MODELO GRATUITO E PERSONALIZÁVEL
Planilha para Controle do Histórico de Documentos
Utilize um modelo editável com todas as informações importantes para controlar o histórico de documentos da sua operação.
Por que é importante administrar os registros da empresa?
Manter documentos organizados facilita auditorias, certificações e o acompanhamento das rotinas internas.
Uma boa gestão documental também ajuda a garantir que treinamentos, inspeções, procedimentos, alvarás e outros registros estejam atualizados e disponíveis quando necessário.
Quais são os benefícios do controle documental?
Como funciona o ciclo de vida de um documento?
O controle documental deve acompanhar todas as etapas pelas quais um registro passa, desde sua criação até o arquivamento ou descarte.
Elaboração
O documento é criado de acordo com o objetivo, o processo e os padrões definidos pela organização.
Nessa etapa, é importante estabelecer informações como título, código de identificação, responsável e escopo.
Revisão e aprovação
Antes de ser disponibilizado para uso, o documento deve passar por análise e aprovação dos responsáveis definidos pela empresa.
Também é importante registrar a versão e a data de vigência para facilitar o controle das futuras atualizações.
Distribuição e atualização
Após a aprovação, o documento deve ser disponibilizado às pessoas e áreas que precisam consultá-lo.
Quando houver uma nova revisão, as versões anteriores precisam ser controladas para evitar que procedimentos desatualizados continuem sendo utilizados.
Arquivamento e descarte
Os registros devem ser armazenados pelo período necessário conforme critérios internos e requisitos legais aplicáveis.
Ao final do prazo de guarda, o descarte também deve seguir procedimentos adequados, especialmente quando os documentos contêm informações confidenciais ou dados pessoais.
O que registrar em uma planilha de controle documental?
Uma planilha de histórico de documentos pode centralizar as principais informações necessárias para acompanhar registros e versões.
- Código e título do documento
- Número da versão ou revisão
- Data de emissão e vigência
- Local de armazenamento físico ou digital
- Prazo de arquivamento
- Responsável pelo documento
- Responsável pela revisão e atualização
- Status do documento
- Histórico de alterações
Utilize o modelo para organizar o histórico de documentos e tornar o controle das informações da sua empresa mais simples e eficiente.
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