Descubra os ganhos em números das empresas de Serviços que digitalizam processos com o sistema:
checklists aplicados
de impressões em papel evitadas
horas de trabalho otimizadas ao ano
de economia total
toneladas de CO₂e não emitidas
de litros de água poupados
por que a digitalização de processos favorece operações de serviços?
O Checklist Fácil promove a padronização dos registros e possibilita a gestão remota de equipes de campo. O sistema impulsiona resultados a partir de recursos como Planos de Ação, Módulos de Workflow, Pesquisas de Satisfação, Relatórios Personalizados, além de permitir a inclusão de mídias sem limite de armazenamento e diversas outras opções que favorecem a credibilidade de informações transmitidas em tempo real.
O Grupo Gomasa possui 22 estações de serviço e 15 lojas que necessitavam de monitoramento remoto. Antes de utilizar o Checklist Fácil, os gestores não conseguiam ter a certeza de que os colaboradores estavam executando as atividades da forma correta e nos locais esperados.
As verificações sobre os atendimentos e serviços oferecidos nos pontos de venda eram realizadas via planilhas, e os relatórios produzidos em apresentações no Power Point. A inclusão de dados manual possibilitava alterações e não garantia a veracidade das informações.
Desse modo, ao buscar o sistema, as equipes pretendiam:
A empresa mexicana atua no setor de serviços ao consumidor. Entre as principais marcas do grupo estão G500 (fornecimento de combustível) e lojas de conveniência Eqqus, além de realizarem serviços de lavagem para veículos e de mensageria (envio e recebimento de correspondências e encomendas).
Eu precisava revisar os relatórios, porque o PowerPoint é manipulável. Podiam subir fotos de situações anteriores, informações erradas ou até mesmo em formatos não compatíveis. Sem querer, você move uma foto de lugar e muda todo o conteúdo.”
Gerente de TI
Por meio de um sistema de câmeras nos pontos de operação, as equipes monitoram as rotinas e observam os itens indicados para preencherem os checklists.
Alguns dos itens verificados são o uso de uniformes, os procedimentos realizados durante atendimento, presença dos vigilantes, entre outros pontos essenciais para a qualidade das operações.
Outro processo controlado pelo Checklist Fácil corresponde aos equipamentos de tecnologia: o software é utilizado para reunir informações de inventário, trocas e manutenção.
Com o sistema, esse acompanhamento se tornou mais efetivo, sem erros nos cadastros de números de série, por exemplo, além da obtenção de evidências com o histórico dos registros e a inclusão de fotos durante as aplicações.
Fazemos um controle não apenas do horário em que o checklist é enviado por e-mail, mas também do horário em que foi preenchido, em que a atividade foi realmente realizada. Isso tem nos ajudado bastante."
Gerente de TI
O recurso de Cerca Digital ajuda as equipes a limitarem as aplicações de checklists ao perímetro correto de localização. Isso permite a distribuição correta das atividades e assegura que o formulário foi respondido na loja planejada.
Outro recurso importante para o Gomasa é o Catálogo, por meio do qual a equipe de TI faz o controle do inventário de equipamentos da operação.
Para verificar itens referentes ao atendimento nas lojas, como o uso de uniformes e a organização dos pontos de venda, a Inclusão de Mídias durante as aplicações é essencial para reunir evidências sobre as informações coletadas.
Junto a tudo isso, a possibilidade de configurar diferentes tipos de usuários possibilita que os gestores direcionem as atividades corretamente no dia a dia da empresa.
A operação do Gomasa se tornou mais eficiente com o uso do Checklist Fácil, com controles de informação que incluem datas, horários e fotos realizadas no momento das checagens.
Com isso, os dados passaram a ter mais credibilidade, livres de alteração ou erros — situações que antes podiam acontecer nos registros manuais.
As pessoas levavam pelo menos uma hora com cada relatório de manutenção programada que me enviavam. Então, era um número bastante alto em horas de trabalho. Agora é algo que fazem em um minuto ou enquanto estão realizando a atividade. Não precisamos de um tempo adicional para fazer o relatório."
Gerente de TI
Com diversos contratos, visitas e serviços executados em diferentes clientes, a Servsul precisa administrar um volume alto de registros nas suas operações. Entre os segmentos atendidos, estão Farmacêutico, Industrial, Alimentício, Condomínios e de Saúde.
Dessa forma, a padronização das informações e o histórico de coletas são fundamentais para proporcionar rastreabilidade às informações. Frente a isso, o Checklist Fácil foi a solução ideal para manter a segurança, credibilidade e sustentabilidade nas rotinas da empresa.
O Grupo Servsul possui mais de 50 anos de atuação no mercado de Facilities, com equipes que trabalham em serviços como controle de acesso, limpeza e conservação, zeladoria e manutenção, jardinagem, além de recepção, atendimento e suporte administrativo.
Os gestores operacionais têm o Checklist Fácil como um aliado, pois fazem as aplicações em todas as visitas ao cliente. Se eles vão tratar uma ocorrência em um contrato, por exemplo, a gente tem o registro para mostrar ao cliente os dados do que foi identificado, com data, geolocalização e todo o contexto.”
Gerente de Qualidade
Lideranças, encarregados e gerentes operacionais utilizam o sistema para documentar os registros durante as visitas realizadas aos clientes. Dessa maneira, o Checklist Fácil se tornou uma tecnologia para gestão dessas agendas.
Em outras palavras, o software é utilizado pelas operações da Servsul para evidenciar informações de treinamentos, documentação, limpeza e organização dos ambientes, entre outros aspectos que devem ser monitorados periodicamente nos locais visitados.
A Servsul utiliza o recurso de Agendamentos para organizar os checklists a serem aplicados de acordo com as visitas programadas para cada contrato. Com isso, é possível gerenciar as atividades, notificar os colaboradores responsáveis por cada aplicação e monitorar o status das ações.
O Bloqueio de Galeria também é muito presente nas rotinas e proporciona credibilidade às evidências incluídas nos formulários, já que o sistema não permite que o usuário acesse a galeria de imagens do dispositivo no momento de anexar uma mídia.
Por fim, a Pesquisa de Satisfação é utilizada para treinamentos – por ser um formato de checklist que dispensa a necessidade de que o respondente seja usuário do sistema – e nas avaliações dos clientes sobre os serviços prestados.
A vantagem mais expressiva para a operação da Servsul com o uso do Checklist Fácil é a garantia de ter registros confiáveis no sistema disponíveis a qualquer momento.
Somado a isso, a rastreabilidade proporcionada por recursos nativos, como a geolocalização das aplicações, fornece praticidade às análises e certeza sobre as visitas realizadas pela equipe.
O Checklist Fácil tem uma importância muito grande para a transparência das operações, e não me vejo mais sem o sistema de maneira nenhuma. O fluxo de comunicação é muito rápido e eu preciso de informação. Com o software, você consegue evidenciar tudo.”
Gerente de Qualidade
Antes do Checklist Fácil, a empresa utilizou, por alguns meses, um sistema que oferecia recursos mais simples. A mudança da solução ocorreu porque a equipe buscava uma forma de organizar indicadores para diferentes clientes, além da personalização de checklists com opções de configuração como:
Com 17 anos de atuação, a Tria Consultoria oferece atendimentos relacionados a segurança dos alimentos, gestão de produção e vendas, rotulagem e treinamento. Em seu portfólio, possui marcas como KFC, Havanna, Pizza Hut, Taco Bell, Porto Seguro, Cinesystem, entre outras.
O Checklist Fácil se tornou uma ferramenta essencial para a nossa atuação junto aos clientes. Com mais de 60 consultores em campo e cerca de 400 pontos de atendimento, conseguimos acompanhar de forma estratégica as oportunidades de melhoria, levantar indicadores relevantes e construir planos de ação em parceria com cada cliente.”
Diretora e Fundadora
Nos atendimentos ao cliente, o sistema proporciona uma cobertura completa aos processos, de ponta a ponta.
Durante a visita, as avaliações e registros são feitos em formulários únicos de cada operação. Ou seja, o software reúne e centraliza todas as informações observadas pelo consultor na ocasião, fortalecendo as parcerias e detalhes na etapa de orientação para melhoria contínua.
Em um nível mais estratégico, os coordenadores da Tria podem ter acesso a dados dos serviços prestados nos painéis que oferecem uma visão macro das operações monitoradas.
O sistema permite, ainda, a apuração de detalhamentos sobre esses serviços, como carga horária dedicada ao cliente e geolocalização.
Alguns dos recursos que mais apoiam a Tria são: opções de diferentes pesos nas respostas, possibilidade de atribuir penalidades no preenchimento de um item de oportunidade de melhoria e inclusão de mídias para reunir evidências.
Cada cliente possui formulários específicos, personalizados de acordo com as exigências legais e o perfil de cada operação.
Essas informações orientam a configuração dos questionários, com critérios que permitem relatórios detalhados para que os consultores consigam orientar as empresas com clareza.
A digitalização de todo o processo de atendimento da Tria proporcionou agilidade e passou a oferecer mais transparência aos clientes, independentemente do perfil de profissional atendido.
Os relatórios detalhados facilitaram a compreensão dos itens avaliados. Com isso, ficou mais fácil repassar orientações às empresas durante o acompanhamento realizado por meio das visitas.
Os consultores da Tria, por sua vez, contam com mais segurança quando assumem a responsabilidade técnica pelos serviços, tendo acesso à comprovação de qualquer tipo de não conformidade para negociar tratativas com os clientes quando isso é necessário.
Os indicadores gerados são fundamentais para a apresentação de resultados, permitindo que o cliente acompanhe, com transparência, a evolução do seu negócio. Isso proporciona à Tria mais credibilidade nas entregas e maior alinhamento entre os consultores, especialmente por atuarmos em todo o território nacional.”
Diretora e Fundadora
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