Uma boa gestão de recursos envolve pensar não só nos aspectos econômicos da empresa, mas também nos diferenciais de cada membro das equipes para alocar materiais e verbas de forma mais estratégica. Isso otimiza o desempenho das equipes e permite trabalhar com maior previsibilidade frente às oscilações do mercado.
Uma gestão de recursos eficiente estimula a produtividade das equipes e promove a sustentabilidade organizacional. No entanto, há gestores empresariais que ainda acham perda de tempo fazer um planejamento estratégico para uso racional de recursos.
O que acontece é justamente o contrário: quanto mais refinado for esse planejamento, mais as equipes vão conseguir otimizar o tempo operacional.
Quer entender como isso funciona na prática? Continue a leitura e veja como tirar do papel seu plano de alocação de recursos.
O que é gestão de recursos?
Denomina-se de gestão de recursos o processo de planejar, prever e distribuir da maneira mais estratégica possível os recursos (materiais, econômicos, tecnológicos etc.) de uma empresa.
O objetivo é prover as condições necessárias para que todos os colaboradores possam obter máximo desempenho em suas performances, aliando o fator humano com os demais recursos que influenciam na qualidade do serviço prestado.
É por isso que a tarefa de alocação de recursos demanda tempo e concentração. Não dá para o gestor sair distribuindo verbas sem antes estudar as necessidades de cada departamento, por exemplo.
Especialmente no caso de recursos econômicos, uma análise pautada no custo-benefício das operações é crucial para manter o controle financeiro e evitar desperdícios.
Além disso, praticar uma gestão de recursos eficiente inclui responder às seguintes questões:
- Qual é a real disponibilidade desses recursos na empresa?
- Quais as prioridades de cada setor e qual o calendário anual das atividades?
- Quais tipos de recursos são imprescindíveis para o funcionamento de cada setor?
- Quem são os responsáveis por essa gestão de ativos e pela distribuição dos recursos?
Principais recursos para gerenciar em uma empresa
São diversos os tipos de recursos que dão suporte organizacional às operações de uma instituição. Os mais comuns são os recursos financeiros, materiais e tecnológicos.
Do ponto de vista da produtividade das equipes, também é fundamental considerar uma alocação criteriosa dos recursos humanos e um uso racional do tempo dos colaboradores.
Afinal, nada mais desgastante do que realizar uma tarefa que extrapole o tempo previsto ou que gere retrabalho. Uma gestão de recursos eficiente evita esse risco e, por consequência, mantém as equipes mais motivadas e engajadas em suas funções.
Devemos lembrar ainda que, nessa gama de recursos organizacionais, existem aqueles tangíveis e intangíveis. Os primeiros estão relacionados à infraestrutura física da empresa em si e a tudo o que ela disponibiliza para os seus colaboradores.
Já os recursos intangíveis têm a ver com os aspectos mais subjetivos do processo organizacional, como:
- Conhecimento agregado dos times;
- Habilidades individuais;
- Diferenciais de cada colaborador;
- Redes internas e externas de relacionamento;
- Entre outros fatores que também interferem nos resultados da empresa.
Quais as vantagens de uma gestão de recursos eficiente?
Como são muitos os tipos de recursos para se gerenciar numa empresa, o ideal é combinar recursos tangíveis e intangíveis de modo a promover melhoria contínua nos processos e ganhar máxima eficiência operacional.
Essa integração de recursos, bem como a gestão efetiva de todos esses elos da cadeia produtiva, traz muitas vantagens para a organização. A seguir, descrevemos as principais.
Permite traçar metas mais realistas
Ao fazer a gestão de recursos, os gestores conseguem enxergar com mais clareza as necessidades gerais da empresa e aquelas específicas de cada departamento ou função.
Com isso, fica muito mais fácil traçar metas palpáveis, definindo objetivos de curto, médio e longo prazo, sempre embasados no orçamento e nas ferramentas disponíveis para cada demanda.
Evita sobrecarga de trabalho
Um dos grandes desafios de liderar uma equipe é garantir que os colaboradores se mantenham engajados e livres de sobrecarga. Saber aproveitar o tempo operacional tem muito a ver com o acesso aos recursos que a empresa oferece ao time.
Nesse sentido, quando o gestor faz a alocação adequada dos recursos materiais e tecnológicos – considerando as particularidades de cada setor e função – naturalmente os colaboradores vão conseguir desempenhar suas tarefas em tempo hábil, sem desgaste físico ou emocional.
Facilita o nivelamento das equipes
Outra dificuldade comum das lideranças em empresas é nivelar os times conforme a capacidade de entrega de cada colaborador.
Uma gestão de recursos eficiente favorece esse processo porque permite enxergar com exatidão como cada profissional desempenha sua atividade a partir daquelas ferramentas que lhe foram oferecidas.
Promove melhorias contínuas
A melhoria contínua é como um horizonte na jornada de toda e qualquer instituição. Buscá-la é um exercício diário, do qual a gestão de recursos é parte imprescindível.
Afinal, conhecendo os recursos disponíveis e sabendo onde se pode chegar a partir deles, é possível traçar planos mais ambiciosos para elevar a confiança do time e o valor agregado das operações.
Como fazer um bom plano de gestão de recursos?
Além de clareza quanto às necessidades da empresa e de cada departamento, os gestores empresariais precisam contar com outras ferramentas de suporte organizacional para se sentirem mais seguros ao alocar os recursos disponíveis.
Não basta ter visão estratégica e percepção clara do fluxo de trabalho se o gestor não tiver previsibilidade na alocação dos recursos e controle na gestão das equipes. E isso só é possível com o apoio de ferramentas tecnológicas que permitem acompanhar indicadores, inspecionar rotinas e padronizar processos.
Hoje em dia, existem diversos softwares no mercado que permitem acompanhar atividades em tempo real, delegar tarefas de forma mais criteriosa e monitorar o aproveitamento dos recursos organizacionais pelas equipes. Assim, o gestor consegue identificar gargalos que possam causar desperdício ou mau uso dos recursos ao longo da operação.
Ou seja, contar com suporte tecnológico na empresa significa fazer economia de recursos e racionalizar a tomada de decisão para replicar padrões de sucesso.
Uma das soluções essenciais nesse processo é o Checklist Fácil, que permite:
- Distribuição e delegação de tarefas aos responsáveis;
- Monitoramento do uso de recursos em tempo real;
- Checagem de produtos, processos e informações;
- Automatização de processos repetitivos;
- Geração de relatórios de indicadores de desempenho;
- Centralização e organização da base de dados;
- Suporte à comunicação entre os departamentos.
Ao reunir todas essas facilidades, o Checklist Fácil permite que sua empresa otimize a gestão de recursos organizacionais e impulsione a produtividade do seu time.
Integração com Runrun.it
O Checklist Fácil também possui o exclusivo módulo de integração com Runrun.it para potencializar o controle de processos, projetos e atividades, facilitando a gestão e alocação de recursos na sua operação.
Por meio da integração, ao aplicar um checklist e identificar a necessidade de uma ação, o sistema cria automaticamente uma tarefa em um quadro integrado do Runrun.it. Assim, de um checklist inteligente, nascem tarefas estratégicas de maneira simples e automatizada.
Dentro da tarefa, você pode atribuir prazos, responsáveis e detalhar informações, garantindo contexto e segurança para quem vai executar. Além disso, é possível configurar obrigatoriedades de abertura de tarefas conforme a criticidade do processo.
Dessa forma, sua empresa elimina problemas como duplicidade de trabalho, gestão fragmentada e perda de informações, conquistando mais eficiência, controle e agilidade para seus projetos e processos.
E o melhor: ao adquirir a integração, você tem acesso ao plano mais completo do Runrun.it e pode utilizar todos os recursos da plataforma. Saiba mais sobre a integração!
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