Digitalização de documentos se resume ao processo de transformar registros físicos em arquivos digitais. Isso pode ser feito com aplicativos especializados, objetivando organização, economia de espaço físico e possibilidade de acesso remoto aos documentos.
Processos eficientes são determinantes para que a digitalização de documentos físicos ocorra de maneira segura e com validade jurídica.
Junto a isso, contar com tecnologias eficazes também facilita essa missão. Afinal, é preciso reunir e controlar um histórico de documentação para simplificar consultas e comprovações regulatórias, impulsionando a eficiência operacional.
Tendo isso em vista, por que digitalizar arquivos físicos ou trabalhar com documentos digitais é fundamental para as empresas? Quais são as vantagens e como fazer isso da melhor forma?
Encontre todas as respostas com a leitura deste artigo.
Por que digitalizar documentos?
A digitalização de documentos é importante porque simplifica o acesso aos registros, diminui custos com papel e espaço físico, além de manter os dados mais seguros.
Essa prática resume-se, basicamente, na transformação de informações analógicas em digitais. Porém, digitalizar é uma prática diferente do escaneamento de contratos, declarações, certificados e afins.
O que difere arquivos digitais de documentos digitalizados?
Documentos digitalizados são aqueles que foram emitidos em papel e, depois, escaneados. Por outro lado, quando se fala em arquivos ou documentos digitais, deve-se considerar aspectos de validade jurídica para que tudo possa ser feito online.
Por exemplo:
- Certificação digital para comprovar a autenticidade do registro;
- Atribuição de identificadores, como códigos binários para facilitar a organização e consultas;
- Rastreabilidade das informações sobre qualquer interferência, alteração e inclusão de novos anexos ao longo do tempo.
Quais os benefícios de digitalizar documentos?
Os ganhos ao digitalizar documentos são diversos. Entre os principais, estão economia de recursos, sustentabilidade, garantia de segurança dos dados e aumento da produtividade.
Então, entenda melhor a seguir o que a sua empresa tem a conquistar com essa prática.
Produtividade
As equipes podem dedicar o tempo ocupado para buscar documentos, armazenar papéis e repassar informações a outros tipos de atividade.
Economia de espaço
A gestão de documentos empresariais pode ser feita online. Com isso, não há necessidade de arquivos físicos e inúmeras pastas para guardar os registros.
Validade jurídica
Com dados detalhados sobre criação e edição de documentos, torna-se viável a comprovação jurídica das informações.
Porém, é preciso contar com ferramentas que ofereçam recursos como certificação e assinatura digitais, seguindo determinações da legislação.
Mais segurança
Documentos digitais reduzem expressivamente as chances de fraude, além de terem camadas de segurança (como senhas e criptografia) para proteção das informações quando armazenados em sistemas especializados.
Sustentabilidade e redução de papel
O uso de papel está diretamente ligado à pegada de carbono e a despesas com materiais. Por isso, a digitalização de documentos promove a sustentabilidade.
Para se ter uma ideia, clientes que utilizam o Checklist Fácil para digitalizar operações economizam, em média, 104 milhões de folhas de papel ao ano.
Facilidade para consultas
Localizar um documento em um sistema é um ato incomparavelmente mais prático do que pesquisá-lo em arquivos físicos. Desse modo, a digitalização agiliza e favorece a disponibilidade dos registros.
Conformidade regulatória
Com maior controle sobre os arquivos digitais, as empresas têm mais facilidade para reunirem o histórico operacional e atenderem a questões de compliance, o que colabora também com a conformidade regulatória.
Como digitalizar documentos?
Planejamento, definição de processos, uso de equipamentos e sistemas são alguns passos recomendados para digitalizar documentos. Descubra mais na sequência.
Identifique necessidades
Em primeiro lugar, é preciso entender requisitos, necessidades, prazos e exigências legais — como normas regulamentadoras — para atualização dos documentos de uma operação.
Com isso, será possível compreender se a sua empresa poderá seguir com arquivos digitais ou se a melhor opção será a digitalização das documentações.
Organize os documentos e processos
Se o caminho a ser seguido pela sua corporação for escanear documentos, estabeleça um fluxo de trabalho para que isso entre na rotina da equipe.
Lembre-se de sempre manter os registros originais arquivados (nesse caso, o benefício de otimizar espaço não se aplicará à sua operação).
Por outro lado, se a sua organização tiver viabilidade para fazer tudo digitalmente, foque nos processos para concretizar os documentos online.
Escolha um sistema para digitalizar e gerir os registros
Busque softwares especializados e avalie todos os recursos para selecionar a opção ideal na sua empresa. Não se esqueça, principalmente de:
- Informar-se sobre opções de segurança da solução;
- Entender se o sistema trabalha em conformidade com exigências legais para autenticidade, como é o caso da certificação para assinatura digital;
- Conhecer as possibilidades de integração para conectar o software a outras soluções e permitir uma gestão completa da operação.
Providencie ferramentas e equipamentos recomendados
Dependendo do tipo de negócio, alguns dispositivos podem ser necessários, como leitores OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), câmeras de alta resolução ou scanners.
Siga boas práticas de digitalização e armazenamento
Garanta que a sua equipe está informada sobre boas práticas, como melhores formatos dos arquivos (PDF ou JPEG, por exemplo), configurações de segurança e backups regulares.
Uso prático de digitalização de documentos nas empresas
Agora que você já sabe como manter um arquivo eletrônico, conheça um caso prático de implementação.
Exemplo: Pague Menos e o uso de documentos digitalizados no Checklist Fácil
O Checklist Fácil é um sistema flexível para diversos tipos de aplicações. Entre eles, está a gestão digital de documentos.
A Pague Menos é um dos clientes que utiliza o software com esse fim. A rede de farmácias realiza auditorias em loja frequentes nas mais de 1.700 unidades, com mais de 200 mil checagens realizadas por ano.
O objetivo é assegurar a atualização documental e manter a qualidade do atendimento. Entre os itens checados, estão documentos requisitados pela Vigilância Sanitária, autorização do Copo de Bombeiros e registros de manutenção, como limpeza de caixa d’água.
“Com o Checklist Fácil, nós temos o retorno rápido, assertivo na parte de documentação, e com isso não utilizamos mais o papel. Não perdemos mais tempo imprimindo, fazendo tudo à mão, e conseguimos anexar os documentos no arquivo de forma online.”
Fernanda Massini, Coordenadora de Assuntos Regulatórios Farmacêuticos da Pague Menos
Depois de entender o quanto a gestão digital de documentos pode mudar a realidade da sua operação, não restam dúvidas de que esse é um caminho promissor para o seu negócio, não é mesmo?
Então, faça como mais de 1.700 empresas e digitalize a sua operação com o Checklist Fácil.
O software é utilizado por marcas como Unilever, Saint-Gobain, ArcelorMittal, Femsa Logística, Engie Soluções, e outras líderes de mercado.
Agende uma conversa com um especialista e conheça todas as possibilidades que uma solução flexível como o Checklist Fácil pode proporcionar!
