Falar em Estrutura Analítica de Projeto (EAP) significa falar em gestão de escopo e divisão de tarefas. A ideia é quebrar atividades complexas em blocos de trabalho facilmente gerenciáveis, garantindo assim a execução do todo em pequenas partes. Isso promove uma rotina corporativa mais leve, dinâmica e com melhor aproveitamento do tempo operacional.
Dividir grandes projetos em pequenas partes gerenciáveis é o objetivo principal da Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Essa metodologia se tornou uma das maiores aliadas dos gestores pois, com ela, é possível garantir que as atividades serão concluídas dentro do prazo e sem estourar o orçamento.
No entanto, é preciso conhecer muito bem o método para conseguir aplicá-lo com sucesso. Afinal, ele é composto por etapas minuciosas que exigem pensar criteriosamente na hierarquia do projeto.
Neste conteúdo, mostraremos como funciona. Continue a leitura e entenda como gerenciar seus entregáveis com agilidade e precisão.
O que é Estrutura Analítica de Projeto (EAP)?
Denomina-se Estrutura Analítica do Projeto (EAP) o método de divisão de tarefas complexas em blocos de trabalho menores e mais fáceis de gerenciar. Trata-se, portanto, de metodologia de gerenciamento de projetos que envolve visão global das etapas, delegação de funções e, sobretudo, controle de tempo na execução de cada demanda.
Esses aspectos vão garantir que o gestor consiga finalizar o projeto dentro das expectativas previstas. Por exemplo: não basta ter uma visão global da atividade se os membros das equipes não tiverem clareza sobre suas funções. O método também não funcionará se não houver atenção plena durante o tempo previsto para a execução.
É por isso que a divisão de tarefas em blocos menores é o ponto-chave do EAP, pois permite o desdobramento do escopo, de modo que todos os colaboradores consigam enxergar com clareza suas funções e saber ao certo qual caminho seguir. Assim, naturalmente, as equipes vão ganhando prática e os projetos vão saindo do papel.
Qual a diferença entre EAP e cronograma de projeto?
Estrutura Analítica de Projeto e cronograma de projeto são coisas parecidas. Porém, o cronograma é mais voltado para a gestão do escopo de trabalho em si, ou seja, mostra quais tarefas devem ser executadas. Já o método EAP é mais focado no planejamento de projetos, isto é, na visão global do todo.
Em resumo, podemos dizer que a EAP mostra às equipes como fazer determinada atividade de um projeto, viabilizando os resultados esperados. Já o cronograma mostra o que precisa ser feito e o que se pretende alcançar a partir daí, conforme prazo pré-determinado.
No cronograma do projeto também vão constar informações como os responsáveis pela tarefa, status da atividade e checklists da operação completa. A Estrutura Analítica de Projeto, por sua vez, mostrará uma visão mais estratégica para se alcançar o objetivo maior, que é “fazer acontecer”.
Quais os níveis de uma EAP?
Uma EAP é composta por três níveis básicos relacionados à organização do trabalho e aos componentes do projeto. O primeiro nível refere-se à tarefa principal, que normalmente corresponde ao objetivo maior do projeto.
Por exemplo: se a sua equipe está fazendo um novo design para os canais institucionais da empresa, o primeiro nível da EAP seria: o lançamento do novo design dos canais.
As atividades que precisam ser desenvolvidas para tirar esse objetivo do papel vão compor os níveis seguintes da EAP. Estes, portanto, serão níveis mais detalhados e criteriosos. No segundo nível, definem-se as subtarefas da EAP conforme o escopo do projeto inicial.
Considerando-se o mesmo exemplo anterior: o que é necessário para o lançamento do novo design? A partir daí, o gestor subdivide as demandas em blocos menores, como: reuniões de brainstorming; reformulação dos valores da marca; estruturação dos novos canais de comunicação, etc, a depender das particularidades de cada projeto e de cada fluxo de trabalho.
Assim, chegamos ao terceiro nível de uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o qual consiste em esmiuçar ao máximo cada uma das subtarefas elencadas no nível dois. Seguindo o mesmo exemplo, este seria o momento de delegar os responsáveis por escolher as novas cores da marca, produzir o material de divulgação, colocar no ar os novos canais e monitorar os resultados obtidos.
Como fazer uma EAP?
A partir dos três níveis de hierarquia do projeto que descrevemos no tópico anterior, já pudemos perceber quais caminhos são necessários para se fazer uma boa EAP.
Contudo, como estamos falando em divisão de tarefas, convém explicar de forma mais detalhada as principais etapas de elaboração desse documento. São elas:
Dicionário da Estrutura Analítica de Projeto
O dicionário serve como um “norte”, uma espécie de bússola para que cada colaborador saiba ao certo o que cada demanda exige. Não podem faltar no dicionário da EAP o nome de cada atividade, a descrição da tarefa, os responsáveis pela execução e quais serão os entregáveis a partir dali.
Descrição completa dos entregáveis
Além de especificar com clareza os produtos/serviços que devem ser entregues em cada etapa do projeto, a EAP precisa descrever os objetivos dessa entrega e os meios para alcançá-la. Nessa etapa, as equipes já começam a ter uma visão mais acurada do projeto, sabendo de onde estão partindo e onde irão chegar.
Equipes responsáveis por cada tarefa
Delegar os colaboradores responsáveis por cada tarefa é fundamental na EAP, não só para que as equipes consigam dar conta do cronograma, mas principalmente para que se mantenham alinhadas.
Dessa forma, evita-se sobrecarga de funções sobre algum membro específico da equipe ou mesmo o retrabalho gerado por não saber que determinada tarefa já estava em outras mãos.
Orçamento disponível e cronograma de atuação
Não adianta estar por dentro de todas as metodologias PMI e fazer o melhor planejamento de projetos se o orçamento da empresa não comportar os objetivos previstos.
Estudar o orçamento disponível e traçar metas compatíveis com a realidade do negócio é, portanto, um passo crucial para o sucesso da sua EAP. Além disso, um cronograma bem definido também é peça-chave para evitar desperdício de tempo e de demais recursos organizacionais.
Monitoramento do status das atividades
As subdivisões da sua Estrutura Analítica de Projeto (EAP) precisam ser monitoradas regularmente para garantir que as entregas serão feitas dentro do prazo. É nesse monitoramento que o gestor – e os próprios colaboradores – conseguem identificar gargalos que poderiam comprometer o cronograma dos entregáveis ou mesmo extrapolar os recursos disponíveis.
Entretanto, acompanhar esses pequenos blocos de atividades exige não só frequência regular, mas também rigor e precisão. E isso só é possível com auxílio tecnológico de ponta, até para otimizar a análise e permitir que as equipes aproveitem melhor o tempo operacional.
Atualização de registros em tempo real, unificação das informações coletadas, identificação dos responsáveis por cada demanda, ordem de prioridades e encadeamento de atividades são exemplos de funcionalidades que um sistema como o Checklist Fácil proporciona ao seu dia a dia de trabalho.
Assim, fica simples colocar sua EAP em prática e manter as equipes alinhadas sobre o que fazer, quando fazer e de que maneiras fazer.
O Checklist Fácil também possui o exclusivo módulo de integração com Runrun.it para potencializar a gestão de projetos, atividades e prazos.
Por meio da integração, ao aplicar um checklist e identificar a necessidade de uma ação, o sistema cria automaticamente uma tarefa em um quadro integrado do Runrun.it.
Dentro da tarefa, você pode atribuir prazos, responsáveis e detalhar informações, garantindo contexto e segurança para quem vai executar. O acompanhamento acontece de forma centralizada em formato Kanban ou Gantt, facilitando o acompanhamento de prazos, o status de atividades e a priorização das ações do projeto.
E o melhor: ao adquirir a integração, você tem acesso ao plano mais completo do Runrun.it e pode utilizar todos os recursos da plataforma. Saiba mais sobre a integração!
Ainda não é cliente? Solicite agora uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e conheça os mais de 150 recursos do sistema para facilitar sua gestão.
