades para aperfeiçoar verificações e registros;
• Contribuir para a melhoria contínua: utilizar os resultados das auditorias para orientar mudanças nos processos.

Quando uma ocorrência exige tratamento, a empresa pode estruturar um plano de ação com responsáveis, prazos e atividades necessárias.

Entretanto, a definição e a implementação das medidas são responsabilidades dos profissionais designados pela organização.

BAIXE GRATUITAMENTE | Modelo de Procedimento Operacional Padrão (POP)

Para que serve a auditoria de conformidade?

A auditoria de conformidade serve para verificar se as atividades são realizadas de acordo com os requisitos estabelecidos para determinado processo ou área.

Sua aplicação pode ajudar empresas a identificar falhas em procedimentos, registros inconsistentes e situações que exigem medidas de correção.

Por exemplo, durante uma auditoria de conformidade em uma indústria alimentícia, os responsáveis podem avaliar se determinados procedimentos de produção e armazenamento seguem os requisitos aplicáveis.

Se for identificado que um registro obrigatório não está sendo realizado, o auditor poderá documentar a ocorrência e indicar o requisito não atendido.

Com essas informações, a organização poderá avaliar o problema e definir o tratamento adequado.

Esse processo também contribui para a melhoria contínua, permitindo que os resultados das avaliações sejam utilizados para aperfeiçoar procedimentos e controles.

Como fazer uma auditoria de conformidade?

A realização de uma auditoria de conformidade exige planejamento, definição de critérios e coleta de evidências adequadas.

Embora os procedimentos possam variar conforme a atividade, a avaliação pode ser organizada em cinco etapas.

1. Defina o escopo e os critérios da auditoria

O primeiro passo é estabelecer quais processos, unidades ou atividades serão avaliados.

Também é necessário identificar os requisitos utilizados como referência, como leis, regulamentações, contratos, políticas internas ou normas técnicas.

Por exemplo, uma empresa pode realizar uma auditoria focada nos procedimentos de recebimento de materiais para verificar o cumprimento de especificações contratuais e critérios de qualidade.

Essa definição ajuda a orientar as atividades e delimitar o alcance da avaliação.

2. Planeje as atividades e selecione os responsáveis

Após a definição do escopo, estabeleça o cronograma e os profissionais responsáveis pela auditoria.

Os auditores devem possuir competências adequadas ao objeto avaliado e condições para conduzir o trabalho com objetividade e imparcialidade.

Também é importante definir os métodos de avaliação, os documentos necessários e a forma de comunicação com as equipes envolvidas.

3. Colete e avalie as evidências

Durante a execução, os auditores verificam informações relacionadas aos critérios estabelecidos.

Entre os métodos utilizados estão:

• Análise de procedimentos e documentos;
• Entrevistas com profissionais e responsáveis pelos processos;
• Observação das atividades operacionais;
• Verificação de registros e relatórios;
• Inspeções e testes, quando aplicáveis;
• Amostragem de informações e atividades.

As evidências devem ser avaliadas em relação aos requisitos aplicáveis para determinar se existe atendimento ou não atendimento aos critérios.

Quando for identificada uma possível não conformidade, o auditor deve registrar informações suficientes para fundamentar a constatação.

4. Elabore o relatório de auditoria

Após a avaliação, organize os resultados em um relatório de auditoria.

O documento deve comunicar as principais constatações e conclusões, considerando os objetivos e o escopo estabelecidos.

É importante indicar os requisitos avaliados, as evidências relevantes e as situações que precisam de acompanhamento.

5. Acompanhe o tratamento das não conformidades

Quando forem identificadas não conformidades, a organização deve avaliar as medidas necessárias para controlar e corrigir os problemas.

Dependendo da natureza da ocorrência, também pode ser necessário investigar suas causas e implementar ações corretivas para evitar recorrência.

O acompanhamento dessas medidas ajuda a verificar se os resultados esperados foram alcançados.

Para aprofundar essa etapa, confira nosso conteúdo sobre gestão de não conformidades.

Qual é a diferença entre auditoria e avaliação da conformidade?

Embora estejam relacionadas, auditoria de conformidade e avaliação da conformidade não são expressões equivalentes.

A auditoria utiliza um processo sistemático de obtenção e avaliação de evidências para determinar o atendimento a critérios estabelecidos.

Já a avaliação da conformidade é um conceito mais abrangente, utilizado para demonstrar se determinados requisitos foram atendidos.

De acordo com os princípios internacionais de avaliação da conformidade, essa atividade pode envolver diferentes métodos, incluindo testes, inspeções, certificações e acreditação.

Por isso, uma auditoria pode integrar determinadas atividades de avaliação da conformidade, mas nem toda avaliação da conformidade é uma auditoria.

Quais são os principais métodos de avaliação da conformidade?

Entre as atividades relacionadas à avaliação da conformidade estão:

• Ensaios e testes: utilizados para determinar características ou desempenho de produtos e materiais conforme métodos específicos;
• Inspeções: avaliações de itens, processos ou instalações em relação a critérios estabelecidos;
• Certificação: atestação independente de que um produto, processo, serviço ou sistema atende a requisitos específicos;
• Acreditação: reconhecimento formal da competência de organismos que realizam atividades de avaliação da conformidade.

Essas atividades possuem objetivos próprios e podem ser utilizadas de maneira complementar, conforme os requisitos aplicáveis.

Para entender outras modalidades de verificação, confira nosso conteúdo sobre auditorias e seus principais tipos.

O que é auditoria de conformidade legal?

A auditoria de conformidade legal avalia se determinada organização está atendendo às leis e regulamentações aplicáveis às atividades incluídas no escopo da avaliação.

Esse processo pode envolver requisitos trabalhistas, ambientais, sanitários, tributários e outras obrigações relacionadas ao setor.

Por exemplo, uma indústria pode realizar uma avaliação para verificar se os procedimentos de gestão de resíduos atendem às exigências ambientais aplicáveis.

Da mesma forma, uma empresa pode avaliar determinados controles relacionados às obrigações de saúde e segurança do trabalho.

A auditoria fornece informações sobre os requisitos examinados, mas não substitui a gestão contínua da conformidade legal nem garante a inexistência de outras irregularidades.

Também é importante diferenciar conformidade legal de compliance, conceito mais amplo que pode abranger políticas internas, compromissos contratuais, integridade corporativa e outras obrigações relevantes.

LEIA MAIS | GRC: por que investir em Governança, Riscos e Compliance?

O que é um relatório de conformidade?

O relatório de conformidade é um documento utilizado para apresentar os resultados de uma avaliação sobre o atendimento a determinados requisitos.

No contexto de uma auditoria, esse documento pode reunir informações sobre os critérios avaliados, as evidências obtidas e as conclusões do auditor.

Entre os principais elementos estão:

• Objetivos e escopo da avaliação;
• Data e identificação dos responsáveis;
• Requisitos e critérios utilizados;
• Processos e atividades avaliados;
• Constatações de conformidade e não conformidade;
• Evidências relevantes;
• Conclusões e encaminhamentos, quando aplicáveis.

O relatório deve apresentar as informações de maneira clara e objetiva para permitir que os gestores compreendam os resultados.

Se uma não conformidade exigir registro e acompanhamento específicos, também pode ser utilizado um Relatório de Não Conformidade (RNC).

O RNC possui finalidade mais específica do que o relatório geral de auditoria, pois documenta determinada ocorrência e pode apoiar seu tratamento.

Quais são os tipos de auditoria de conformidade?

As auditorias de conformidade podem ser classificadas conforme os responsáveis pela avaliação e os requisitos utilizados.

Entre as modalidades estão:

Auditoria interna

A auditoria interna é realizada sob responsabilidade da própria organização para avaliar o atendimento aos critérios definidos.

Ela pode ser conduzida por colaboradores competentes ou profissionais contratados, desde que a objetividade e a imparcialidade sejam asseguradas.

Auditoria externa

A auditoria externa é conduzida por uma parte externa à organização avaliada.

Pode estar relacionada a requisitos contratuais, processos de certificação ou outras finalidades, conforme o contexto.

Auditoria regulatória

A auditoria regulatória pode ser realizada por autoridades ou entidades responsáveis pela fiscalização de determinados requisitos.

Seu objetivo é avaliar o atendimento às regras aplicáveis às atividades abrangidas pela fiscalização.

Auditoria de certificação

A auditoria de certificação é realizada por um organismo certificador independente para avaliar o atendimento aos requisitos de determinada norma ou referencial.

Os resultados da auditoria subsidiam a decisão sobre a concessão ou manutenção do certificado, conforme as regras aplicáveis.

Qual é a relação entre auditoria de conformidade e ISO 9001?

A ISO 9001 estabelece requisitos para Sistemas de Gestão da Qualidade e inclui atividades de auditoria interna para avaliar a conformidade e a eficácia do sistema.

O requisito 9.2 está relacionado às auditorias internas, que devem ser realizadas em intervalos planejados para fornecer informações sobre o atendimento aos requisitos aplicáveis.

Isso envolve estabelecer um programa de auditorias, definir critérios e escopo, selecionar auditores competentes e comunicar os resultados aos responsáveis relevantes.

As auditorias também devem considerar a necessidade de correções e ações corretivas diante das não conformidades identificadas.

Entretanto, é importante destacar que nem toda auditoria de conformidade está relacionada à ISO 9001. Empresas podem realizar avaliações com base em outras normas, obrigações legais, contratos ou procedimentos internos.

Para aprofundar o assunto, consulte nosso conteúdo sobre como realizar uma auditoria interna.

Como o Checklist Fácil pode apoiar auditorias de conformidade?

A realização de auditorias de conformidade envolve planejamento, coleta de evidências, registro de constatações e acompanhamento dos resultados.

Nesse contexto, o Checklist Fácil permite digitalizar checklists, inspeções e verificações operacionais em diferentes áreas da organização.

Com a plataforma, é possível configurar formulários conforme os procedimentos e critérios estabelecidos pela empresa.

Entre os recursos que podem apoiar as auditorias de conformidade estão:

• Checklists personalizados: organização das perguntas e verificações necessárias;
• Registro de evidências: inclusão de informações, fotos e arquivos relacionados às constatações;
• Padronização de procedimentos: utilização de critérios consistentes entre equipes e unidades;
• Planos de ação: acompanhamento das medidas relacionadas aos problemas identificados;
• Agendamento de atividades: organização das auditorias e verificações previstas;
• Relatórios e dashboards: visualização dos registros e indicadores operacionais.

Essas funcionalidades podem facilitar a organização das informações e o acompanhamento das medidas implementadas.

Por exemplo, uma empresa pode utilizar checklists digitais para verificar o cumprimento de determinados procedimentos e registrar não conformidades identificadas durante uma inspeção.

A partir desses registros, os responsáveis conseguem estruturar ações, acompanhar prazos e consultar evidências relacionadas ao tratamento das ocorrências.

O Checklist Fácil apoia a gestão das auditorias, mas não substitui a competência dos auditores ou o atendimento aos requisitos aplicáveis. A conformidade depende da implementação efetiva dos procedimentos e controles da organização.

Quer organizar suas auditorias de conformidade e melhorar o acompanhamento das verificações? Solicite uma demonstração do Checklist Fácil e descubra como digitalizar checklists, registrar evidências e gerenciar planos de ação em um único sistema.