As operações destaque em Eficiência

Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?

A categoria Eficiência do Check Connect reconheceu a empresa com o melhor Índice de Digitalização de Processos (IDP) em 2024.

O indicador considera os níveis de utilização do Checklist Fácil e a quantidade de processos e procedimentos internos digitalizados.

As cinco empresas finalistas foram Ancar Ivanhoe, ArthWind Technologies, Mart Minas, Petz e Raízen.

PETZ

Com mais de 260 lojas em 13 estados e no Distrito Federal, a Petz precisava garantir a execução dos processos e oferecer uma experiência de excelência aos clientes.

As operações envolvem diferentes serviços e ambientes, como farmácia, centro de estética, recreação dos animais e atendimento veterinário. Cada área possui protocolos, documentos e critérios específicos.

Antes do Checklist Fácil, diferentes atividades dependiam de papel, prancheta e caneta. O Guia Operacional de Cargo, por exemplo, exigia quatro impressões por colaborador.

Como as auditorias eram realizadas semanalmente, documentos não preenchidos no momento correto geravam gargalos e prejudicavam a análise dos resultados.

A área de Qualidade Técnica também precisava reduzir o tempo dedicado ao monitoramento das visitas e aumentar a transparência das informações.

RAÍZEN

Na Raízen, as auditorias de Saúde Ocupacional e Recursos Humanos eram controladas em planilhas do Excel.

Os registros ficavam descentralizados e não havia um histórico confiável das conformidades, não conformidades e ações implementadas.

A diversidade das unidades dificultava a compreensão do que estava funcionando corretamente e quais processos precisavam de ajustes.

Depois das auditorias, três profissionais precisavam trabalhar durante três dias para compilar manualmente os dados e finalizar os relatórios.

Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?

PETZ

• Visitas técnicas às lojas
• Auditorias de organização e limpeza
• Inspeções de Segurança
• Verificações de infraestrutura
• Controle dos procedimentos e documentos
• Controle de pragas
• Verificação do descarte de resíduos
• Auditorias de fichas clínicas
• Controle de prontuários veterinários
• Manutenção Preventiva
• Monitoramento das escalas de trabalho
• Controle dos pacotes de serviços
• Registro das ocorrências nos plantões
• Excelência operacional das lojas
• Guia Operacional de Cargo

RAÍZEN

• Auditorias de Saúde Ocupacional
• Auditorias de Recursos Humanos
• Inspeções nos ambulatórios
• Auditorias nos Departamentos de Administração Pessoal
• Registro de fotos e documentos
• Reuniões de fechamento
• Controle da presença nas reuniões
• Formalização dos participantes por Assinatura Digital
• Registro das não conformidades
• Criação e aprovação de Planos de Ação
• Autoavaliações de Segurança
• Controle das atividades de colheita
• Permissões de Serviços
• Inspeções 5S
• Controle de inventário

Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?

PETZ

Os Checklists Inteligentes reúnem em um único formulário os itens de diferentes áreas que precisam ser avaliados durante as visitas técnicas.

A pontuação das respostas permite acompanhar detalhadamente o desempenho das lojas, dos processos e dos serviços auditados.

A Petz possui mais de 500 formulários criados. Essa estrutura atende áreas como Comercial, Manutenção, Marketing, Operações, Saúde e Segurança do Trabalho, Recursos Humanos, Segurança Patrimonial e Administrativo.

Os Relatórios consolidam os resultados e apoiam decisões estratégicas, incluindo o cálculo da Participação nos Lucros e Resultados (PLR) das equipes.

RAÍZEN

O Plano de Ação é um dos recursos mais utilizados nas áreas de Saúde Ocupacional e Recursos Humanos.

A empresa registra a não conformidade, a solução necessária, a prioridade, os responsáveis e os prazos. Todas as ações precisam ser aprovadas antes da conclusão.

Os gráficos e filtros permitem identificar períodos com mais ocorrências, causas dos problemas, status das tratativas e eficiência das soluções implementadas.

A Inclusão de Mídias permite anexar fotos e documentos durante as auditorias. A Assinatura Digital formaliza a participação das equipes nas reuniões de fechamento.

Os Relatórios consolidam os resultados das auditorias realizadas nos 30 bioparques e disponibilizam os dados em tempo real.

OUTROS RECURSOS APRESENTADOS

• Agendamento
• Departamentalização
• Módulo de Catálogos
• Etiqueta Sequencial
• Integração via Interface de Programação de Aplicações (API)
• Notificações
• Dashboard Nativo

Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?

PETZ

A Petz venceu a categoria Eficiência ao alcançar um Índice de Digitalização de Processos de 52,1%.

Em 2024, a empresa aplicou 57.232 checklists digitais e evitou 228.928 impressões em papel.

A digitalização eliminou barreiras manuais, reduziu custos e trouxe mais agilidade para as equipes.

Os formulários digitais garantem que as informações sejam registradas no momento correto, reduzindo esquecimentos e gargalos nas auditorias.

A facilidade de utilização permite que novas pessoas realizem as aplicações sem a necessidade de treinamentos extensos.

A consolidação dos registros também ampliou a transparência e proporcionou indicadores confiáveis para decisões estratégicas, como o cálculo da PLR.

RAÍZEN

A Raízen passou a realizar as reuniões de fechamento no mesmo dia das auditorias, com os resultados já disponíveis.

A empresa audita os ambulatórios e os Departamentos de Administração Pessoal de 30 bioparques. São 60 auditorias, considerando Saúde Ocupacional e Recursos Humanos.

Depois da conclusão, um único relatório reúne todas as informações necessárias para a análise da operação.

O trabalho que exigia três dias e a participação de três profissionais passou a ser concluído em cinco minutos por uma única pessoa.

A gestão dos Planos de Ação trouxe mais controle sobre as conformidades e não conformidades.

As equipes conseguem acompanhar responsáveis, prioridades, causas, prazos e resultados das ações implementadas.

Com informações centralizadas e disponíveis em tempo real, a Raízen passou a identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões com mais agilidade.