Gestão de QSMS centralizada na Schulz

Quais eram os desafios de QSMS da Schulz Compressores?

As principais dificuldades que a equipe de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS) enfrentava na empresa eram:

• Demora dos processos para coleta de dados;
• Informações fragmentadas;
• Falta de uma visão geral sobre a área completa.

Esses fatores eram consequência da falta de padronização e de uma tecnologia que atendesse às necessidades da área como um todo.

Antes de adquirir a solução, os responsáveis pelas frentes relacionadas à Qualidade atuavam de forma independente, ou seja, as equipes utilizavam sistemas e processos distintos.

Durante as inspeções, os colaboradores precisavam recorrer a vários dispositivos para registrar fotos e subir arquivos em relatórios, além de cumprirem muitas etapas até formalizarem os documentos necessários para gerir as rotinas.

O que mudou com o Checklist Fácil?

A aquisição do software transformou a operação da Schulz desde a implementação. Isso porque o time passou a estruturar os processos e a criar os Checklists Inteligentes, Workflows e Dashboards da operação em conjunto, com um comitê formado pelos especialistas de cada área.

Em reuniões frequentes, os profissionais discutem objetivos e experiências obtidas com o uso da solução. Essas trocas têm sido fundamentais para potencializar os resultados do Checklist Fácil.

Entre os ganhos, destacam-se a velocidade no repasse de informações e as comprovações em fotos e vídeos produzidos na hora, sempre vinculados às checagens.

Quais eram os desafios da Schulz com a Gestão de Fornecedores?

Na área de Engenharia da Qualidade dos Fornecedores (EQF), os controles sobre fornecimentos de materiais não tinham padrões definidos. As atividades dependiam de ferramentas com poucos recursos (como Word e Excel) e não permitiam a comunicação eficaz com os parceiros da empresa.

Com isso, a equipe não conseguia ter visão sobre as ações necessárias para garantir a qualidade e o cumprimento dos pré-requisitos rumo à excelência da produção, gerando problemas como:

• Insuficiência na comprovação sobre falhas detectadas nas entregas;
• Demora para correção de inconformidades e consequente alta dos custos operacionais;
• Dificuldade para assegurar o cumprimento de pré-requisitos exigidos por certificações.

O que mudou com o Checklist Fácil?

O Checklist Fácil aprimorou a coleta de dados na área de EQF da Schulz Compressores e possibilitou o repasse imediato de todas as não conformidades encontradas durante as inspeções de recebimento, em vez de comunicar somente casos de alta criticidade aos parceiros de fornecimento.

A área tem o Plano de Ação como uma das funcionalidades de destaque do sistema, reunindo todas as comprovações de que os fornecedores precisam para realizar as correções necessárias.

Para aumentar a qualidade dos fornecimentos utilizados na linha de produção, a equipe conseguiu desenvolver um plano tático de acordo com a classificação do fornecedor. Assim, a tomada de ação se tornou muito mais rápida no dia a dia.

As atividades de gestão dos fornecedores foram as primeiras a utilizar o software. Os benefícios proporcionados pela tecnologia motivaram outras áreas a manifestarem interesse em implementar a solução.

Quais eram os desafios da Schulz com a Gestão de Segurança Ocupacional?

Antes do Checklist Fácil, todos os controles da área de Saúde e Segurança Ocupacional (SSO) da Schulz Compressores eram realizados em papel. Isso gerava gastos excessivos, imprecisão dos registros e lentidão nas consultas ao histórico de documentos, além do espaço de armazenamento necessário para organizar os registros.

Somente para as Permissões de Trabalho (PT), um dos principais processos da área, eram geradas cerca de 1.800 impressões, somadas às auditorias da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), com mais de 1.000 impressões anuais, e a outras verificações de rotina.

O que mudou com o Checklist Fácil?

A digitalização das inspeções proporcionou à Schulz Compressores uma visão estratégica sobre os dados da gestão de segurança. Além disso, mais de 2.800 impressões puderam ser eliminadas somente na área de SSO.

Com o monitoramento dos dashboards sobre as rotinas da fábrica, as equipes passaram a ter insumos para identificar oportunidades de implementar medidas com o objetivo de corrigir desvios e evitar ocorrências futuras.

O gerenciamento de atividades e prazos passou a ser mais efetivo, e o tempo que antes era gasto com a compilação de dados e com a busca de registros pôde ser dedicado a tarefas estratégicas.

Quais eram os desafios da Schulz com a Gestão Ambiental?

A equipe tinha dificuldades para organizar e manter os registros feitos em formulários no Excel ou Word. O tempo dedicado às coletas e compilações de dados era um problema, mas o processo era irregular e moroso também porque armazenar fotos e vídeos sempre exigia muito esforço dos profissionais.

Essa falta de agilidade entre a coleta de informações, a geração de relatórios e, somente então, o envio ao gestor da área sobre determinada ocorrência favorecia o aumento do nível de criticidade da inconformidade identificada.

O que mudou com o Checklist Fácil?

O Checklist Fácil permitiu às equipes o registro das imagens diretamente no aplicativo, contribuindo com a credibilidade das informações, uma vez que o sistema oferece a funcionalidade de Bloqueio de Galeria para assegurar a produção de fotos e vídeos no momento da aplicação.

Junto a isso, o acompanhamento em tempo real por meio de gráficos e relatórios gerados automaticamente pelo sistema possibilitou à gestão conhecer a performance de diferentes setores da fábrica.

A partir de registros integrados, a equipe não só conseguiu suprir as necessidades das inspeções de certificações importantes, a exemplo da ISO 14001, como também evidenciou oportunidades de economia na gestão de recursos das operações.

Quais eram os desafios da Schulz com a Gestão da Qualidade?

A equipe de Qualidade passava por dificuldades para identificar os principais problemas nos controles operacionais. Antes do Checklist Fácil, o processo de inspeções da área passava por diversas etapas, como análises das peças, relatórios compilados no Excel, diversos cálculos e formalização dos registros por e-mail.

Muitas vezes, para definir uma ação necessária, era preciso imprimir diversas cópias de um mesmo documento, somando ao tempo gasto em todos os passos anteriores o custo com impressões e a descentralização da comunicação.

O que mudou com o Checklist Fácil?

O sistema é utilizado em diversas aplicações relacionadas a processos e produtos, como análises dimensionais e capabilidade do processo de fabricação. Assim, a operação conseguiu aprimorar a gestão de registros das avaliações, evidências e aprovações, facilitando auditorias e a comprovação de requisitos.

O histórico completo das informações também possibilitou a prática da melhoria contínua de forma sistemática, com os recursos necessários para implementar metodologias como o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Entre as funcionalidades de destaque, o Plano de Ação está entre as mais utilizadas. Com ele, as não conformidades recebem tratativas imediatas, reduzindo erros e falhas para manter a excelência dos padrões pelos quais a empresa é reconhecida.