Para fazer um relatório técnico, é necessário o objetivo e coletar dados confiáveis. A estrutura ideal inclui Introdução (contexto e propósito), Metodologia, Resultados (objetivos), Análise/Discussão e Conclusão/Recomendações. Use linguagem clara e técnica, e anexe gráficos ou figuras relevantes. É crucial revisar e seguir normas específicas, como a ABNT, se aplicável.
Você já se sentiu sobrecarregado pela quantidade de dados e pela necessidade de transformá-los em um documento formal e compreensível? Em um mundo orientado por informações, saber como fazer um relatório técnico de alta qualidade é mais do que uma habilidade, é um requisito fundamental para o sucesso profissional e empresarial.
Neste artigo, vamos mergulhar nas técnicas de escrita e estrutura que garantem que seu documento seja não apenas tecnicamente correto, mas também claro, conciso e impactante. Abordaremos desde a definição do objetivo até as recomendações práticas para a sua conclusão. Prepare-se para dominar a arte de criar relatórios técnicos que realmente façam a diferença e impulsionem a sua credibilidade.
Continue a leitura e descubra o passo a passo para otimizar seus processos de documentação!
O que é um relatório técnico?
Um relatório técnico é um documento formal que apresenta informações detalhadas sobre um projeto, pesquisa ou problema específico. Isso deve ser considerado ao buscar informações sobre como fazer um relatório técnico.
Seu objetivo principal é comunicar achados, resultados e conclusões de forma clara. Dessa forma, ele serve como um registro oficial, pois é a ferramenta que converte pesquisa, projetos e inspeções em decisões estratégicas e melhorias operacionais.
Ele não apenas registra o que foi feito, mas atua como um registro histórico determinante para auditorias, comprovação de serviços e planejamento futuro.
Quando fazer um relatório técnico?
Criar um relatório técnico é fundamental após a conclusão de qualquer estudo, experimento ou pesquisa. Dessa forma, é um documento indispensável para registrar o progresso de projetos em andamento.
Exerce uma função importante justificar soluções para problemas ou para recomendar ações futuras à gestão.
Passo a passo sobre como fazer um relatório técnico
Para facilitar a criação de um completo, preparamos a seguir algumas etapas que não podem ficar de fora desse processo. Confira!
Escolha qual formato utilizar
Existem diferentes possibilidades de ferramentas e modelos para gerar um relatório profissional, como:
- Relatório técnico em papel, que demanda mais esforço para preenchimento manual, mais tempo para execução, e que pode ser feito previamente em um aplicativo de textos (como o Word), mas que precisa ser impresso posteriormente;
- Relatório técnico em planilha, com dados cadastrados em um computador ou celular em aplicativos como o Excel, fato que dificulta a inclusão de arquivos em imagem e a visão completa sobre as avaliações (nesse sentido, recomendamos a leitura do ebook “Planilha ou software?”);
- Relatório técnico em aplicativo ou sistema especializado, que torna tudo mais prático com padrões de preenchimento, viabilidade para inclusão de mídias (fotos e vídeos), compilação de dados em tempo real e assinatura digital, entre outros artifícios possíveis de uso.
Para concluir, uma solução como o Checklist Fácil possui os recursos que mencionamos nesse último formato. Além disso, o sistema é adaptável a qualquer tipo de negócio para padronizar processos, facilitar checagens e concentrar dados das operações em um só lugar.
Pense na estrutura
Depois de ter escolhido o formato, relembre tudo que não pode faltar no seu relatório técnico e faça uma organização macro de toda a estrutura.
Mesmo que você ainda não saiba os detalhes de cada tópico, essa prática vai te ajudar a não se esquecer de nenhuma informação importante na hora de elaborar o conteúdo.
Crie um cabeçalho profissional
O cabeçalho é a parte do documento com o resumo das informações mais relevantes para identificação do registro. Logo, é primordial que ele contenha detalhes indispensáveis, como:
- Título;
- Dados da empresa (razão social, endereço, telefone, e-mail e CNPJ);
- Dados do especialista responsável pela avaliação (nome, telefone, e-mail, empresa e CNPJ);
- Data da visita;
- Ambiente, ativo ou processo da empresa que passou pela avaliação;
- Relatório de fotos;
- Data de emissão do documento.
Dependendo do tipo de relatório ou das exigências da empresa em questão, o cabeçalho pode ter menos ou mais informações além dos itens mencionados acima.
Faça um resumo para introdução
Na sequência, antes de iniciar de fato o relatório técnico, apresente qual foi o serviço prestado. Aqui, recomenda-se indicar qual foi o tipo de apuração realizada (inspeção, auditoria, instalação, revisão etc.), objetivo, tempo de duração da visita e informações pertinentes a cada caso, como equipamentos e metodologias utilizados.
Liste tudo que foi conferido
Chegamos à parte principal do documento, em que você deve listar todos os itens de checagem, o que foi constatado e quais ações deverão ser tomadas em cada tipo de situação.
Independentemente do foco (padrões, critérios, normas, desempenho, etc.), recomenda-se que um relatório técnico completo inclua tudo que está conforme e também as não conformidades encontradas no cenário analisado.
Anexe imagens ou fotos
Os registros visuais aumentam a credibilidade das informações e, como já falamos anteriormente, deixam um relatório profissional ainda mais completo. Fotos e vídeos podem chegar a um nível de detalhe maior do que descrições por texto, e isso facilita a compreensão de quem vai analisar o documento posteriormente.
Inegavelmente, essa etapa se torna muito mais simples com o uso de um sistema especializado como o Checklist Fácil. A versão do aplicativo permite a inclusão de mídias durante o preenchimento de checklists, armazenando os arquivos em nuvem e relacionando-os ao item correspondente automaticamente.
Registre as assinaturas dos responsáveis
O reconhecimento final de quem solicitou a visita técnica e do profissional que fez a conferência são determinantes para validar o documento, e não podem faltar no relatório.
Todavia, em alguns casos, pode ser necessária a inclusão da assinatura de outros envolvidos, como supervisores, clientes ou técnicos auxiliares.
Conclua o relatório
Faça um apanhado geral das informações de forma conclusiva, fornecendo um parecer final sobre a situação avaliada durante a visita técnica.
Como analisar um relatório de visita técnica?
Os dados obtidos em relatórios de visita técnica servem para uma série de finalidades, e a análise do documento depende das particularidades de cada situação. Um dos métodos mais comuns, porém, é a comparação entre diferentes períodos.
Por exemplo: vamos pensar em uma rede de farmácias. Em alguns meses, depois de oportunidades observadas e de melhorias implementadas, qual foi a variação na performance dos atendimentos em lojas?
Supondo que, no início das avaliações, 50% das lojas apresentaram algum problema com documentos desatualizados (e que isso tenha sido documentado em um relatório), a situação foi revertida na visita técnica do mês subsequente? Qual é o percentual de lojas que estão em conformidade com as documentações exigidas por lei? Essas são algumas perguntas que a análise precisa responder.
É apenas um caso para demonstrar quão importante é acompanhar o histórico das operações e utilizar as informações dos relatórios técnicos para retirar insights. Outra avaliação possível seria sobre o próprio desempenho das visitas técnicas, considerando métricas como:
- Quantidade de visitas realizadas;
- Tempo de duração da visita do técnico;
- Número de apontamentos e de resoluções executadas a partir da visita.
Com esses indicadores em mãos, é possível concluir se a performance foi adequada. A análise também deve envolver o lado do cliente, ou seja, se ele ficou satisfeito com o atendimento que recebeu durante a avaliação. Isso pode ser obtido por meio das pesquisas de satisfação após o envio dos relatórios.
Qual é a melhor solução para gerar relatórios técnicos completos?
Uma tecnologia ideal para criar relatórios profissionais precisa reunir todos os recursos que mencionamos anteriormente, como configurações de tipos de resposta em um checklist, leitura de QR Code, inclusão de mídias, fluxos com diferentes etapas de checagem e, claro, geração de relatórios em PDF ou outros formatos.
O Checklist Fácil inclui tudo isso entre as mais de 150 funcionalidades da solução, líder na América Latina em padronização e gestão de processos. Com ele, é possível digitalizar auditorias e inspeções de rotina para acabar de uma vez por todas com registros em papéis.
Utilizar o Checklist Fácil também otimiza o tempo de trabalho e favorece a gestão de processos e dados de empresas, com ROI comprovado de até 204%.
Como fazer um relatório técnico com o Checklist Fácil?
Com o Checklist Fácil, você pode automatizar muitas ações com tipos de resposta de seleção, campos numéricos, reconhecimento ótico de caracteres, QR Code para identificação de equipamentos etc.
E mais: ao identificar não conformidades, pode-se criar um modelo de plano de ação para o item ou para a inspeção completa, especificando a solução. Ou seja, todos os seus dados ficam centralizados em um só lugar!
Padronização
Os checklists inteligentes viabilizam que tudo seja feito sob o mesmo padrão de qualidade e lógica de informações. Isso também facilita a análise posterior dos dados ali contidos, ajudando na comparação de processos, monitoramento do desempenho, identificação de pontos de melhoria e tomada de decisões mais estratégicas.
Afinal, as chances de se ter mais de um técnico em campo são grandes, e se cada um deles preencher o relatório conforme quiser, toda essa vantagem deixará de existir.
Criação de seções
Com tantos relatórios diários, eles podem ficar desorganizados se não houver cuidado redobrado. Aqui, a dica é utilizar o sistema para que isso não aconteça, já que ele permite trabalhar dados de forma bem mais organizada, classificando cada ação de acordo com a necessidade de cada setor, gestor ou técnico.
É a funcionalidade perfeita para a identificação da equipe e para garantir o uso de EPIs, por exemplo. Além disso, os campos não podem ficar em branco na ferramenta, o que ajuda no cumprimento de todas as informações ao longo do trabalho.
Relatório fotográfico
Como falamos, o registro por imagem é essencial para o relatório técnico. Afinal, sem ela, há certa dificuldade em comprovar a execução do trabalho ou mesmo fazer análises e comparativos da situação de um equipamento ou instalação.
Em trabalhos de manutenção e inspeção, esse tipo de registro pode ser compartilhado entre técnicos, clientes e gestores, garantindo a exatidão da operação, evitando retrabalhos e conflitos.
Além disso, o bloqueio de galeria exige que os recursos de mídias sejam registrados no momento exato da visita. Desse modo, a confiabilidade do relatório técnico é muito maior.
Outros recursos
O sistema cria relatórios padronizados com a compilação automática dos dados coletados por meio das checagens digitais. Entre algumas das funcionalidades que contribuem para isso, estão:
- Assinatura digital com validade jurídica, facilitando a aprovação de documentos e a comprovações técnicas;
- Módulo Power BI, fornecendo uma visão completa sobre indicadores ao consolidar os dados em um painel acessível, visual e padronizado;
- Módulos de Workflow, automatizando processos para a estruturação de relatórios que dependem de diferentes etapas ou envolvem departamentos e equipes distintos na sua execução.
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