Ferramentas para digitalizar processos são recursos tecnológicos utilizados para transformar tarefas manuais em fluxos automatizados, o que eleva a eficiência operacional e reduz a chance de erros nas rotinas corporativas. Incluem sistemas para gestão de processos, documentos e análise de dados em tempo real.
O segredo para a eficiência operacional é unir pessoas, processos e tecnologia. Por isso, cada vez mais empresas apostam em ferramentas para digitalizar processos.
Quando tarefas manuais e repetitivas passam a ser operadas por sistemas, equipes inteiras têm mais tempo para atuar estrategicamente. Com isso, torna-se possível maximizar resultados e buscar inovação.
Mas, quais são as melhores soluções para a transformação digital de um negócio? Não fique para trás e leia este artigo até o fim para descobrir.
Qual é a diferença entre digitalização, automação e transformação digital?
Em primeiro lugar, vale esclarecermos que a transformação digital é um conceito que abrange digitalização e automação, mas que esses últimos termos não são sinônimos.
A digitalização transforma processos manuais em formatos digitais, como substituir papéis por arquivos eletrônicos.
Já a automação utiliza tecnologia para executar tarefas de forma automática, eliminando intervenções humanas em atividades repetitivas.
Quais são os benefícios de ferramentas para digitalizar processos?
Entre os principais ganhos de ferramentas para digitalizar processos estão o aumento da produtividade empresarial, agilidade, redução de custos, visibilidade de dados, simplificação das rotinas e aumento da receita.
Por conta disso, é possível afirmar que a digitalização de fluxos de trabalho maximiza o desempenho das organizações.
Prova disso é o estudo “Índice da Transformação Digital no Brasil”, da PwC. A pesquisa revelou que o resultado mais esperado por 75% das empresas com esse tipo de estratégia é potencializar a eficiência operacional.
Quais ferramentas podem digitalizar processos empresariais?
Há inúmeras opções de ferramentas para automação de processos, que podem ser soluções específicas para uma determinada área ou um sistema flexível, capaz de se adaptar a diferentes cenários.
Por isso, conheça, a seguir, alguns softwares que podem apoiar a sua operação.
Checklist Fácil
O Checklist Fácil é um sistema completo para digitalização de qualquer tipo de processo, e possui mais de 150 recursos para metrificar operações e viabilizar a gestão de dados.
A solução é reconhecida por sua flexibilidade e adaptação a diferentes tipos de uso, oportunizando a gestão de processos em cenários variados com a digitalização de fluxos de trabalho.
Entre os pontos fortes do Checklist Fácil, estão:
- Fornece visão em tempo real sobre o desempenho de equipes, unidades ou divisões por região, com relatórios e dashboards automatizados;
- Permite o uso offline do aplicativo, mantendo a operação digitalizada mesmo em áreas sem conexão com a internet;
- É utilizado principalmente em áreas como Qualidade, Segurança do Trabalho, Auditorias e Certificações, Manutenção, Logística e Prevenção de Perdas, mas tem o potencial de se expandir nas operações como uma solução ideal para digitalizar qualquer tipo de processo;
- Oferece API de fácil integração com outros sistemas, otimizando recursos nas empresas e viabilizando inovação nas rotinas;
- Possui diferentes recursos de segurança, como biometria e autenticação multifator (MFA), além da configuração de diferentes tipos de usuários para assegurar a proteção de informações estratégicas registradas no sistema.
O Checklist Fácil pode não atender totalmente a sua operação porque:
- O software não é um ERP (Enterprise Resource Planning), mas, como vimos anteriormente, disponibiliza recursos para ser integrado a outras soluções;
- O teste grátis do sistema tem duração de apenas sete dias, porém, há opções de planos do Light ao Enterprise, possibilitando um investimento acessível a qualquer tipo de negócio.
Zapier
O Zapier é uma ferramenta para digitalizar processos que simplifica automações conectando aplicativos e serviços online.
Com ele, você pode, por exemplo, fazer com que uma planilha seja atualizada sempre que receber um novo e-mail, além da possibilidade de integrar mais de sete mil recursos diferentes.
Entre os pontos positivos do Zapier, estão:
- Integra-se a uma vasta gama de aplicativos, desde ferramentas de produtividade até plataformas de e-commerce para criação de fluxos de trabalho personalizados;
- A interface do Zapier é intuitiva e visual, permitindo que até mesmo usuários sem conhecimentos técnicos criem suas próprias automações;
- Possui integração com o Checklist Fácil, conectando o sistema a mais de sete mil outros aplicativos.
O Zapier pode não atender 100% a sua operação porque:
- A versão gratuita do Zapier oferece um número limitado de zaps e tarefas, o que pode ser insuficiente para usuários com necessidades mais complexas.
- Embora a interface seja intuitiva, criar automações mais complexas pode exigir um certo tempo de aprendizado e experimentação.
- A eficácia dos zaps depende da qualidade das APIs dos aplicativos integrados, o que pode limitar algumas funcionalidades ou causar instabilidades.
Power BI
Uma das maiores necessidades das empresas atualmente é constituir uma gestão de dados consistente. O Microsoft Power BI é uma das soluções mais utilizadas no mundo para essa finalidade.
Entre os pontos positivos do Power BI, estão:
- É de fácil integração com todo o ecossistema de ferramentas da Microsoft, especialmente Office 365, Excel e SharePoint;
- Oferece amplas alternativas de visualização de dados, desde gráficos simples até desenhos mais complexos, adaptando-se às necessidades de cada negócio;
- Pode ser integrado ao Checklist Fácil para a criação de dashboards personalizados com os dados obtidos nas coletas.
Por que ela pode não atender 100% a sua operação?
- Mesmo sendo fácil de usar, análises avançadas exigem um grau de conhecimento mais elevado em assuntos como modelagem preditiva e aprendizado de máquina;
- O Power BI possui uma versão gratuita, porém há limites sobre o volume de dados para processamento e usuários que podem utilizar o software;
- Por ser baseado em nuvem, o sistema depende de conexão com a internet para que o usuário possa usufruir de uma experiência completa durante o seu uso.
Google Suite
Os aplicativos do Google Suite são uma opção para digitalizar documentos, planilhas e integrar a comunicação dos times.
Pontos positivos da solução
- É gratuita, apesar de ter limite de armazenamento nessa condição;
- Ferramentas como Google Docs e Google Sheets permitem edições simultâneas e comentários, otimizando o trabalho em equipe;
- Funciona em qualquer dispositivo conectado à internet e integra-se bem com outras ferramentas e aplicativos externos.
Por que ela pode não atender 100% a sua operação?
- Recursos Limitados para Processos Complexos: Não substitui ferramentas especializadas para gestão de processos ou automação mais avançada;
- Sua funcionalidade é reduzida em conexões lentas ou quando não há disponibilidade de internet;
- Possui limitações para adaptar fluxos de trabalho específicos ou criar soluções sob medida para a empresa.
QIVE
O QIVE é um software que automatiza rotinas com documentos fiscais, ou seja, auxilia com a digitalização de processos tributários e financeiros.
Pontos positivos do sistema:
- Redução de erros com a eliminação de trabalhos manuais;
- A plataforma auxilia as empresas a manterem a conformidade fiscal, garantindo que todos os documentos sejam armazenados de acordo com as exigências legais;
- Ao automatizar processos e eliminar a necessidade de armazenamento físico de documentos, o Qive contribui para a redução de custos operacionais.
Por que ele pode não atender 100% a sua operação?
- O sistema não elimina a necessidade de recebimento de notas e boletos em papel;
- Por ser direcionado somente à área financeira, é preciso buscar outras soluções para difundir a digitalização de processos em toda a empresa;
- É preciso avaliar a fundo as possibilidades de integração para saber se a ferramenta conseguirá suprir o que a sua equipe precisa.
Como escolher a ferramenta de digitalização ideal para sua empresa
Frente a tantas opções diferentes de tecnologias para digitalização empresarial, é preciso seguir alguns passos para acertar na escolha. Confira quais são eles:
Conheça as funcionalidades
Busque o máximo de informações possíveis sobre os recursos que uma ferramenta para digitalização de processos oferece.
Entre em contato com fornecedores, solicite demonstrações e faça testes gratuitos.
Assim, você poderá descobrir se a tecnologia se adequa às especificidades do seu negócio ou departamento.
Informe-se sobre a integração com outras soluções
Certifique-se de que o sistema ou plataforma são de fácil integração com outras soluções.
Afinal, a conexão entre tecnologias de automação melhora a comunicação entre áreas, além de potencializar a disponibilidade de dados e uma visão completa sobre a performance da organização.
Avalie o custo-benefício
Sempre visualize as vantagens a médio e longo prazo ao ponderar o custo-benefício de uma ferramenta para digitalizar processos. Nesse sentido, recomenda-se calcular o Retorno Sobre Investimento (ROI) esperado.
Esta calculadora gratuita do Checklist Fácil pode te ajudar nessa missão. E, lembre-se: nem todos os ganhos são tangíveis. O fortalecimento da cultura digital, por exemplo, é algo que nem sempre pode ser mensurado nas corporações.
Busque referências
Realizar benchmarkings e conversar com outras organizações que utilizam a solução em foco pode trazer boas ideias e solucionar dúvidas.
Junto a isso, procure avaliações e opiniões de usuários em canais como redes sociais e buscadores.
Considere a escalabilidade do produto
Avalie a possibilidade de ampliar o uso do sistema. Em caso de expansão para outras áreas ou novos usuários, o processo seria simples?
A escalabilidade é um fator fundamental para investir em uma alternativa que valha a pena para o negócio.
Entenda como funciona o suporte
Quais são os canais de atendimento que o fornecedor do software disponibiliza para suporte? Quais são os feedbacks dos usuários sobre esse serviço?
Pesquise e se informe para ter a certeza de que terá o apoio necessário sempre que tiver dúvidas ou problemas técnicos.
Avalie questões de segurança
Verifique se o sistema oferece proteção adequada de dados sensíveis, controle de permissões e acessos de forma unificada. Além de proteger as informações da empresa, tecnologias avançadas de segurança facilitam auditorias de compliance.
Por que o Checklist Fácil é a ferramenta ideal para digitalizar processos?
O Checklist Fácil cumpre todos os requisitos que vimos até aqui, com diferenciais que o tornam a melhor opção para promover a digitalização de processos nas organizações, como:
- Mais de 14 mil avaliações no Google Play e nota média de 4.8;
- Estabilidade superior a 99%, firmada em contrato;
- Suporte com nota acima de 96;
- Configurações que se adaptam a qualquer empresa ou departamento;
- Autenticação Multifator e Reconhecimento Facial para Login (disponível como módulo adicional) como camadas extras de segurança no acesso ao sistema, reforçando governança e reduzindo riscos.
- Mais de 150 recursos que impulsionam a aplicação de checklists e a realização de auditorias e inspeções;
- Planos acessíveis e ROI de 204% em três anos.
Por isso, mais de 2.000 empresas, em toda a América Latina, já economizaram mais de R$ 47 milhões, poupando mais de 96 milhões de impressões em papel e otimizando mais de 420 mil horas de trabalho ao ano.
Mas se você deseja adotar soluções completas que abrangem todo o ciclo de vida da operação — desde a definição do processo até a execução e o monitoramento das tarefas — a parceria estratégica entre Checklist Fácil e Runrun.it pode ser a resposta certa.
Esses dois produtos, referências em seus respectivos nichos, se complementam para oferecer soluções completas, combinando a padronização e o controle de processos com a gestão inteligente e a otimização do tempo.
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