SMART FIT
Mais eficiência na abertura de unidades Smart Fit
A digitalização dos processos reduziu falhas de comunicação e retrabalhos na implantação de novas academias.
Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?
Líder do segmento na América Latina, a Smart Fit possui academias em mais de 15 países e atende mais de 4,5 milhões de alunos. A empresa conta com mais de 7 mil colaboradores e utiliza o Checklist Fácil desde 2018.
Antes da implementação do sistema, o controle e as checagens dos processos eram realizados manualmente, principalmente por meio de planilhas de Excel. Esse formato tornava a troca de informações burocrática, lenta e sujeita a erros.
Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?
A Smart Fit utiliza o Checklist Fácil em atividades realizadas no Brasil e em outros países da América Latina:
- Implantação e montagem de novas academias;
- Expansão de unidades próprias;
- Abertura e acompanhamento de franquias;
- Auditorias operacionais;
- Limpeza e conservação das unidades;
- Manutenção de instalações e equipamentos;
- Controle de estoque;
- Onboarding de novos colaboradores;
- Gestão dos processos operacionais das academias;
- Registro e compartilhamento de informações entre departamentos;
- Acompanhamento das etapas anteriores à inauguração das unidades.
“Criamos a possibilidade de qualquer pessoa aplicar um checklist e fazer o seu trabalho de forma fácil, rápida e com maior porcentagem na redução de erro.”
Cynthia Dias Andrade, Project Management Office Latam
Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?
A integração com o Power BI facilita a consolidação das informações e a análise dos indicadores operacionais.
“A informação é registrada em tempo real. Com isso, melhoramos a qualidade e a velocidade dessas informações. Ou seja, elas são apresentadas on time, com o máximo de detalhes e evidências possíveis – seja em foto ou vídeo.”
Cynthia Dias Andrade, Project Management Office Latam
Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?
~100%
menos problemas de comunicação
~80%
menos retrabalhos na implantação de novas unidades
50%
menos tempo para elaborar os checklists
10 mil
aplicações por mês
Com o Checklist Fácil, a Smart Fit passou a registrar e compartilhar informações em tempo real, com mais detalhes, fotos e vídeos como evidências.
Relatórios diários
Os relatórios sobre a implantação de unidades, que antes eram recebidos apenas duas ou três vezes em um período de sete dias, passaram a ser atualizados diariamente. Isso ampliou o tempo disponível para identificar riscos e corrigir problemas antes das inaugurações.
Departamentos integrados
A Smart Fit conquistou mais agilidade no preenchimento dos formulários, maior precisão no cumprimento dos prazos e melhor integração entre os departamentos.
Decisões mais rápidas
Com informações disponíveis no momento em que são registradas, as equipes passaram a tomar decisões mais rápidas, reduzir custos e diminuir os problemas que poderiam comprometer o planejamento e a qualidade das entregas.
“Antes, recebíamos entre dois ou três reports em checklists manuais nas implantações em um período de sete dias, o que dificultava minimizar os problemas antes que nos gerassem prejuízos. Hoje, isso é realizado diariamente. Consequentemente, reduzimos aproximadamente 80% dos retrabalhos, sem falar dos custos.”
Cynthia Dias Andrade, Project Management Office Latam
SMART FIT
Mais agilidade na expansão das academias
Comunicação mais eficiente
Redução de quase 100% nos problemas de comunicação durante a implantação das unidades.
Menos retrabalhos
Redução aproximada de 80% nos retrabalhos e nos custos associados às correções.
Acompanhamento diário
Relatórios de implantação passaram a ser atualizados diariamente pelas equipes.
Checklists mais rápidos
Redução de 50% no tempo necessário para elaborar os formulários utilizados na operação.
Escala operacional
Cerca de 10 mil checklists são aplicados mensalmente nas unidades da Smart Fit.
Informações em tempo real
Riscos, atrasos e não conformidades são comunicados assim que são identificados.
Evidências mais completas
Fotos e vídeos aumentam a precisão e a confiabilidade das informações registradas.
Processos padronizados
Equipes de diferentes departamentos e países seguem fluxos organizados e consistentes.
Checklist Fácil
Depoimentos de quem usa no dia a dia
Nós temos perspectivas de ampliar a empresa, e isso vai trazer um aumento do uso do Checklist Fácil. As áreas administrativas têm descoberto formas diferentes de utilizar, sempre tem oportunidade de melhoria dos processos.
Com o Checklist Fácil, temos a segurança de que não vamos perder produtos na câmara fria. Podemos sair daqui na sexta-feira e ficar em casa tranquilos no fim de semana porque, se acontecer alguma coisa, seremos avisados pelo sistema. Tudo muda quando você se depara com uma tecnologia dessas, que traz segurança aos nossos processos, à nossa empresa, às nossas máquinas.
Os processos e sistemas descentralizados dificultavam bastante a gestão da informação para tomada de ação de melhoria. Hoje, nós conseguimos integrar todas as informações dos nossos controles do Sistema de Gestão da Qualidade, Sistema de Gestão Ambiental e de Saúde e Segurança do Trabalho.
Cases
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