checklists aplicados
horas de trabalho otimizadas
de impressões em papel evitadas
de controle de paletes, sem perdas
mais agilidade nos processos
Sobre a Ativa Logística
A empresa é um dos maiores operadores logísticos do Brasil no segmento de Saúde, Beleza e Bem-estar. Possui 24 filiais em diferentes estados do Brasil, com operações nacionais estrategicamente posicionadas e reconhecidas pela adesão às normas da Anvisa, além de mais de 100 premiações de eficiência já recebidas.
Segmento
Transporte e Logística
Nº DE COLABORADORES
+ de 4 mil
Cliente Checklist Fácil desde 2021
Aplicações
Recursos
Diferentes áreas da Ativa Logística enfrentavam os mesmos desafios: morosidade, problemas com o armazenamento físico de documentos e informações falhas devido a extravios ou à demora na compilação dos dados.
Desse modo, os gestores dependiam de registros em papéis e planilhas, o que dificultava uma tomada de decisão ágil.
Em 2021, a Ativa Logística começou a utilizar o sistema na área de Frotas, para processos como check-in e check-out de motoristas, registros de manutenção e controle de chaves.
A eficiência e a flexibilidade do software fizeram com que, em pouco tempo, a cultura de inovação se expandisse também para outros departamentos, como Manutenção, Contas a Pagar, Operações, Segurança do Trabalho, entre outros usos.
Hoje, a área de ESG (Ambiental, Social e Governança) reconhece o impacto positivo da solução provocado pela economia de papel, otimização da jornada de trabalho dos colaboradores, além da segurança dos dados e da confiabilidade das informações para fins de auditorias e certificações, como a ISO 9001.
Nós temos mais de 490 mil aplicações realizadas. Quando convertemos esse número em horas de trabalho reduzidas, beira 217 mil horas dos nossos colaboradores. É um tempo que antes era destinado a um preenchimento totalmente robótico de um documento, e hoje esse mesmo colaborador consegue dedicar esse tempo à análise dessas informações. Essas mesmas 490 mil aplicações se convertem em quase 2 milhões de impressões que passamos a evitar.”
Analista de Processos e Inovação
Na área de Frotas, por exemplo, existiam diversas planilhas que não podiam ser integradas ao sistema de emissão de Ordens de Serviço, comprometendo ações preditivas, preventivas e corretivas de manutenção.
Além disso, não havia possibilidade de monitorar as informações em tempo real. A empresa realiza, em média, 250 viagens por dia e, sem visibilidade sobre a situação das frotas antes, durante e depois dos trajetos, a maioria das intervenções era corretiva.
Ou seja, as operações de transporte ficavam mais sujeitas a imprevistos, como atraso nos prazos de entrega ou riscos de segurança para os motoristas durante os percursos.
O que mudou com o Checklist Fácil?
A agilidade dos dados favoreceu tomadas de decisão e ações rápidas de manutenção preventiva e preditiva, com dados das 24 filiais monitorados em tempo real a partir das aplicações.
Desse modo, as equipes passaram a atuar com mais segurança: em 2024, houve somente sete ocorrências durante as viagens.
Todos os motoristas preenchem checklists ao iniciar e finalizar uma rota, repassando informações sobre a viagem e inspeções dos veículos via sistema. Esses dados viabilizam um histórico de informações fundamental para os gestores de Frotas e para a área de Manutenção.
Se o equipamento está na unidade do Rio de Janeiro e o pneu já está chegando no TWI*, o encarregado informa isso via checklist. Eu recebo a informação e consigo prontamente tomar uma ação, evitando acidentes, veículo quebrado na estrada, e outros problemas que podem ser constantes se eu não tiver a informação em tempo real.”
Gerente de Frotas
Em Contas a Pagar, os recibos e comprovantes dos colaboradores para reembolso tinham que ser enviados via maleta à matriz.
Perdia-se tempo e os colaboradores enfrentavam problemas como extravios e deterioração no transporte e armazenamento desses documentos.
O que mudou com o Checklist Fácil?
Agora, o reembolso pode ser solicitado pelos motoristas assim que uma viagem é concluída. O Checklist Fácil tornou os processos menos burocráticos e os colaboradores não precisam guardar os recibos.
Tudo ficou muito mais ágil. Então, quando terminam um deslocamento ou uma viagem, podem fazer o reembolso de imediato. Está tudo na palma da mão com o celular.”
Coordenadora de Contas a Pagar
A empresa movimenta cerca de 200 paletes por dia na unidade de São Paulo. Sem o sistema, a equipe enfrentava desperdícios e perdas desse tipo de material, além de dedicar diversos colaboradores para fazer esse controle.
O que mudou com o Checklist Fácil?
O controle de paletes é total, sem nenhuma perda de material para a operação. Os colaboradores aplicam checklists para verificar quantidades utilizadas em cada carregamento, além do nome do motorista e da placa do veículo.
Na área de Segurança, era necessário imprimir várias planilhas, o que gerava desperdício de tempo e exigia que um colaborador ficasse responsável pelas impressões e pelo preenchimento manual dos documentos.
O que mudou com o Checklist Fácil?
Nos procedimentos de Segurança, especialmente nas inspeções de extintores de incêndio, informações que levavam em média de dois a três dias para serem compiladas passaram a ser obtidas em tempo real.
Com o aplicativo, a equipe consegue localizar os extintores, identificar não conformidades e utilizar recursos fotográficos para identificar pontos de melhoria e necessidades de reparos.
Quer conhecer mais sobre o Checklist Fácil e aplicar um formulário elaborado em conjunto com a Ativa Logística? Faça seu cadastro, selecione a opção "Crie um checklist", clique no ícone "Transporte e Logística" e selecione o modelo "Inspeção de Qualidade em Logística":
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