Mais eficiência na abertura de unidades Smart Fit

Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?

Líder do segmento na América Latina, a Smart Fit possui academias em mais de 15 países e atende mais de 4,5 milhões de alunos. A empresa conta com mais de 7 mil colaboradores e utiliza o Checklist Fácil desde 2018.

Antes da implementação do sistema, o controle e as checagens dos processos eram realizados manualmente, principalmente por meio de planilhas de Excel. Esse formato tornava a troca de informações burocrática, lenta e sujeita a erros.

O problema era ainda maior durante a implantação de novas unidades. Essa etapa envolve departamentos como TI, arquitetura, obras, legalização, Recursos Humanos, comercial e operação. Todas as atividades precisavam ser registradas, verificadas e confirmadas em formulários.

O processo dependia de uma pessoa responsável pelo preenchimento dos documentos, que podiam ser produzidos no Excel ou até mesmo à mão. Depois, era necessário copiar os registros e enviá-los por e-mail ao escritório.

Informações importantes sobre riscos e atrasos nem sempre eram comunicadas no mesmo dia. Isso reduzia o tempo disponível para solucionar os problemas e aumentava o risco de impactos na qualidade da entrega ou na data de inauguração.

Em um período de sete dias, a equipe recebia apenas dois ou três relatórios manuais sobre as implantações, dificultando a prevenção de falhas, prejuízos e retrabalhos.

Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?

A Smart Fit utiliza o Checklist Fácil em atividades realizadas no Brasil e em outros países da América Latina:

• Implantação e montagem de novas academias;
• Expansão de unidades próprias;
• Abertura e acompanhamento de franquias;
• Auditorias operacionais;
• Limpeza e conservação das unidades;
• Manutenção de instalações e equipamentos;
• Controle de estoque;
• Onboarding de novos colaboradores;
• Gestão dos processos operacionais das academias;
• Registro e compartilhamento de informações entre departamentos;
• Acompanhamento das etapas anteriores à inauguração das unidades.

Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?

Os Checklists Inteligentes permitem digitalizar formulários e padronizar as verificações realizadas durante a implantação e a operação das academias.

Com a Departamentalização, a Smart Fit organiza os processos de acordo com as áreas envolvidas, como TI, arquitetura, obras, legalização, Recursos Humanos, comercial e operação.

Os módulos de Workflow ajudam a definir as etapas, os responsáveis e a sequência das atividades necessárias para a abertura de cada unidade. Dessa forma, os departamentos conseguem acompanhar o andamento dos processos de maneira integrada.

A integração com o Power BI facilita a consolidação das informações e a análise dos indicadores operacionais.

O sistema também permite incluir fotos e vídeos como evidências, aumentando o nível de detalhamento e a confiabilidade dos registros compartilhados entre as equipes.

Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?

Com o Checklist Fácil, a Smart Fit passou a registrar e compartilhar informações em tempo real, com mais detalhes, fotos e vídeos como evidências.

Os relatórios sobre a implantação de unidades, que antes eram recebidos apenas duas ou três vezes em um período de sete dias, passaram a ser atualizados diariamente. Isso ampliou o tempo disponível para identificar riscos e corrigir problemas antes das inaugurações.

A digitalização reduziu em quase 100% os problemas de comunicação e proporcionou uma redução aproximada de 80% nos retrabalhos relacionados à implantação de novas unidades.

O tempo necessário para elaborar os checklists também foi reduzido em 50%. Atualmente, a empresa realiza cerca de 10 mil aplicações por mês.

A Smart Fit conquistou mais agilidade no preenchimento dos formulários, maior precisão no cumprimento dos prazos e melhor integração entre os departamentos.

Com informações disponíveis no momento em que são registradas, as equipes passaram a tomar decisões mais rápidas, reduzir custos e diminuir os problemas que poderiam comprometer o planejamento e a qualidade das entregas.