Operações destaque em Sustentabilidade

Quais eram os desafios enfrentados pela operação antes do sistema?

A categoria Sustentabilidade reconheceu a empresa que apresentou a maior economia de papel com a digitalização dos checklists.

As cinco finalistas foram Ativa Logística, Foresea, Grupo Nós, Mart Minas e Volkswagen Caminhões e Ônibus.

ATIVA LOGÍSTICA

A Ativa Logística precisava padronizar processos em 24 unidades e reduzir a dependência de formulários impressos.

Atividades como controle de paletes, inspeções de frotas e solicitações de reembolso envolviam registros manuais, e-mails e envio físico de comprovantes.

Esse fluxo aumentava o risco de extravios, dificultava o acompanhamento das informações e tornava as tratativas mais demoradas.

VOLKSWAGEN CAMINHÕES E ÔNIBUS

A empresa precisava padronizar as auditorias diárias realizadas nos veículos, nos serviços de Manutenção e nas concessionárias.

O objetivo era garantir rastreabilidade desde a saída dos chassis da linha de Produção até o armazenamento, o período em pátio e o atendimento de Pós-venda.

Os registros em papel aumentavam os custos, consumiam tempo e dificultavam a comunicação com cerca de 150 concessionárias.

GRUPO NÓS

O Grupo Nós começou a utilizar o Checklist Fácil nos processos de abertura de lojas.

Com mais de 1.000 unidades Shell Select e OXXO, a empresa precisava expandir a digitalização e acompanhar as operações de forma padronizada.

O crescimento da rede também exigia mais agilidade para tratar não conformidades e integrar áreas como Expansão, Qualidade, Prevenção de Perdas, Comercial, Marketing e Operações.

Quais processos foram digitalizados via Checklist Fácil?

• Criação e execução de ordens de serviço: os documentos, antes físicos, agora são gerados diretamente no software, facilitando o registro e acompanhamento das tarefas como limpeza, manutenção de fachada e jardinagem.
• Coleta de evidências fotográficas: a equipe pode tirar fotos durante a execução do serviço, anexando-as diretamente ao checklist para comprovar o trabalho realizado.
• Envio de relatórios e documentos aos clientes: após a finalização do serviço, os relatórios são enviados automaticamente por e-mail ao cliente e as informações disponibilizadas em PDF, proporcionando agilidade e formalidade.
• Arquivo e resgate de documentos históricos: a digitalização permite o armazenamento centralizado de todos os checklists e relatórios, possibilitando a busca rápida e eficiente por documentos de anos anteriores.
• Centralização da documentação: fotos, assinaturas do cliente e informações da unidade são compiladas em um único documento, eliminando a dispersão de múltiplos arquivos.
• Acompanhamento da fiscalização e vistoria dos supervisores: o software permite monitorar quando o supervisor esteve no local, por quanto tempo, o que foi feito, as interações com o cliente e o status das pendências.
• Padronização e evolução dos checklists: os checklists são adaptados aos serviços oferecidos, como limpeza, fachada e jardinagem, e as perguntas evoluem com o tempo, incluindo requisitos como fotos obrigatórias.
• Registro de fichas de EPI: em todas as frentes da operação, a comprovação da entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), um requisito crucial para a segurança e conformidade, passou a ser realizada com fotos e armazenada digitalmente no software.

Quais recursos do Checklist Fácil são mais utilizados?

ATIVA LOGÍSTICA

• Controle de saída e retorno de paletes
• Inspeções de chegada e saída dos veículos
• Monitoramento das rotas
• Registro das não conformidades nas viagens
• Solicitações de reembolso
• Cadastro dos colaboradores
• Movimentação de manobristas
• Autorizações de saída
• Auditorias 5S
• Inspeções da Brigada de Incêndio
• Requisições de viagens

VOLKSWAGEN CAMINHÕES E ÔNIBUS

• Auditorias dos veículos
• Inspeções de recebimento nas concessionárias
• Controle da limpeza e da pintura
• Avaliações mecânicas
• Inspeções dos pneus
• Verificação da documentação
• Registro da quilometragem
• Controle de Qualidade
• Revisões dos veículos
• Pesquisas de Satisfação
• Processos de Manutenção

GRUPO NÓS

• Abertura de lojas
• Processos operacionais
• Ativações promocionais
• Processos de Expansão
• Inspeções de Qualidade
• Prevenção de Perdas
• Processos Comerciais
• Atividades de Marketing
• Operações de loja
• Tratamento de não conformidades

Quais foram os ganhos proporcionados pelo sistema?

GRUPO NÓS

O Grupo Nós venceu a categoria Sustentabilidade com 777.063 checklists aplicados no período avaliado.

A digitalização evitou 3.108.252 impressões e reduziu em 99,95% as emissões de dióxido de carbono relacionadas ao processo.

A empresa evitou a emissão de 82 toneladas de CO₂, resultado equivalente à retirada de 119 veículos das ruas.

Também foram preservados 197.278 litros de água, representando uma economia de 99,91% em comparação ao processo tradicional.

O Checklist Fácil passou de uma única área para diferentes departamentos. Atualmente, o Grupo Nós realiza mais de 60 mil aplicações mensais.

ATIVA LOGÍSTICA

Em 2024, a Ativa Logística aplicou mais de 100 mil checklists e evitou aproximadamente 500 mil impressões em papel.

A empresa reduziu o tempo das inspeções, eliminou etapas manuais e diminuiu desperdícios.

Os dados centralizados aumentaram a organização, a rastreabilidade e a padronização dos procedimentos nas 24 unidades.

VOLKSWAGEN CAMINHÕES E ÔNIBUS

A Volkswagen padronizou as inspeções realizadas na fábrica e nas concessionárias.

As evidências fotográficas ampliaram a rastreabilidade dos veículos e proporcionaram análises mais objetivas.

A digitalização também reduziu o tempo e os gastos das aplicações, além de melhorar a comunicação com a rede de concessionárias.