Dados confiáveis nas operações da CIATC

Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?

Há mais de 25 anos no mercado de Alimentos e Bebidas, a Cia. Tradicional de Comércio reúne bares, restaurantes, lanchonetes e pizzarias. Entre as marcas do grupo estão Bar Original, Câmara Fria, Pirajá, Astor, SubAstor, Bráz, Bráz Trattoria, Bráz Elettrica, ICI Brasserie e Lanchonete da Cidade.

Com aproximadamente 1.400 colaboradores, a empresa precisava acompanhar processos de Qualidade, Manutenção, Segurança Patrimonial, Controle de Processos, Prevenção de Perdas, Segurança dos Alimentos e Segurança do Trabalho.

Antes do Checklist Fácil, a operação não possuía um histórico consistente dos registros. Também havia demora no envio dos resultados à gestão e pouca rastreabilidade das informações.

A CIATC mantém uma parceria com a Bureau Veritas, responsável por disponibilizar nutricionistas para avaliar as rotinas dos bares, restaurantes e cafés. As inspeções da consultoria eram realizadas em uma solução pesada, que dificultava a inclusão de fotos nas verificações.

A equipe interna utilizava planilhas e cadernos de rastreabilidade separados por loja. Os dados precisavam ser compilados manualmente e os documentos eram descartados após o período obrigatório de armazenamento.

Esse fluxo gerava lentidão, perda de informações e registros insuficientes. A comunicação com as nutricionistas acontecia pelo WhatsApp, o que dificultava a organização das evidências e a recuperação dos dados.

Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?

A Cia. Tradicional de Comércio digitalizou processos de diferentes áreas da operação:

• Aferição da temperatura de equipamentos;
• Controle da temperatura dos alimentos;
• Verificação das atividades de limpeza;
• Avaliação dos requisitos de segurança dos alimentos;
• Monitoramento das condições estruturais das cozinhas;
• Inspeções das condições dos estabelecimentos;
• Controle de treinamentos das equipes;
• Inspeções realizadas pelas nutricionistas da Bureau Veritas;
• Auditorias de qualidade e conformidade regulatória;
• Verificações de Segurança do Trabalho;
• Processos de prevenção de perdas;
• Controle da segurança patrimonial;
• Acompanhamento da manutenção preventiva;
• Avaliações das lojas realizadas pelos sócios do grupo.

Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?

Os Checklists Inteligentes são utilizados para digitalizar as planilhas de inspeção e padronizar as verificações realizadas nas diferentes operações do grupo.

Os Planos de Ação facilitam o tratamento das não conformidades, enquanto os módulos de Workflow ajudam a organizar os fluxos, responsáveis e etapas de cada processo.

A utilização de QR Code, Catálogo e Etiqueta Sequencial permite adaptar os formulários às necessidades das lojas, dos equipamentos e das atividades inspecionadas.

O sistema possibilita anexar fotos e vídeos sem limite de armazenamento. Essas mídias funcionam como evidências do cumprimento das boas práticas e dos procedimentos padronizados.

A integração com o Power BI apoia a consolidação dos dados e a análise dos indicadores. As informações ficam centralizadas e podem ser transmitidas em tempo real para a gerência.

Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?

Desde 2021, a digitalização dos processos ampliou a credibilidade das informações e trouxe mais agilidade para as 43 operações da Cia. Tradicional de Comércio.

A equipe interna e as nutricionistas da Bureau Veritas passaram a utilizar o Checklist Fácil. Os registros que antes estavam distribuídos entre planilhas, cadernos, mensagens e outros sistemas agora ficam centralizados no software.

A empresa já realizou mais de 430 mil aplicações de checklists e alcançou uma economia operacional superior a R$ 365 mil.

Com a redução de papéis e impressões, mais de 15 mil folhas são poupadas por ano. A empresa também eliminou a necessidade de manter cadernos físicos de rastreabilidade em cada loja.

Os relatórios, que anteriormente levavam mais de duas horas para serem produzidos, passaram a ser finalizados em poucos minutos.

Os dados coletados são enviados em tempo real para a gerência, tornando o fluxo de informações mais rápido. As fotos e os vídeos também aumentaram a precisão das evidências e garantiram a rastreabilidade das não conformidades.

A documentação dos serviços de manutenção preventiva passou a ser armazenada no sistema, proporcionando mais controle sobre as atividades realizadas.

O uso do Checklist Fácil, inicialmente planejado apenas para digitalizar as planilhas de inspeção, foi ampliado para quase toda a empresa. Atualmente, até os sócios utilizam a ferramenta para avaliar as lojas visitadas.