EMPRESAS DE SERVIÇOS
Mais controle sobre equipes e serviços
Digitalize processos, acompanhe equipes em campo e garanta informações confiáveis em tempo real.
Por que a digitalização de processos favorece operações de serviços?
O Checklist Fácil promove a padronização dos registros e possibilita a gestão remota de equipes de campo. O sistema impulsiona resultados a partir de recursos como Planos de Ação, Módulos de Workflow, Pesquisas de Satisfação, Relatórios Personalizados, além de permitir a inclusão de mídias sem limite de armazenamento e diversas outras opções que favorecem a credibilidade de informações transmitidas em tempo real.
Grupo Gomasa
Quais eram os desafios?
O Grupo Gomasa atua no setor de serviços ao consumidor no México, com 22 estações de serviço e 15 lojas. Entre as principais marcas do grupo estão G500 (fornecimento de combustível) e as lojas de conveniência Eqqus, além de serviços de lavagem de veículos e de mensageria.
Os gestores precisavam acompanhar remotamente as atividades realizadas nessas unidades, mas não tinham a certeza de que os colaboradores executavam as atividades da forma correta e nos locais esperados.
“Eu precisava revisar os relatórios, porque o PowerPoint é manipulável. Podiam subir fotos de situações anteriores, informações erradas ou até mesmo em formatos não compatíveis. Sem querer, você move uma foto de lugar e muda todo o conteúdo.”
Erik Cortés, Gerente de TI
Quais processos foram digitalizados?
Por meio de um sistema de câmeras nos pontos de operação, as equipes monitoram as rotinas e observam os itens indicados para preencher os checklists. O software também reúne as informações de inventário, trocas e manutenção dos equipamentos de tecnologia, sem erros nos cadastros de números de série.
Áreas de uso: Manutenção, Tecnologia da Informação, Supervisão de Lojas e Monitoramento do Sistema de Câmeras.
- Monitoramento das rotinas por câmeras
- Verificação do uso de uniformes
- Avaliação dos procedimentos de atendimento
- Controle da presença dos vigilantes
- Supervisão da limpeza e da organização
- Visitas realizadas pelos diretores
- Atividades de Manutenção
- Inventário dos equipamentos de tecnologia
- Controle de trocas e reparos dos equipamentos
“Fazemos um controle não apenas do horário em que o checklist é enviado por e-mail, mas também do horário em que foi preenchido, em que a atividade foi realmente realizada. Isso tem nos ajudado bastante.”
Erik Cortés, Gerente de TI
Quais recursos são mais utilizados?
Quais foram os ganhos?
Registros confiáveis
Os registros passaram a incluir datas, horários e fotos produzidas durante as verificações. Isso aumentou a credibilidade das informações e reduziu o risco de alterações ou erros.
Relatórios em 1 minuto
Os relatórios de Manutenção Programada, que levavam pelo menos uma hora para serem produzidos, passaram a ser concluídos em aproximadamente um minuto ou durante a própria atividade.
Mais controle
A empresa conquistou mais controle sobre as rotinas das 22 estações de serviço, das 15 lojas e dos equipamentos de tecnologia.
“As pessoas levavam pelo menos uma hora com cada relatório de manutenção programada que me enviavam. Então, era um número bastante alto em horas de trabalho. Agora é algo que fazem em um minuto ou enquanto estão realizando a atividade. Não precisamos de um tempo adicional para fazer o relatório.”
Erik Cortés, Gerente de TI
Servsul
Quais eram os desafios?
Com mais de 50 anos de atuação, a Servsul presta serviços de Facilities para empresas dos segmentos Farmacêutico, Industrial, Alimentício, Condominial e de Saúde. Suas equipes trabalham com controle de acesso, limpeza e conservação, zeladoria e Manutenção, jardinagem, recepção, atendimento e suporte administrativo.
Sem informações padronizadas, a empresa enfrentava dificuldades para manter a rastreabilidade das visitas e apresentar aos clientes evidências completas dos serviços executados.
“Os gestores operacionais têm o Checklist Fácil como um aliado, pois fazem as aplicações em todas as visitas ao cliente. Se eles vão tratar uma ocorrência em um contrato, por exemplo, a gente tem o registro para mostrar ao cliente os dados do que foi identificado, com data, geolocalização e todo o contexto.”
Mônica Cavalcanti, Gerente de Qualidade
Quais processos foram digitalizados?
Lideranças, encarregados e gerentes operacionais utilizam o sistema para documentar os registros durante as visitas aos clientes. Dessa maneira, o Checklist Fácil se tornou uma tecnologia para a gestão dessas agendas.
Áreas de uso: Operações, Segurança do Trabalho e Auditoria.
- Visitas técnicas aos clientes
- Gestão das agendas operacionais
- Registro das ocorrências nos contratos
- Evidências da prestação de serviços de limpeza
- Auditorias internas ISO 9001
- Auditorias internas ISO 14001
- Controle dos treinamentos
- Verificação da documentação
- Avaliação da limpeza e da organização dos ambientes
- Pesquisas de Satisfação
Quais recursos são mais utilizados?
Quais foram os ganhos?
Registros disponíveis
A Servsul passou a manter registros confiáveis e disponíveis a qualquer momento.
Serviços comprovados
A Geolocalização e as evidências produzidas durante as visitas permitem comprovar os serviços realizados nos contratos.
Comunicação transparente
A comunicação tornou-se mais rápida e transparente. Os gestores conseguem apresentar aos clientes todo o contexto das ocorrências, incluindo data, localização e registros fotográficos.
“O Checklist Fácil tem uma importância muito grande para a transparência das operações, e não me vejo mais sem o sistema de maneira nenhuma. O fluxo de comunicação é muito rápido e eu preciso de informação. Com o software, você consegue evidenciar tudo.”
Mônica Cavalcanti, Gerente de Qualidade
Tria Consultoria
Quais eram os desafios?
Com 17 anos de atuação, a Tria Consultoria oferece atendimentos relacionados a segurança dos alimentos, gestão de produção e vendas, rotulagem e treinamento. A empresa possui mais de 60 profissionais em campo, acompanha aproximadamente 400 pontos de atendimento em todo o Brasil e tem em seu portfólio marcas como KFC, Havanna, Pizza Hut, Taco Bell, Porto Seguro e Cinesystem.
Antes do Checklist Fácil, a empresa utilizou, por alguns meses, outro software com recursos mais simples. A solução não atendia à necessidade de organizar indicadores para diferentes clientes e personalizar os formulários.
A equipe precisava de uma ferramenta que permitisse:
- Distribuir pesos entre os itens avaliados
- Analisar o grau de criticidade
- Filtrar informações
- Anexar evidências
- Fornecer orientações detalhadas aos clientes
“O Checklist Fácil se tornou uma ferramenta essencial para a nossa atuação junto aos clientes. Com mais de 60 consultores em campo e cerca de 400 pontos de atendimento, conseguimos acompanhar de forma estratégica as oportunidades de melhoria, levantar indicadores relevantes e construir planos de ação em parceria com cada cliente.”
Tatiana de Queiroz Campos, Diretora e Fundadora
Quais processos foram digitalizados?
Durante as visitas, as avaliações e os registros são feitos em formulários únicos de cada operação. O software reúne todas as informações observadas pelo consultor e apoia a etapa de orientação para a melhoria contínua. Em um nível mais estratégico, os coordenadores acompanham os serviços prestados em painéis com uma visão macro das operações.
Áreas de uso: Consultoria e Auditoria.
- Consultorias de segurança dos alimentos
- Auditorias nos clientes
- Gestão da produção e das vendas
- Avaliações de rotulagem
- Treinamentos
- Homologação de fornecedores
- Visitas técnicas
- Relatórios de atendimento
- Registro das oportunidades de melhoria
- Elaboração de Planos de Ação com os clientes
Quais recursos são mais utilizados?
Quais foram os ganhos?
Agilidade e transparência
A digitalização trouxe mais agilidade e transparência para os atendimentos realizados nos aproximadamente 400 pontos acompanhados.
Orientações mais claras
Os relatórios detalhados facilitam a compreensão dos itens avaliados e a apresentação das orientações aos clientes.
Segurança técnica
As evidências aumentaram a segurança dos profissionais que assumem a responsabilidade técnica pelos serviços, com a comprovação das não conformidades para negociar tratativas com os clientes.
Credibilidade nas entregas
Os indicadores permitem acompanhar a evolução das operações e aumentam a credibilidade das entregas realizadas pela Tria em todo o Brasil.
“Os indicadores gerados são fundamentais para a apresentação de resultados, permitindo que o cliente acompanhe, com transparência, a evolução do seu negócio. Isso proporciona à Tria mais credibilidade nas entregas e maior alinhamento entre os consultores, especialmente por atuarmos em todo o território nacional.”
Tatiana de Queiroz Campos, Diretora e Fundadora
Resultados no segmento de Serviços
As empresas do segmento de Serviços que utilizam o Checklist Fácil já acumulam resultados expressivos com a digitalização:
+11,3 mi
de checklists aplicados
+170 mil
horas de trabalho otimizadas ao ano
R$ 21 mi
de economia total
45,3 mi
de impressões evitadas
+2,8 mi
de litros de água poupados
+1.000 t
de CO₂e que deixaram de ser emitidas
EMPRESAS DE SERVIÇOS
Mais eficiência na prestação de serviços
Processos em escala
Mais de 11,3 milhões de checklists foram aplicados pelas empresas do segmento.
Tempo otimizado
Mais de 170 mil horas de trabalho são economizadas anualmente.
Economia operacional
A digitalização proporcionou uma economia total de aproximadamente R$ 21 milhões.
Menos papel
Mais de 45,3 milhões de impressões deixaram de ser realizadas.
Relatórios mais rápidos
No Grupo Gomasa, documentos que levavam uma hora passaram a ser concluídos em minutos.
Visitas comprovadas
A Servsul utiliza localização, horários e fotos para comprovar os serviços prestados.
Consultorias transparentes
A Tria apresenta indicadores, evidências e orientações detalhadas aos seus clientes.
Gestão remota
Equipes, contratos, unidades e pontos de atendimento podem ser acompanhados a distância.
Cases
Conheça outros cases de sucesso
Conheça histórias de empresas que transformaram suas operações com o Checklist Fácil. Veja como diferentes negócios digitalizaram processos, aumentaram a produtividade, reduziram falhas e conquistaram mais controle sobre suas rotinas.
